创新档案管理，实现档案管理信息化

杨琳琳

摘 要：随着信息技术的快速发展，当前档案管理工作已加快信息化管理的转变，档案管理信息化的实现是档案工作的重要变革，其对档案管理理念、档案人员、档案管理模式等都提出了全新的要求。因此在当前档案管理工作中，需要与先进技术有效结合，以此来创新档案管理，全面提高档案管理信息化水平，使档案更好的服务于社会和经济的发展。

关键词：档案管理；创新；档案管理信息化；作用；途径

在当前档案管理工作中，由于社会和科学技术的发展，加快推进了档案管理信息化的进程。为了实现档案管理信息化，不仅需要对档案管理理念进行创新，同时还要充分的运用科室技术，并在实践中运用新的档案方式。但在当前现代化的档案管理方式中，现代网络安全也为档案管理信息化带来了较大的影响，对电子档案管理工作提出了更高的要求，虽然近年来档案信息化建设速度较快，但档案管理信息化的真正实现还任重道远。

1 档案管理信息化的作用

（一）提高档案管理的效率

传统档案管理工作较为繁琐，对档案信息的查询和调阅都需要花费较长的时间，档案管理人员工作强度较大，效率不高。在当前档案管理工作中互联网信息技术的应用普及，为档案管理工作增加了巨大的技术优势，因此需要创新档案管理方式，以此来加快促进档案管理信息化的发展。在档案管理信息化环境下，只需要将档案信息输入计算机中，不仅档案管理效率大幅度提升，而且档案管理人员劳动强度降低，有了更多的精力和时间投入到编研工作中来。

（二）资源共享更加方便和快捷

档案管理信息化模式下，档案信息的搜索和查询在计算机系统中即能未完成，而且具有高效性、準确性的特点，充分的体现出了档案管理费资源共享的便捷性。档案管理信息化建设过程中，有效的改善了传统档案管理工作中资源无法共享及资源浪费的现象，全面提升了信息资源的使用效率，而且通过设置专门的部门来对档案进行统一和系统性的管理，并构建档案信息资源共享平台，以此来推动档案信息资源共享的实现。

（三）信息保存的持久稳定性

传统的纸质档案在时间不断推移过程中极易发生损坏，对这些损坏的档案信息进行修复难度较大，需要耗费较多的人力、物力和财力。在档案管理信息化建设过程中，有效的规避了传统档案管理工作中的各种弊端，利用计算机系统来实现档案信息的存储，档案保存的更具长久性和稳定性。

（四）提高档案管理的安全性

电子档案利用计算机网络即可实现安全的传输，不需要动用原件即可以为用户提供档案信息的使用。使用过程中也不存在磨损问题，有效的保证了档案信息的安全性和完整性。即使档案丢失，仍然可以通过备份或是在计算机系统中将信息找回。

2 加快推动档案管理信息化实现的途径

（一）转变档案工作者的思想观念，创新多样性服务模式

在当前信息化环境下，档案管理人员需要加快思想观念的转变，在实际工作中要重视电子信息技术的应用，增强服务的主动性，并进一步创新服务意识，实现档案服务的多样性，将档案信息在更大范畴内进行推广，使其更好的与社会发展需求相符合。档案管理的最终目的即是服务，因此在实践档案工作中，要通过开展实践活动，及时对社会对档案信息的需求及利用者的特点进行了解，加强档案信息资源的整理，促进档案信息的高效利用，实现档案信息向社会的有效开放。

（二）实现档案信息共享，创新管理模式

在互联网的云数据时代，档案工作要实现档案资源信息的共享，创新管理模式，提高档案信息的服务效率。在上面分析的现状中，我们可以了解到，由于档案管理者的不重视，一些档案信息被忽视甚至出现重复严重的现象，这就是没有利用好档案的信息化而导致的。将档案资源整合起来，利用网络进行检索实现共享，并完成档案工作的信息整合，形成系统科学化管理。

（三）更新档案信息，创新管理与服务形式

档案管理与服务需要加快在形式方面进行创新，充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档，借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整理和整合，从档案信息源头即要把好监控关，及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅，为档案使用者提供更多的便利。

（四）建立健全档案信息管理制度

在当前档案管理信息化建设过程中，需要进一步完善档案信息管理制度，使其与新型档案管理模式有效的适应，以此来全面提升档案管理的水平。而且还要在实际工作中针对不同种类档案的特点，制定对其相对应的管理措施，并确保在实际运用中的可操作性，增强对管理人员的约束效果。

（五）加强档案信息的安全性

档案信息安全性是整个档案管理中的核心。对此进行创新和完善需要从以下几方面开展：

1）对档案管理人员进行培训，促使他们对自身管理职责更加明确的认识，从而在实际工作开展中提高他们的责任感。

2）通过档案数据备份的方式，对档案信息管理进行安全性的保护，在系统中还可以设置防火墙或者是运用身份验证的方式，对档案信息查询和搜索进行获得。通过这种方式也能够有效的提高管理人员进行网络安全防护的能力。

（六）建立档案网络管理体系

档案材料要形成从上而下的档案传递网络，减少文件资料的流失，避免归档时遗漏，使档案功能更加适应单位对信息资源的利用，为单位管理工作提供准确、可靠的档案信息资源。档案管理要利用计算机知识，实行随时收集和定期收集相结合，减少文件资料的流失。根据档案材料来源广、范围大的特点，把反映历史面貌的重要材料都收集起来。要加强避免归档时遗漏，使其记录内容全面、客观、动态。对档案的原有重要部分应该予以保留，使档案的利用情况更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。发挥当代科技新成果和管理新手段，让档案管理工作更好地服务于单位发展的需求。

（七）提高档案管理人员整体素质

由于档案管理人员整体素质与档案管理水平息息相关，因此要提高档案管理人员的创新意识，明确自身职责，提高在实际工作中的责任意识。认真努力的开展档案管理工作。同时还要重视档案管理人员的培训，努力提高档案管理的专业知识和专业技能，使其能够熟悉运用现代化技术，全面提高档案管理信息化的水平。

3 结束语

档案管理信息化是档案管理工作的重要发展趋势，特别是在当前信息技术快速发展的新形势下，档案信息化是国家信息工程的提供重要内容，通过实现档案管理信息化，可以有效的提高档案工作效率，促进档案信息共享。因此要求我国在实际工作中，要把握机遇，不断在档案管理工作中进行创新，与时俱进，从而实现档案信息资源的高效开发利用。

参考文献

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