新时期高职院校档案管理工作规范化的新途径

展贤东

摘 要：近年来随着网络技术、计算机技术的快速发展，现代信息技术、数字技术开始广泛应用于高职院校的档案管理工作中。档案管理是高职院校日常管理工作的一个重要组成部分，目前迎来了新的发展和机遇，如何顺应当前形势的发展、促进档案管理水平的提升，促进高职院校档案管理岗工作的规范化，为学校教学、科研等工作提供优质的服务，成为摆在档案管理人员面前的一个新课题。为此，有必要针对新时期高职院校档案管理工作规范化进行深入分析。

关键词：高职院校；档案管理工作；规范化；新途径

高职档案是高职院校在教学、科研等活动中形成的具有保存价值的资料，高职档案管理是院校的一项基础性工作。近年来随着我国高等职业教育的不断发展，新形势下对高职档案管理工作也提出了非常高的要求，如何实现告知档案管理工作的规范化，对于高职教学教学管理规范化具有非常重要的意义。下面主要结合笔者的实际工作经验，谈一谈当前高职院校档案管理工作规范化的一些问题。

1 高职院校档案管理中存在的问题

1.1 档案管理制度存在很多漏洞

当前很多高职院校在档案管理工作中，都制定了相应的管理制度，但是仔细分析这些制度就可以发现，其中漏洞百出，例如档案管理职责划分不够明确。档案管理工作需要各部门配合才能順利完成，这一过程中需要各部门进行信息的收集，然后将收集好的信息交给档案管理部门保存。然而，当前档案管理工作中并未明确其他部门收集信息的职责，这种情况下就会造成其他部门的袖手旁观，为档案管理增加了难度。

1.2 档案管理方法不先进

在信息化时代，信息技术已经在各行各业中应用，但是当前很多高职院校单纯重视教育教学方面，忽视了档案管理方法的创新，因此这些学校档案管理方式非常落后。档案管理工作中人员的工作量较大，一些失误的出现避免不了，严重影响了档案管理工作的顺利进行。另外，当前很多高职院校依然在使用纸质档案，这种档案在管理工作中难度较大，并且它们的占地面积大，这种档案管理方式已经不能与当前的社会发展形势相适应。

1.3 档案管理人员素质差

传统档案管理主要依靠管理人员完成工作，因此要求档案管理人必须具备管理方面的知识，同时还要有一些实践经验，这样才能获得良好的效果。然而随着信息技术的快速发展，要求管理人员必须具备一定的操作计算机的能力，然而通过调查研究可以发现，当前很多学校的档案管理明显忽视了人员队伍建设，导致整体档案管理人员素质水平都不高，计算机操作能力也不强，不能与当前信息化档案管理形势相适应，整体管理效果不理想。

2 新时期高职院校档案管理工作规范化的新途径

2.1 完善档案管理工作制度

档案管理工作涉及的内容比较多，牵涉的范围比较广，因此档案资源收集一定要坚持科学性、规范性的原则，使档案管理工作可以“有法可依”，制定完善的档案管理制度，确定档案资料的完整性。同时，还要对工作人员的职业意识进行培养，档案收集、整理及借阅等程序都要进行严格的制度管理，这样可以为档案的真实性和权威性提供保证。此外，在档案管理信息化建设方面，国家出台了相关标准，很多制度也相继颁布，因此应从实际工作情况出发，制定出完善的标准数据，为以后的档案利用与资源共享提供方便，为以后档案管理的网络化发展奠定基础。

2.2 加强档案基础设施建设

高职院校档案可以为教育研究、经验教学总结等工作提供重要依据，为高校建设提供非常重要的信息支持，因此有必要将这项工作纳入到学校整体规划之中，充分认识高职院校中档案管理工作的重要性，确保档案管理的科学性与完整性。与此同时，在档案管理工作中应注意开拓宣传渠道，充分利用多种形式对档案管理工作的重要性进行宣传，形成一种人人重视档案管理、人人参与档案管理工作的氛围，切实将高职院校档案管理工作纳入到有序发展的轨道上来。

2.3 加快档案管理信息化建设

目前已经进入信息化社会，信息化也必将成为档案管理工作的主要发展趋势，因此高职院校档案管理应该从传统纸质档案逐渐转变为信息化档案、数字化档案，以实现对档案资源的合理有序配置，为各部门人员大开发利用提供依据，促进档案信息资源共享的实现。一方面，在信息化条件下应注重档案管理合乎规则，基于安全性角度讲密级设置工作做好，禁止外来的U盘、光盘等存储设备，并安装安全性能较高的秘钥或防火墙，以确保信息化条件下高职院校档案管理的安全性；另外一方面，应为用户提供更多的客户端和接口，方便用户检索档案资料。高职院校可以专门为师生用户、社会用户分别提供权限，使这些客户可以从学校档案数据库中查找、调取自己需要的资料和信息，这样一来，数据的实时化传输、信息共享才真正得以实现。

3 结语

综上所述，高职院校档案是学校教学、科研等相关工作中形成的具有保存价值的资料，高职院校档案管理在院校各项工作中是非常基础的一项工作，档案管理规范化可以充分满足教育发展需求，同时也是高职院校自身发展的需要。近年来我国高职院校在档案管理工作中普遍存在档案制度不完善、档案管理随意性强人员素质水平低等问题，在以后的档案管理发展之中，必须充分重视完善档案管理工作制度，加强档案基础设施建设，加快档案管理信息化建设，这样才能切实提升档案管理的效能，推动高职院校档案管理工作规范化发展。

参考文献

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