浅析运输管理站档案管理中的信息化建设

文/河北省石家庄市藁城区运输管理站 郭庆春

浅析运输管理站档案管理中的信息化建设

文/河北省石家庄市藁城区运输管理站 郭庆春

计算机技术、网络技术、通信技术、信息技术等相关技术的发展促进了档案管理工作水平的提升，未来档案管理工作必然会向着信息化方向发展。交通运输管理工作中，会产生各种各样的档案，十分繁杂，整理起来比较麻烦，利用信息化技术能够有效地提升档案管理的效率，减少档案管理人员的作业量。文章就交通运输站档案管理信息化建设的相关措施进行研究。

运输管理站；档案管理；信息化建设

交通运输管理站每天都会产生各种各样的档案信息，十分的繁杂，需要相关管理人员花费大量的时间及精力。受到管理人员个人行为的影响，实际的档案管理工作中很容易出现档案被遗漏、整理混乱、查询浏览不方便等问题。通过信息化系统，能够有效地提升档案管理工作的效率，因此，交通运输站必须要重视档案管理信息化建设工作。

一、运输管理站档案管理信息化建设的重要意义

交通运输档案比较复杂，包括公路信息、道路行车信息等各种各种的资料信息，档案管理归纳整理工作需要耗费大量的时间精力。档案管理信息化可以有效提升档案管理的工作效率，促进档案管理的规范化，将交通运输管理站档案管理有关工作人员从繁杂的档案管理工作中解放出来，节约人力资源；传统的交通运输档案大多是纸质材料，相关工作人员在调阅浏览需要的文件资料时比较麻烦，备份工作也比较困难。信息化管理，档案备份十分的便捷，相关工作人员需要借阅交通运输档案时，只需要利用计算机系统进行检索查询就能够快速找出自己需要的档案资料，十分便捷高效；随着信息技术的不断发展，交通运输管理工作中产生了许多电子档案，这就要求档案管理工作要结合实际情况不断更新完善，只有这样才能够满足实际的工作需求。

二、交通运输管理站档案管理信息化建设的方法

（一）增强有关工作人员的档案管理意识。为了更好地促进档案管理信息化建设工作的开展，交通运输管理站内相关工作人员首先应具备一定的档案管理意识，要能够摒弃以往传统的思想观念，完善信息交换管理机制，站内管理人员要能够结合当前市场的变化情况以及档案管理的工作内容等建立科学完善的档案信息资源管理体系，明确档案管理的工作目标，对信息化建设工作中可能会出现的各种问题进行细致的分析研究，进而确定对应的协调处理方式。同时，通过规范化的管理标准全面落实有关管理人员的档案管理职责，加强档案管理工作过程中的控制监督，切实将档案管理信息化建设的工作目标纳入交通运输管理站的工作计划之中，以此为基础考核监督管理部门的工作。另外，交通运输部门在实际的工作之中，要能够结合信息化系统，按照规范化的程序开展档案信息的收集、整理、资源共享等，有效提升交通运输档案的利用率。

（二）建立档案综合管理体系，促进档案管理的规范化。交通运输行业对于现代社会的发展有着重要的意义，在国家经济开发之中发挥着关键的作用，交通运输档案管理工作与公路工程建设密不可分。档案信息化建设，有效地促进了档案信息管理部门角色的转变，在以往的管理方法之下，档案信息管理部门属于直接提供信息的一方，信息化建设之后，转变为选择信息的一方，档案管理人员能够利用信息化系统在繁杂的档案资料中找出具有较强规律的数据资料信息，进行进一步的归纳整理，有效提升档案管理的完善化及科学化。想要保证这一工作顺利开展，交通运输管理部门在实际的工作之中，必须要结合自身的一些情况建立一个完善的计算机网络系统，利用该系统实现各交通运输管理部门的资源共享以及工作监督，最终促进交通运输管理站档案管理的规范化。

（三）完善电子档案资料的管理。现阶段交通运输管理工作实施过程中会产生大量的电子档案资料，虽然电子文件的备份、调阅、浏览都十分便捷，但网络信息系统在运行过程中可能会遭遇到网络黑客、病毒的攻击，或者档案管理人员的个人失误很容易导致电子文件受到损害，或者出现文件丢失等问题，因此，电子文件的安全管理十分重要。运输管理站档案管理工作中，要联合网络技术部门共同开展电子档案的管理，可以建立一个专业的信息传输系统，文件传送的过程中会对其采取必要的安全保护措施，保证信息的高效、安全传输，提升其稳定性。同时，交通运输站的工作人员要重视电子文档资料的更新及维护工作，只有这样才能够切实提升交通运输档案管理的科学性，规范性。

三、结束语

档案信息是一种非常重要的信息资源，对于各个行业领域的发展都十分关键，为了更好地促进国家交通运输行业的发展，交通运输管理站在实际的工作过程中必须要结合当前阶段的各种先进的科学技术开展档案管理信息化建设工作，提高档案管理的效率，为交通运输事业的发展提供基础资料信息。

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