传染病医院办公室人员应具备的素质与培养途径

文/广西艾滋病临床治疗中心（南宁） 南宁市第四人民医院办公室周祖琼 韦进新 杨修凯 黄雅婷 唐欷柯（通讯作者）

传染病医院办公室人员应具备的素质与培养途径

文/广西艾滋病临床治疗中心（南宁） 南宁市第四人民医院办公室周祖琼 韦进新 杨修凯 黄雅婷 唐欷柯（通讯作者）

医院办公室作为医院的“枢纽”部门，在整个医院运营当中有着举足轻重的作用，医院办公室人员素质则是整个“枢纽”运转的关键所在。本文结合医院办公室的工作特点，提出医院办公室人员应具备的政治思想、公文处理能力、心理、身体四大素质，并针对不同素质提出了不同的培养途径。

政治思想；公文写作；奉献；健康

当前，新医改在不断深化，对医院的行政管理能力也提出了更高的要求，医院办公室作为整个医院管理系统的重要枢纽，承担着医院信息的上传与下达、统筹协调、协助领导决策等功能，体现着医院的整体管理水平与形象，医院办公室人员在这个岗位上扮演着重要的角色，其素质直接影响着整个枢纽运转的质量与效率。因此，办公室人员应具备哪些素质以及如何提高，成为问题的关键。

一、医院办公室工作的特点

医院办公室的基本职能就是把医院内部的各个部门串系起来，形成一个“运行整体”，从而保证医院目标的实现。医院办公室的工作包括信息传递、协助领导行政决策、全院科室协调管理、突发事件处理、医院形象的“窗口”等。其中，文件的上传、下达是办公室工作的主要职责之一。作为连接医院领导与各科室之间的信息传输的“中枢”部门，医院内部每天会有大量的办公文件需要从不同的科室上传至医院办公室来进行汇总，然后传递给医院领导，再通过办公室将领导的反馈信息传达至各科室；在院外，上级部门的公文需要通过办公室进行接收，向上级部门汇报工作时，也需要通过办公室来进行统一上报。在信息的传递过程中，一旦医院办公室的信息转达出现错误，将会造成严重的后果。

二、办公室人员应具备的素质

（一）政治思想素质。政治思想素质是办公室人员的最基本、最首要的素质。医院办公室平时所接触到的文件，有许多属于医院内部涉密文件，不能对外公开，这就要求办公室人员有较强的保密意识和政治素质。实际工作中，由于办公室人员对文件的保密意识不够，把需要保密的文件放在办公室显而易见的位置，由于办公室每天人员流量大，导致文件信息泄露，造成严重后果。

（二）综合能力素质。1.公文写作能力。公文写作是办公室工作的重要部分，是每天都要经历的事务。办公室工作覆盖面宽，业务项目多，工作要求高，诸如通讯报道、领导的发言稿、年度总结和计划等，不但要求工作人员有扎实的文字基本功，更需要他们对时事新闻以及医院各科室的动态有足够的掌握。因此，办公室人员不仅需要具备较宽的知识面和专业技能基础，比如文秘工作，需要相当的工作水平和工作技巧，还需要对当前的时事政治、法律法规、行政管理等方面的知识都有一定的掌握。2.协调管理能力。所谓协调管理能力，是指决策过程中的协调指挥才能。协助领导作出科学的行政决策是医院办公室区别于其他医院行政管理科室的重点特征之一。除日常的信息转达外，医院办公室还参与各种制度的制订和颁布，许多重要文件的初稿都由办公室工作人员来撰写完成，因此，办公室人员在协助领导的行政决策中，起着重要作用。此外，医院办公室还承担着协调不同科室之间工作的职能，各项工作协调管理、统筹安排，犹如一台大型机器的“中转轴”，其他部位的工作都需要通过“中转轴”来中转或下达指令。3.应急管理能力。应急管理是院办工作的重要组成部分，而应急能力则是每一个院办工作人员应该具有的素质。由于传染病医院的特殊性，具有疾病发生的突发性与不可预知性等特点，医院办公室也必须具备处理突发性事件的能力。如在节假日或下班时间上级领导临时下发紧急文件通知，医院内部临时发生医院纠纷、患者投诉、信访等，需要及时向领导汇报，以便更快地解决问题。作为一名医院办公室工作人员，必须具备突发事件的处理能力，随时保持工作状态，提高警惕，以应对突发事件的发生。

（三）心理素质。心理素质是以生理素质为基础，在实践活动中通过主体与客体的相互作用， 而逐步发展和形成的心理潜能、能量、特点、品质与行为的综合。繁杂、琐碎、高强度的办公室工作，虽苦却不易出成绩，尤其是在以业务为主的单位，办公室人员的苦楚常常被忽视。在这样的环境下，部分人员因为担心做不好或者做错而受到领导责备，容易引起消极的工作态度和抑郁的情绪。因此，办公室人员的必须具备过硬的心理素质，认真对待每一件事情，做错事情也不能气馁，认真检查原因，及时改正，挽回损失。此外，部分办公室人员是由一线临床科室的护士专业退下来而到办公室来工作，年龄大、纪律散漫等问题突显，在工作当中不紧不慢，拖拖拉拉，不讲速度，人员精神面貌萎靡不振，没有进取之心，不积极主动地承办工作，遇事拖沓，办事推诿，这样的工作态度也直接影响着整个办公室工作的正常展开。

（四）身体素质。医院办公室工作除了日常的工作之外，经常要处理一些临时性、突发性、偶然性的事情，加班加点更是常事，伏案、加班、熬夜是办公室人员的工作常态。办公室工作是一种脑体复合型劳动。长期的超负荷工作使身体状况从健康转为亚健康，最终变为疾病。在长期从事办公室工作的人员中，90%的人时常感觉身体不适，有的甚至年纪轻轻已浑身是病，因此，健康的体魄是完成工作的首要前提。

三、医院办公室人员素质培养的途径

（一）坚定思想、定期培训。加强政治理论学习，坚定正确的政治方向，树立正确的人生观和价值观，才能促进政治思想素质的提高。在日常工作中，定期组织办公室人员一起共同学习党的最新政治理念，提高思想政治觉悟，经常开展批评与自我批评，让每个办公室人员都有坚强的党性原则和法制观念，保持清醒的头脑，奉公守法，品行端正，抵得住各种诱惑，杜绝一切谋私利的行为，真正做到服务于领导，服务于医院的建设和发展。

（二）饱读诗书，熟能生巧。办公室新进人员可从档案整理工作做起，在整理档案过程中可对常见公文、单位工作重点进行认真学习，随后便尝试套用范文或借鉴模仿前辈的优秀文章而渐渐入门。此外坚持每日阅读党报党刊、关注时事政治，这是一个漫长的积累过程，也是“烂笔头”变“笔杆子”的必经之路，“逆水行舟，不进则退”。除了做好日常的工作之外，深入学习管理专业知识，鼓励自己向有学术能力的卫生管理人才迈进。同时，积极参加各类职称及非本专业类的考试，通过以考促学的方式拓宽知识面，抱着归零的心态体验知识的获得感，将所学管理知识运用到实际工作当中。

（三）端正态度，乐于奉献。热爱自己的职业与岗位，办公室新手才能点燃工作激情，尽早适应工作环境。在“因热爱而坚持，因坚持而成长，因成长而倍加热爱”的良性循环中尽心尽力工作，获得领导与同事的认可。忠诚于自己的职业与岗位，力求做好职责范围内的每件事情，“一个人若没有热情，他将一事无成，而热情的基点正是责任心”。有能力的人缺乏责任心做事只能称之为“做完了一件事”，而不能称之为“做好了一件事”。“甘当绿叶，默默奉献”作为精神食粮，以富足的心态实现自我价值。

（四）坚持锻炼，注重健康。身体是革命的本钱，没有健康的体魄，又何谈全身心投入工作。作为办公室人员，要保持身体健康的意识，平衡工作、休息与运动三者之间的关系。坚持每周适量运动、戒烟限酒，如在办公室人员之间制订运动激励机制，相互促进；合理膳食、均衡营养，保证办公室人员的基本营养供给，让身体保持健康与活力，能够在确保高效完成日常工作的同时迎接更高强度的任务挑战。习近平总书记在《办公厅工作要做到“五个坚持”》一文中，对秘书人员提出“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”总体要求。作为一名医院办公室人员，在平时的工作中，不断进行自我学习、吸收各方面的知识，多读书、多观察、多实践、多总结、多分析；不断了解和掌握医药卫生事业改革的发展方向和趋势；不断提高自己分析问题，在实践中提高自己，终将达到“五个坚持”的境界，成为一名优秀的办公室工作人员。

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