基层法院档案管理问题及对策

文/河南省汝阳县人民法院 张彩霞

基层法院档案管理问题及对策

文/河南省汝阳县人民法院 张彩霞

法院档案是国家档案的重要组成部分, 是人民法院审判活动和审判管理的历史记录，是审判人员审理和执行案件劳动智慧的结晶，也是我国社会主义法治国家和法治社会建设进程的历史资料和重要佐证。本文对基层法院档案管理存在的问题进行梳理分析，提出加强和改进基层法院档案工作的意见和建议，希望能对提升法院系统的档案管理水平有所裨益。

基层法院；档案管理

人民法院档案资料主要由行政文书、审判信息、诉讼文书、会计档案等几部分组成。其中，诉讼文书档案是专业性很强的档案，原本保存着具有法律效力或法律意义的诉讼文书、当事人和其他诉讼参与人提供的各种具有法律意义的诉状、证据及诉讼活动中形成的图像、声音、数字化磁盘、光盘等内容。法院的案件卷宗资料真实记录着法院对案件的审判过程，案卷只有一份且是孤本，一旦丢失或损毁，将无法补救。随着改革开放和社会的不断进步，法制建设不断推进，法院案件日益增多，诉讼文书档案的拥有量势必剧增且和使用量日趋频繁。如何强化法院档案管理工作，使之规范化、科学化、现代化，使之更好地服务审判，服务社会，成为我们研究的课题。

一、基层法院档案管理工作存在的问题

汝阳县法院党组对档案工作非常重视，软硬件建设兼备。在350平方米的档案中心内，装备着高新档案密集架等现代化设备，馆藏有中华人民共和国成立以来的各项诉讼卷宗和文书资料以及会计档案等75000余册，并实行电子档案、纸质档案双式管理。做到办公、库房、阅卷“三分开”，多次受到上级法院的表彰。但客观地讲，仍存在一些不容忽视的问题。

（一）档案数量急剧增加。随着社会文明的进步和人民法律意识的增强，选择法律诉讼已成为法治国家、法治社会人们的途径。另外，新的《人民法院诉讼费用交纳办法》的实施，很大程度上降低了诉讼成本，更加速了案件的递增。《人民法院档案管理办法》规定的诉讼卷宗保存期限多为长期或永久。据统计，汝阳法院2009年归档结案卷宗2072册，2010年归档卷宗2176册，2011年归档卷宗2283册，2012年归档卷宗为2379册，2013年2562册，2014年1月—10月归档卷宗2478册，年递增均在5%以上。随着档案管理电子化进程的展开，电子档案也将陆续归档。这样的只增不减的存档模式，让法院的档案数量剧增导致容量内存不足。

（二）人员配备不足，软硬件设施不完善，信息化管理进程缓慢。案多人少是基层法院的普遍矛盾，受此影响，多数法院的档案管理人员仅有1名，有的还是兼职，个别法院甚至临时招聘人员进行管理。按照“保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名，每超过一万五千卷再增配一人”的规定，都没有达到标准。其次是对档案管理的硬件设施投入不够。基层法院往往因财、物力有限而忽略了档案库房等设施的建设和配置，硬件建设的严重不足，已经不能适应新形势下档案管理的工作需要。由于对档案管理现代化意识不强，许多法院仍采取传统的工作方法，有的虽然配置了计算机、扫描仪等，但流于形式，依然只重视纸质档案而不重视数字档案，纸质档案的数字化录入工作进度缓慢，不同程度地影响了档案管理的现代化进程。

（三）档案管理人员专业性不强，档案价值没有充分利用。诉讼档案是法院诉讼安检审理的真实过程，记录着我国不同历史时期的社会经济、民主和法制进程，具有极大的法制研究价值。保存诉讼档案，研究诉讼档案、开发利用诉讼档案，充分利用档案为审判服务，为社会服务，是档案管理的社会意义，也是衡量档案管理水平和服务水平的重要标志。但由于档案人员专业性不强，缺少现代化管理知识和操作现代化设备的技能，致使材料收集不及时不规范或规制混乱，导致档案资料或者残缺不全，或者束之高阁，让档案“沉睡”，只开展借阅档案业务，开发利用，调查研究、编研等工作严重滞后。

（四）对电子档案管理不够重视，声像档案管理混乱。近年来，由于上级法院对电子档案的要求，基层法院开始加强了电子档案的数字输入，但受经费、人员素质的限制，多数基层法院依然没有形成完整的电子档案。长期以来，由于对具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、影视片等声像载体材料档案认识不足，疏忽了对这些直观记录事物原貌的且很珍贵的声像资料没有及时归档，有的甚至损毁严重。即便当下在电子数据已被明确规定为新的证据类型，且已普遍推行案件信息流程管理的情况下，多数基层法院仍没有建立电子卷宗归档的管理流程。意识和制度的欠缺导致电子档案的制作和管理明显滞后。

二、解决问题的对策与建议

诉讼档案是法院的一项重要工作，必须要不断创新，如何做好审判档案管理，让法院档案信息发挥更大效能，更好地服务审判以及整个社会，笔者谈几点意见：

（一）加强组织领导，规范档案管理。按照《档案法》和《人民法院诉讼档案管理办法》规定，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作规程。严格归档限期，严格案结卷归，确保诉讼案卷的各类证据全面归档并数字输入。严格案卷移交手续，做到归档及时、材料齐全、规范。做到一案办结，纸质档案和数字输入的电子档案一同完毕。坚持档案评查制度，对审判庭归档数量、质量情况进行通报。

（二）加快档案管理软硬件设施的建设。严格按照档案管理标准要求配置设施和人员，档案室应当配置计算机、打印机、扫描仪、复印机、空调机、除湿机、吸尘器和防护设备及声像档案所需的录放像机、照相机等必须配置到位。做到“四室分离”（库房、机房、办公室、阅卷室）。根据现状对档案库房不断扩容，对档案设施定期检修和更新换代。

（三）设立专职管理，加强业务培训。有计划选召专业人员作为专职档案员，通过多种渠道，进行不同层次的业务培训，提高计算机操作技术、基础网络知识、电子数据库管理知识。同时加强对各部门书记员、内勤、特别是法院综合信息网络管理员进行档案归档、整理等方面知识的业务指导，提高档案数字录入技能，健全档案管理工作。

（四）提高档案价值的开发与应用。对已归档的及时编制检索目录，规范案号、案由、原被告等信息的关键词，以方便检索、查询。对分门别类的档案编写，要标准化录入计算机。并配套编制电子检索、统计，达到输入关键词，即可找到电子档案和纸质档案。积极开展调查研究，为法院审判档案的价值利用和开发发挥积极作用。

（五）加快档案信息自动化系统建设。电子档案比纸质档案更稳定、更方便快捷。因此，要加强电子档案信息的标准化建设，加快纸质档案数字化进程，将所有门类档案逐页扫描进行计算机录入，实现档案等资料的数字化、信息化，逐步实现软件档案管理，还要规范电子档案的归档管理。由于电子档案很容易因为计算机毁坏和故障而导致档案丢失，因此要做好电子档案的备份保存。

（六）重视法院档案资料收集的完整性。法院档案是诉讼、行政管理、信息、调研材料和工作经验总结等各项文书的综合体。要克服重诉讼档案轻文书档案的思想。诉讼档案固然重要，但人事档案、财务档案、工作报告、总结等一般性公文资料，对法院历史演变同样举足轻重。因此，应当全面收集法院工作文书资料入档保存，确保法院档案的完整性。对综合部门，尤其与文书档案接触较多的办公室、研究室、政治部等的档案资料，要做到及时收集及时归档，避免公文的遗失和毁损，为法院档案的完整性打下良好的基础。

三、结束语

法院档案管理工作是司法政务管理的重要方面，是见证一个国家法制进程的活化石。只有加强对法院档案硬件和软件建设的投入，加强制度化管理，加强人员专业化、制度科学化、操作规范化、利用便捷化，才能建立具有法院特色的档案管理工作体系，才能充分开发利用法院档案资源，拓展和延伸服务领域，更好地推动法院各项工作的顺利开展。

[1]中华人民共和国档案法[Z].

[2]王茂法.档案管理理论与实践[J].浙江工商大学出版社,2013.

[3]岳秋萍.浅谈禄平县法院诉讼档案管理中存在的问题及对策[J].云南法院网,2014(11).