提高医院人事档案管理效率的途径分析

文/山西省临汾市人民医院人事科 任吉芳

提高医院人事档案管理效率的途径分析

文/山西省临汾市人民医院人事科 任吉芳

医院人事档案管理工作是医院管理工作中的一项重要组成部分，医院人事档案管理工作的效率十分重要。提高医院人事档案管理工作的质量和效率，意义重大。

医院人事档案；信息化建设；策略；研究

人事档案，主要是指对一个人的专业特长、学历背景、政治面貌以及社会经历等信息的真实而又详细的记录，有效地实现资源的整合，既是对个人基本情况的反映，也是单位在人才选聘和考核过程中的重要参考。

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

人事档案在新的市场形势下，由于社会治理及企业管理内容和要求的变化，人事档案的内容也相应发生了巨大的变化，需要在新的板块中加以升级和更新。

一、人事档案管理的现状

相关领导对人事档案管理工作的重视程度远远不够，缺乏资金支持，人手不足等问题限制了人事档案管理的长远发展，缺乏专业化的管理意识及知识，落后的管理方式及体系，不合理的管理架构，使管理工作中的问题不断显露出来，因此，提高医院人事档案管理水平及效率已成为迫在眉睫的问题，对医院人事档案管理进行规范化、系统化、信息化管理，才能使医院人事档案管理的水平以及效率得到提高。

二、提高医院人事档案管理水平及效率的途径分析

（一）提高人事档案管理人员的综合素质。档案是重要的知识财富，涉及党和国家、单位以及个人的秘密，一旦泄露会造成人财损失。作为人事档案管理人员，首先要提高自己的政治意识，坚定自己的政治立场，认真学习党的十八大、十八大三中、四中、五中、六中全会、十九大和习近平总书记系列讲话重要精神。其次，树立强烈的责任心和积极的工作态度以及敬业精神，将人事档案管理视为重要并且崇高的事业。最后，不断学习，提高自己的专业知识理论，并将理论与实践相结合，用档案管理的基本方法和技能，指导实际工作，合理收集、整理、鉴定、保管、统计、利用档案，为需求者提供全方位的服务。

（二）实现档案资料系统化管理。进一步对医院的人事档案进行梳理和分类，结合实际，逐步理顺档案的归属关系，抓住重点，突破难点，找准方向，循序渐进。实际管理中，在档案工作环节和一些具体的操作手段上需找革新点。一方面立足制度创新、工作手段改进，尽量简化档案管理长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期。另一方面，从只整理保管纸质档案中解脱出来，实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变，由重管轻用向重用促管转变，由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变。同时建立结构合理、种类齐全、质量优化的档案体系，为领导决策提供高质量的档案服务。

（三）建立健全长效管理机制。首先建立人事档案管理人员绩效考核机制，对工作人员的工作情况进行定期及不定期抽查、考核，追踪人事档案管理人员的任务完成情况并予以评价、反馈，将人事档案管理人员的经济利益同效率进行挂钩，进行按劳分配，有助于提高工作人员的积极性，以提高其工作效率。其次，对人事档案进行分类管理，全方位收集每一个工作人员的素质水平、个人业绩及道德素养等资料，如技能水平、学术贡献、医德医风考评、满意度、新技术新项目及等资料。再次，强化甄别档案的能力，在涉及经济利益的情况时，不可避免会出现一些虚假信息，在资料保管之前将虚假信息及过时信息筛查出来，可以节省人力、物力，有效地降低管理成本，提高效率。最后，加强档案管理人员的培训力度，对档案管理人员进行管理素养及管理能力的培训，建立长期培训制度，并通过派出学习及邀请档案局的专业讲师进行现场指导的方式，使档案管理人员的管理能力及业务水平得到提升。

（四）对人事档案管理进行信息化建设。随着经济社会的发展，信息化越来越普遍，医院的人事档案管理工作也要与时俱进，符合社会发展的趋势。目前档案管理的软件市场很成熟，对于医院而言，利用信息化的存储方式及大数据的挖掘功能对现有档案进行分析、统计，提供个性化档案服务，由粗放服务转变为精细化服务，减少了搜索档案信息的时间，避免了人力、物力等资源的浪费，并且能够帮助用户在海量的信息数据中，快速找到所需的档案数据信息，显著提升档案管理的工作效率及管理水平，降低人力、物力等资源的投入。

（五）做好人事档案的保密工作。医院人事档案管理人员应在日常工作中认真学习《档案法》及《保密法》等法律，做到学法、守法、懂法、用法，增强法律意识及保密意识，落实档案保密工作的有关规定、制度，杜绝泄露人事档案的情况，确保人事档案的安全性。此外，还应设立专门的人事档案库房，专人看管，从而加强医院人事档案的保密工作。

（六）树立人事档案管理人员的服务意识。档案管理工作是一项服务性工作，档案工作人员想要做好这项工作，必须树立强烈的服务意识，甘于奉献，兢兢业业，服务人民，服务单位，服务社会。并且对服务手段进行更新，通过计算机、网络、信息技术等来提高服务效率。此外，还可以通过学术交流等多种方式，推动本单位的人事档案管理工作不断创新发展，提高人事档案管理水平及效率。

三、结束语

随着人力资源在企事业单位中所起到的作用不断提升，人事档案管理工作也受到越来越多的重视。人事档案管理在医院人力资源管理中起到重要作用，是提高医院综合水平和竞争力的有力保证和根本支撑，医院在进行人事档案管理工作中首先要重视人事档案的重要性，并采取有效措施提高医院人事档案管理的工作质量及效率，进一步提高人事档案在医院运行中的实用价值。

[1]苏荃.试论事业单位改革与人事档案管理的创新[J].办公室业务(上旬刊),2017(03):132.