数字档案馆建设的若干思考

文/中国航发湖南动力机械研究所 刘进

数字档案馆建设的若干思考

文/中国航发湖南动力机械研究所 刘进

本文首先阐述了数字档案馆的功能和作用，并对数字档案馆和传统档案馆的关系进行了分析。对目前数字档案馆建设提出了一定的看法，并对未来数字档案馆的发展趋势进行了分析。

数字档案馆；传统档案馆；实体档案；电子档案

随着信息化建设的不断深入与推进，文件形成电子化、传递网络化、存储数字化、管理动态化已经成为日常业务工作的主要模式，电子档案在线接收、归档、异地分发、利用、备份与安全存储等都对档案工作提出了新的更高的要求。数字档案馆的建设已成为必然趋势，这也给传统的档案馆带来了严重的挑战，为了更好地适应信息化的发展水平，持续健康地引导数字档案馆的发展，笔者提出了自己的看法。

一、数字档案馆的功能与作用

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术，利用数字化手段，以综合档案信息处理为核心，对电子文件和数字档案信息资源进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案集成管理系统。

（一）数字档案馆的功能与作用。1.为研究所档案管理提供有力的平台。数字档案馆建设为研究所的档案管理提供了更加方便有效的保管平台和基础环境条件。传统的档案保管环境已不能适应快速发展的社会需求，办公自动化和信息技术的发展要求改变传统的档案管理模式。数字档案馆建设从保管条件、存储介质和存储空间上都能够适应现阶段的发展趋势，不仅能够满足档案信息资源日益增长的量的存储空间，也能够为档案利用提供更高效的服务。2.实现所内信息共享，提高工作效率。研究所数字档案馆的建设，使得所内档案信息资源共享成为可能。传统的进馆借阅查阅档案的利用方式已经明显不适应目前社会的发展方向和工作效率。通过信息化技术的应用，数字档案馆建设一方面使档案的价值有了更大的发挥途径，另一方面节约了查阅档案信息的时间，为科研工作提供了更有利的途径并且推进了科研工作的进步。3.提高档案服务水平，提升研究所管理水平。数字档案馆平台的建设，使档案信息资源有了更可靠的存储空间，海量的档案信息资源中，如何快速有效地提升档案利用水平就成了档案馆需要考虑的问题。但是，数字档案馆能够在海量的数据中按照一定的规则分类，通过高效快捷的分类方法准确迅速地为研究所科研发展提供服务，从而提高研究所的管理水平。

（二）数字档案馆与传统档案馆的比较。数字档案馆与传统档案馆是共生关系，数字档案馆不仅仅是将馆藏档案进行数字化处理的过程，更是一种全新的基础设备和信息环境，是档案馆与社会融合的过程，是与国际接轨的新走向。1.馆藏结构不同。传统档案馆的馆藏是以档案实体为中心，其馆藏结构与馆藏能力都极其有限，不能对其包含的信息内容及相互关系进行深层挖掘和揭示。而数字化档案馆因丰富的馆藏信息资源，构建了现实和虚拟的数字化馆藏，因而从根本上扩展和提高了服务范围和服务能力。2.管理模式不同。传统档案馆的管理模式是在各项工作完成之后进行的，而数字档案馆是基于电子文件的出现诞生的，电子文件的前段控制和全程管理决定了数字档案馆的管理模式为适时管理、超前管理。3.传统档案馆是数字档案馆的基础。数字档案馆的档案信息资源，一部分来源于各业务系统产生的现行电子文件的收集归档，另一方面来源于传统档案馆馆藏档案进行数字化处理后形成的数字全文数据，因此，传统档案馆档案资源是数字档案馆信息资源的基础。4.数字档案馆是传统档案馆在数字时代的孪生姊妹。数字档案馆和传统档案馆并行发展，共同记录着社会发展的进程，传承着人类社会的文明历史。

二、对数字档案馆建设的思考

（一）对目前数字档案馆建设的看法。实体档案与电子档案的关系。有些人认为电子档案可以代替纸质档案。笔者持相反的想法。其一，电子档案与纸质档案的区别在于信息与载体的分离性。电子文件长久保存后信息的完整性、可读性、易读性还没能解决，若干年后这些电子文件或许全部变成了不可读、不可用的电子垃圾。其二，电子档案的法律效力仍是当前电子档案管理的难题，电子签名、数字认证、指纹认证等多种技术均缺乏成熟产品。基于PDM等数字管理系统的电子文件虽具有有效性的认可，但前提是同机制平台的统一建设与使用，电子文件有效性才能得以承认，同机制平台的前提，影响电子档案的有效推送。再者无论是认证平台、还是PDM等数据管理系统，存在着自身的不断升级，因此电子档案的长期有效性存在一定的不确定因素。诸多原因说明，一定时期内依然需要纸质档案，它的原始性、凭据性是其具有存在与保存价值的关键。因此，纸介质档案在一定时期依然有着重要价值，从实体档案管理到实体档案与电子档案双轨管理，再到电子档案管理，这是档案管理的必经趋势。

（二）对未来数字档案馆建设的思考。随着时代的不断发展，档案工作的内涵、目标、业务和服务范围将不断变化扩展。对此我们必须探寻新时期数字档案馆持续建设之路，以需求驱动变革，持续、深入进行数字档案馆建设，着力提升档案信息化发展软实力。1.深化服务范围，实现馆际资源共享。探索基于单位内部局域网、集成多种平台与工具的综合信息服务平台以及工具的综合信息服务架构，实现图情档等多种信息资源的集成检索和利用，全面提升单位综合信息管理与共享能力，以敏捷、集成服务快速响应新时期的变化。2.开展电子文件和电子档案管理、利用与安全等研究。结合单位信息技术的应用和管理流程再造要求，加强对新时期电子文件、电子档案的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的探索与实践，研究既适应信息系统管理，又具有安全保存、便捷利用电子文件与电子档案的方法。3.融入科研，推进档案管理流程显性化、规范化、自动化。随着研究所科研项目厂所协同设计、制造研发模式的深入推进，在中航工业发动机公司研发协同平台建设相关规范的指导下，继续深入优化厂所协同平台环境下数据的共享及相关信息的反馈流程等；进一步优化与规范数字电子文件归档、发放、更改流程，借助信息化手段，使业务流程显性化、规范化、自动化，努力通过优化工作流程来提高档案工作水平。4.发挥团队作用，持续推进数字档案馆建设。数字档案馆是持续稳定发展的机构，它必须基于网络基础技术为支撑，着力对软硬件基础平台的不断扩展，对标准的不断更新，对系统平台的持续升级，对信息技术的持续跟踪，对电子档案真实性和完整性的安全保障，以确保数字档案馆建设持续发展。总之，数字档案馆的建设在面对新空间、新思路的同时，也会面临许多问题和困难。这就需要档案人员保持与时俱进，坚持研究与实践，不断给数字档案的发展注入新的生命力。