医院基建档案科学化管理措施

文/鹤山市人民医院 张晓敏

医院基建档案科学化管理措施

文/鹤山市人民医院 张晓敏

基建档案能够为医院建设、规划以及管理工作提供历史依据，也能够为医院建筑物维修、扩建、资料查询以及科学研究提供原始凭证。因此，认识医院基建档案的重要性，对基建档案管理模式进行优化，实施科学的管理措施，为医院管理工作发展奠定坚实基础。

医院；基建档案；科学化管理

医院基建档案主要记录了医院工程的文字、图表、工程图片等重要信息，包含了工程从设计到施工再到竣工的最原始记录和数据。但在当前基建档案记录中经常会出现记录数据不符合实际，记录人员敷衍式工作的情况，同时监督机制不完善，影响医院基建档案的正常记录和审阅。因此，加强对医院基建档案信息的科学化管理很有必要，同时具有深远的意义。本文对医院基建档案的重要性进行了分析，在此基础上对医院基建档案管理当前现状进行了讨论，对现状中存在的问题提出了解决策略，结果报告如下。

一、医院基建档案管理的意义

（一）具有历史记录作用。医院基建档案中保存有大量的医院建筑从设计到竣工的数据，记录方式有文字、图片、视频等。详细记载了医院工程项目从立项、施工、竣工、投入使用的情况，并且如实提供了投资计划、预算、额外费用等信息。因此，医院基建档案记录完整，会使得医院再建一个新的项目时有详细的参考信息，同时能够帮助原工程项目的维护，为医院整体设施的利用、维护、改造提供了参考依据。

（二）具有参考价值作用。医院基建档案的完备，能够为医院基建设施的使用提供帮助，基建档案发挥着规划和预算的作用。基建工程设计档案已经接受过施工考验，这些档案的反复使用，使设计人员能从中汲取经验，能够对未来施工起到数据参考作用，能有效提高医院施工的效率和工程质量，同时最大化地保证医院基建工程的经济效益。

（三）具有法律维护作用。医院基建档案能够起到维护医院法律价值的作用。医院在进行扩建时，新建的工程会因土地边界和医院权属与周围居民产生较大的争议。基建档案中对工程所占面积、归属问题等有详细的记录，在医院与周围居民产生纠纷时能够提供有力证明。同时医院基建档案能够为工程建设期间的质量提供证明，把医院基建工程中的真实、可靠的数据表现出来。基建档案中还包括基建项目的申请、批复、规划的法律文书、历史凭证等，为医院解决历史遗留问题提供依据，为医院长久发展提供有力的保障。

二、医院基建档案管理存在的问题

（一）基建档案缺乏足够的重视。医院领导对于档案部门重视程度不够，对于档案部门的工作检查也主要检查医院设备、人员等基本资料，对于基建档案的管理非常轻视。同时，医院档案部门对基建档案的宣传力度不够，基建档案管理工作人员档案意识非常淡薄，多数工作人员都以推进项目建设为主要工作，轻视基建档案的管理工作。在这样的环境下，对基建档案的数据资料收集不重视，导致大量的基建档案数据和实际项目数据不相符，存在案卷内容不全、管理不科学、不规范的现象。

（二）基建档案管理制度不完善。由于医院对基建档案的不重视，导致现在医院设立的基建档案管理制度多半存在较大的漏洞。管理制度的不完整，导致基建档案缺乏系统的规整流程。没有完整的流程，使得工作人员对于资料应该是删除还是留存没有规定可以参考，也没有目标，导致基建档案管理无法形成有效管理。而且在医院管理中，基建档案的录入多半是由工作人员依靠自己的经验进行录入，缺乏系统性和严谨性。对于医院以后需要查找档案数据时造成很大误导，使得寻找有效基建数据的难度增大，影响基建工作的效率，对医院提升管理水平造成不利的影响。

（三）医院基建档案人员素质较低。在医院基建档案管理工作中，档案工作人员的素质对资料的收集有很大的影响。在档案资料整理中，如果工作人员缺乏专业的档案管理技能和方法，会增加档案工作的难度。很多医院的档案管理工作人员是文科类专业毕业，对建筑工程项目了解较少，会出现一些低级的常识性错误。随着当前医院科室的不断增加，医院基建项目也在不断增多，需要收集的数据也变得更加繁多和复杂。如果工作人员的专业知识和技能水平缺乏，会使得医院基建档案在收集资料和整理资料上出现规范性和正确性不足的问题。

（四）已经归入的资料出现问题。在进行医院基建档案资料检查时，发现资料管理室比较混乱，而且资料摆放没有顺序。在查找资料中发现档案中有很多文件、图纸出现褪色、损坏的情况，影响了资料的有效性。同时发现归档材料收集较混乱，很少有完整的项目资料，表格、文字等填写不完整，内容填写不齐全，表达的意思比较片面，有些图纸质量较次，已经呈现模糊不清的情况。一些工程图纸的修改意见以及会审意见没有及时收录到档案内，在竣工图上也没有做出修改标注和说明，造成竣工图纸以及设计最终定稿失去准确性，失去作用。

三、医院基建档案的科学化管理措施

（一）总体上重视基建档案管理工作。医院基建档案的管理是一项复杂的工作，医院的基建档案工作对医院的长远发展有着深远的影响。因此，做好基建档案管理的第一步应该使整个医院重视起来，鼓励所有医院人员积极参与到基建档案基础建设中。首先，医院领导应该高度重视档案建设，从制定医院规划上加大对基建档案的建设力度；同时实施严格的档案检查与监督规定，保证基建档案的工作正常开展。

其次，应该加强对医院全体员工的整体意识，使每个科室部门对自己科室基建档案资料进行完整收集，并且以部门为一体及时上交。保证基建档案管理工作的正常有序进行，提高医院基建档案管理工作的效率。

（二）建立健全基建档案管理制度。完善的医院基建档案管理制度在基建档案管理工作中不可或缺。因此，在医院具体的管理工作中，应该根据医院当前基建档案工作情况进行管理制度的完善，强化工作流程，制定明确的责任归属，加强基建档案的工作管理。首先，必须明确档案管理的范围，避免管理人员出现职权滥用或使用不当的情况，保证管理工作的正常开展。然后，医院要明确基建档案整理、移交、保存等相关的要求，使管理人员的工作职责明确化，使工作人员分工明确。第三，严格制度的管理。在进行基建档案管理和工作人员的管理时，要把责任明确到每个工作人员，使基建档案的资料具有更强的真实性，以保证基建档案在以后使用时减少出现错误的几率。

（三）提高档案管理人员的素质。提高基建档案管理人员的综合素质对实施科学化管理措施有很大促进作用。医院应该全面引进的档案管理人员，管理人员应该是建筑工程类专业的人员，熟悉工程建设，并且参与到整个建设过程中，保障基建档案管理工作的质量和效率提升。同时，医院不断对档案管理人员进行技能培训，提高其工作能力和综合素质能力，能够适应医院不断发展的需要，实现医院整体管理工作高效率运行。不断提高基建档案管理人员的素质，能够最大化提高对复杂工作的管理效率，满足现代化档案管理工作的要求。

（四）加强基建档案信息化建设。随着信息化时代的不断发展，当前网络已经渗透到社会的各个领域，医院档案管理部门也应该与时俱进，加大档案部门的计算机和网络使用范围。加强基建档案的信息化建设，使用多媒体技术和数据库技术对档案资料实施科学化的管理方式，将档案的三级目录录入计算机内，同时将基建档案资料进行数字化转换，能够保证档案资料的完整性，延长资料的保存时间。这些措施能够大量减少工作人员的压力和负担，提高工作效率，使档案部门能够为医院建设提供更好的服务。

四、结论

医院基建档案数据是医院工作正常运行、日后扩建、建筑修整等的重要保证，是医院整体规划工作的重要组成部分。医院重视基建档案工作的科学化管理，对当前工作中存在的问题进行发掘，并采取科学有效的措施进行解决，使基建档案的价值和作用在增强医院实力和竞争力上体现出来，帮助医院的发展迈向新台阶。

[1]高攀,张英,洪海鸥.医院基建档案管理的重要性及有效管理方式[J].中国农村卫生事业管理.2014(02):124-125.

[2]付立斌,付晓燕,于华志.新形势下医院基建档案管理的模式探讨[J].山西建筑,2016(03):213-214.

[3]黄修立.信息技术在企业档案管理中的应用[J].山东省档案学会2014年学术年会会刊,2014:89-91.