浅谈图书馆档案管理数字化建设中的问题和解决对策

文/吉林省大安市图书馆 高宇新

浅谈图书馆档案管理数字化建设中的问题和解决对策

文/吉林省大安市图书馆 高宇新

在社会不断发展过程中，人们生活的水平也不断提高，对于知识的需求也在逐渐增加，一定程度上增加了人们的阅读量，从而推动了图书馆的发展。在图书馆发展过程中，图书馆档案管理占据着重要地位，是图书馆发展的根本保证。

图书馆数字化；图书管理；问题；对策

数字化档案管理是目前我国图书馆档案管理工作发展的主要方向，在实际工作开展过程中，存在一些问题，严重影响了相关工作开展，因此，积极对图书馆档案数字化管理工作存在的问题进行研究分析势在必行。

一、图书馆档案管理数字化的重要作用

（一）数字化能够提高图书馆档案管理工作质量。在图书馆档案管理工作开展过程中，数字化技术的应用，能够减少档案管理工作中人力资源的使用，能够快速地将纸质档案扫描录入到计算机中，从而实现档案管理的信息化。在档案管理数字化的使用过程中，工作人员只需要对所需要的内容进行搜索，就能完成相应的工作。在档案管理数字化建设完成以后，工作人员还能及时对工作进行信息化处理，对于存在问题的档案进行修正，保证档案的完整性。

（二）能够提高工作质量。在传统的档案管理工作中，采用的是纸质管理，不仅工作量较大，而且工作人员在管理过程中还容易出现错误，从而导致档案管理工作存在一定的滞后性。数字化档案管理工作的开展，使得工作人员只需要通过对计算机进行操作就能完成相应的工作，有效地提高了档案管理的工作质量。

（三）能够储存更多档案。用户在对档案进行利用的过程中，通过对计算机终端的利用，能够实现对档案的快速查询，从而获取自己所需要的信息，还能保证档案管理工作开展的灵活性。在图书馆档案管理工作开展的过程中，数字化技术的应用，能够使得图书馆档案管理管理工作更加灵活，工作人员能够及时对错误的档案进行修改、复制、补充等，从而能够保证档案的完整性。

二、图书馆档案数字化管理工作中存在的问题

（一）档案储存设备落后。就目前来说，图书馆档案管理工作开展过程中采用的是人工管理的方式，需要将相关的档案进行整理，存在一定的场所中，此种管理方式在实际应用过程中不仅工作量较大，而且容易出现错误，如果保存不当，甚至会对档案造成一定程度的损坏。在发展过程中，图书馆档案的利用方式也在不断地进行创新，并且相应的档案信息数量也在逐渐增加，一定程度上增加了图书馆档案管理的工作难度。同时，工作人员在档案管理工作中，依旧采用传统的档案管理方式，不能对档案及时进行分类编码，在档案的存放过程中出现错放漏放乱放等现象，使得图书馆档案在查询过程的程序更复杂，一定程度上降低图书馆档案管理水平以及工作效率。

（二）档案人员专业素质不高。在实际的图书馆档案管理工作开展过程中，工作人员的综合素质对于图书馆档案管理工作质量以及档案的利用效率都有直接的影响，但是，在实际的档案管理工作开展过程中，相关部门对图书馆档案管理从业人员的招聘要求较低，从而使得图书馆档案管理人员的整体工作素养较低，不具备良好的服务意识，并且在工作过程中，大部分工作人员处于一个被动的状态，不能积极主动地投入到实际的图书馆档案管理工作中。

（三）档案管理数字化建设不够完善。在我国图书馆管理工作中，许多图书馆档案在管理工作开展过程中基本上已经实现了数字化建设，并且对于相应的电子档案整理工作也都已经完成，一定程度上提高了档案管理的工作效率，并且也使得档案的查询使用工作更加便捷，同时，还能实现远程查询。但是在整个系统运行过程中，依旧存在很多问题。在相关工作开展过程中，并不具备完善的图书馆档案查询管理系统，不能保证各个单位之间的连接。

三、提高图书馆档案管理质量的措施

（一）积极完善相应的数字化配套设施。在图书馆档案数字化管理工作中，只有积极建设完整的配套设施，加强硬件和软件的建设，才能从根本上提高工作质量。在硬件建设过程中，工作人员应该积极建设数字化设备体系，其中主要包括：计算机、服务器、交换机、视频音频信息采集设备、扫描仪等设备，并且还应该积极对相应的设备进行跟踪，对其运行性能进行考察，保证管理工作的顺利开展，同时，工作人员还应该积极对相关的设备进行检查，及时对落后的设备进行升级，设备是相关工作开展的基础，也是工作质量的保证。在软件完善过程中，工作人员应该积极构建数字信息档案管理系统，保证系统的整体性。在相关工作开展过程中，工作人员首先应积极构建完善的信息接收系统、信息采集系统。

（二）积极构建档案管理的原文资源库。在实际工作开展过程中，原文资料库主要包括了纸质资料、声音资料、影像资料等。原文资料是档案管理的第一手资料，具有一定权威性。所以，在实际管理过程中，数字化建设应该注重对第一手资料的控制，同时，还要满足读者在原文阅读对于资料的需求，使得读者能够将原文和开放性的档案进行结合，这样不仅能够保证档案的权威性，还能有效地提高档案资料的准确性，保证图书馆档案管理作用的最大化。

（三）加强各个部门之间的合作。在实际的图书馆档案管理工作开展过程中，各个部门之间存在的档案管理数字化建设工作的开展不够平衡，存在不同程度的差距，尤其是我国信息技术的不断发展，使得我国图书馆在新网路的发展以及档案管理、档案分类工作中存在的差异越来越大，只有积极对相关的网络进行融合、加强各个部门之间的合作、实现资源的共享、保证信息的准确性以及完整性，才能提高图书馆信息管理工作质量。

[1]钱澄澄,刘素颖,王春雅等.浅谈图书馆档案管理工作[J].成功(教育版),2011(20):203.