浅谈水运工程单位的计生档案管理工作

文/中交广州航道局有限公司 沈志恩

浅谈水运工程单位的计生档案管理工作

文/中交广州航道局有限公司 沈志恩

计生档案管理是一项结合我国计划生育管理的工作，记录的数据涉及面广，工作量庞大、繁琐。由于我司是水运工程施工单位，施工地点分散，工期长，点多线长，随着船舶向大型化发展，水运工程施工地点也随之向深水、远离岸线区域转移，越发远离陆地，加之我司近年来已开始发展海外水运工程业务，由于时差、网络及信号等原因，导致日常信息沟通不顺畅，计生档案管理工作难度徒增，如何管理好计生档案信息的问题尤为突出。

水运工程单位；计生档案；管理

根据2015年12月第十二届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议《关于修改〈中华人民共和国人口与计划生育法〉的决定》，继续把计划生育作为我国的基本国策，说明计生工作还是不能放松。要管理好计生工作需要建立健全的计生档案管理制度。计生档案是计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表等不同形式的真实历史记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。

一、水运工程单位的员工配备有以下4个特点

1.男女比例差别明显，比例大致为15：1。2.公司集体户口人数多。3.男员工配偶多为农村户口。4.劳务派遣员工人数多。

二、针对上述特点我司制定了相应的计生档案管理办法

表1 计生档案建档层级

我司认真抓好年度计划生育目标管理责任制的落实，每年都将计生档案管理工作纳入部门考核，公司与下属公司、各项目经理部、各船舶签订的计划生育责任书必须及时归档入库。所有新入职员工必须填报员工计划生育信息采集卡并签订个人承诺书作为个人计生档案建档的必备材料。1.公司集体户员工。集体户一般由单位设立，旨在解决聘用外省员工的户籍问题。由于我司特有的工作性质，部分员工入职后都选择迁入我司集体户口，这部分员工的计生档案管理工作就需要积极与户口所在地的街道计生办沟通，以街道的户籍人员信息共享平台作为依托，结合公司每季度向员工发放的计划生育调查函，及时掌握集体户员工的婚育信息并及时更新计生档案。员工一旦解聘或辞职，计生工作人员需即时通知员工办理户籍迁移手续，并办理计生档案移交手续。2.项目部员工。我司是水运工程施工单位，施工地点分散（含国内、国外），工期长，点多线长，这部分员工的计生管理主要依赖工程项目经理部的监管，从人员调单的开出、人员报到时间、申请休假的审批都要跟进，争取在员工调去项目部前将其计划生育档案与其核对一遍，查缺补漏，待员工休假时再发放计划生育调查函。随着信息化管理的不断发展，给计生档案管理工作提供了便利，在征得员工本人同意后将员工配偶或直系亲属加入到公司统一建立的计生工作QQ群，以配合计生档案的日常管理与及时更新工作。3.劳务派遣员工。劳务派遣员工是由劳务派遣公司按企业用工要求，派遣至企业使用的人员。由于劳务派遣员工的流动性要远远大于正式员工，这对于劳务派遣员工的计生档案管理增加了难度。首先公司要制定完善的劳务派遣员工管理办法，在办法中约定劳务派遣公司有责任配合用工单位对劳务派遣员工进行计生档案管理。要求劳务派遣公司与劳务派遣员工签订计生责任书，日常计生档案管理工作参照正式员工的管理办法。

三、目前存在的问题

（一）档案立卷不规范。我司目前库存计生档案案卷数量多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了计生档案基础普遍较差的局面。部分老员工的计生档案存在资料记录不完整、组卷混乱、资料丢失的情况。而且由于当时对计生档案重视度不高，缺少监管，有些资料填写字迹潦草随意，部分档案资料更新不及时，不利于计划生育工作的有效管理。

（二）管理制度不健全、认识存在偏差。在实际工作中，有许多同事包括个别领导干部还是没有认识到计生档案管理的重要性，认为计生档案无实际意义，计生档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，对于计生档案的使用和管理没有进行系统的分析和改进。某些下属单位的检查监督工作“走过场”，不能及时发现和解决计生档案中存在的问题。

四、解决措施

（一）建立有效机制，规范计生档案管理。各下属公司、项目经理部要围绕计划生育工作的各项要求指标，有针对性地加强计生档案管理工作。针对档案记录的资料不完善、不及时更新等问题要实行相应的惩罚措施，在日常的管理工作中要加强对计生档案管理工作的检查监督、考核评价工作，切忌形式主义。1.重视、提高计生档案人员素质，端正计生档案管理人员的工作态度。档案从业人员掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案管理的水平。使档案从业人员及时了解当前档案管理的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术，进一步拓展学习领域，更新知识结构。2.重视基础计生档案的建立，完善个人计生档案资料的存档及更新。当员工人事关系发生变化，如调离、辞职等，计生档案按要求及时办理移交手续。3.人性化管理，提高员工的计生意识，把育龄员工放在服务对象和主人翁的位置上，充分利用公司的办公网络平台OA系统、电子邮件等方式让项目部员工、船员及时了解相关计生政策和办事程序，让员工主动地配合计生档案的完善和更新工作。

（二）信息化办公，实现计生档案管理工作的系统网络化。随着公司业务的发展，招聘员工的数量越来越多，需要录入的信息和数据也越来越多，传统的计生档案管理方式已经远远不能满足管理工作的需求。要根据本企业的要求及时向计生管理系统软件开发公司提出功能完善及升级要求，在保证规范性和准确率的前提下，简化各下属单位计生档案的数据转换和传输。

五、结论和展望

计生档案管理在计划生育工作中具有十分重要的意义和作用，我们应当高度重视这项工作，必须结合本企业自身的特点积极转变管理方式，科学、合理、有效地对档案进行编排和管理，实现计生档案规范化、制度化，更好地为计划生育管理工作作出积极的贡献。