做好考生档案管理工作的研究与探讨

文/肇庆市端州区教育局 苏子毅

做好考生档案管理工作的研究与探讨

文/肇庆市端州区教育局 苏子毅

对于考生而言，考试档案的齐全性、完整性，不仅有利于其正常录取和顺利报到，而且还对他们以后的就业、提干等具有重要的作用。因此，从这一点来看，考生所在的学校以及招生办必须对考生档案高度重视，切实做好考生的档案管理工作。在本文中，笔者通过结合本人在招生办公室的相关工作经历，通过概述考生档案的作用，以及做好考生档案的相关措施，以期能够引起相关部门的重视。

考生档案；作用；措施

一、考生档案的作用概述

（一）考生档案具有法律凭证作用，能够维护考生个人权益。考试档案真实记录了考生在考试过程中的行为、考生成绩、历史以来的就学经历等，是证实个人利益的书面文件。因此，对于每一位考生来说，考生档案都具有无可替代的作用。

（二）真实、完善的考生档案有利于促进教育公平。考试一直以来都是人才选拔的重要途径之一。尤其是近年来，高考越来越被人们看做成为“飞黄腾达”的重要途径之一。因此，很多考生家长为了使自己的孩子能够顺利进入大学读书而采取一些不正当手段，严重损害了高考的信誉以及公信力。在这种社会背景下，制定并完善考生诚信档案就显得尤为必要。考生诚信档案主要记录了考生参加各类全国性考试所发生的一些作弊行为，以及有关部门对考生此类行为的处理方法和结果。随着信息技术的发展，近年来考生诚信档案已被纳入其电子档案之中，并成为考生档案的主要组成部分。因此，考生一旦在各类正规考试中发生违规行为，那这一行为就会被永远记录在其电子档案之中，而成为一生挥之不去的污点，从而会对考生以后的学校报考和工作招聘产生负面影响。这样一来，就对考生作弊行为起到了强有力的震慑作用，有效降低了考生作弊行为发生的几率。因此我们说考生诚信档案的建立，对于维护教育考试的公平公正起到了非常有效的作用。

（三）考生档案有利于考试管理机构进行责任认定和考查。考生档案不仅包含与考生诚信和成绩有关的资料，还记录了各部门对学生违规行为处理的过程以及在此过程中的法律依据。无论是考生进行考试报名的凭证、与各类考试相关的资料的领取还是相关部门对有违规行为考生的认定过程，都会保存在考生档案袋之中。因此，一旦在考试过程中发生意外情况，省考试院通过调取监控录像就能查清真相，进行科学合理的责任认定工作。

（四）考生档案有利于提升教育考试管理的效率。利用现有考生档案进行分析，能够有效避免考试管理工作中的各种盲目性，从而最大程度地提升考试管理效率。考生考试档案对考试管理活动具有显著的警示作用。有关部门若能在组织考试前通过研究学生考试档案，注意总结考试管理经验，在组织考试过程中充分注意到以前考生常用的一些手段，就能极大地提升档案管理工作的有效性、真实性和考试的规范性，从而促进教育考试管理效率的提升。

（五）考生档案具有宣传教育作用。正是由于考生的考试档案详细记录了其各类型考试的历程，因此有关机构在利用这些考生奋斗史进行宣传教育时，能够给后来者以警示，帮助他们调整心理状态、做好试前准备，并从前人的失误中吸取教训，避免此类事件的再次发生。

二、做好考生档案管理工作的措施

（一）提升各部门人员对考生档案管理工作重要性的认识。由于种种因素的阻碍，招生办一直没能对档案管理工作进行有效的宣传，导致部门人员认为考生档案并不重要。因此，要想提升考生档案管理的效率，首先就要加大对考生档案重要性、档案管理工作重要性的宣传力度，使各部门人员意识到考生档案管理工作的意义所在，然后，招生办要根据实际情况对考生档案管理部门进行适时适度的资金支持，以不断完善内部设施。

（二）建立严格的考生档案管理制度。一方面要明确规定，在考生档案建立之后，任何人员未经允许不准更改；另一方面要进一步加强对考生档案隐私性的保护力度，对其中需要保密的内容要明文规定未经批准不得擅自提供给他人。此外，还要制定严格的考生档案泄露追责制，对于一些违反规定的工作人员要实行严厉的处罚措施。

（三）加强对考生档案管理人员的培训力度。一个地区招生办档案管理工作的总体发展水平，很大程度上依赖于当地档案管理人员的继续教育水平。因此，要想做好考生档案管理工作，首先要加强对考生档案管理人员的专业知识培训力度，使他们不断扩充自己的知识库，以提升个人的学历层次，并掌握一些先进的档案管理工作技巧；其次要加强对考生档案管理人员的信息技术培训力度，使他们通过学习掌握一些基本的现代信息技术知识，从而增强自己对与档案管理有关的应用软件的熟练使用程度；最后要加强对考生档案管理工作人员的道德素养培训，以使他们在对工作时刻保持积极性的同时，恪守职业道德规范，对一些特殊档案做到严格保密。只有这样，才能为做好考生档案管理工作提供强有力的人才保证。

三、小结

综上所述，考生档案不仅对于考生个人具有重要的依据作用，而且还对提高教育考试管理效率、促进教育公平具有重要意义。但是反观当下我们的考生档案管理工作，仍然存在很多的问题没有解决，阻碍了教育事业的进一步发展。因此，我们必须从提高对考生档案的重要性入手，通过建立严格的档案管理制度、加强对档案管理工作人员的培训等方式来为考生档案管理工作保驾护航。

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