以人事档案改版为契机 全面提升档案管理水平

张建萍

摘 要：人事档案管理工作是人事工作的一个重要部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，为人事工作的决策提供可靠的依据，人事档案改版是顺应新时期人事档案管理需求做出的一个重要实践，是加强档案材料全面管理的重要探索，达到人事档案管理工作标准化、规范化与制度化目标，对以后更好地开展干部考察与选拔任用具有重要意义，而且也促进了人事档案管理工作现代化的发展需求，本文正是基于此，结合当前形势阐述了全面提升人事档案工作从整理到管理水平的解读，并提出建议、对策。

关键词：人事档案；改版；提升管理水平

人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，是人事管理制度的一项重要特色，企业人事档案管理工作是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好人事工作的基本前提，是干部管理的一项重要任务。干部人事档案工作做得好不好，直接影响到干部工作的效率和质量，同时也是衡量一个单位、一个部门干部工作水平的标志之一。传统的企业人事档案管理方法已经完全不适应企业现代化的發展需要，所以企业必须通过现代化及科学化的手段对人事档案进行全面改版，提高企业人事档案在市场经济中的适应能力。

1 人事档案整理工作中存在的问题

（一）档案材料存在部分失真现象。在人事档案管理审核过程中，发现部分档案中“三齡二历一身份”有出入、学历材料不全等现象，这些情况的出现，使个人档案丧失了真实性、权威性、严肃性。因此，我们在改版过程中对每卷档案进行专项审核，并及时补充所缺材料，以确保人事档案的真实、完整性。

（二）档案材料归档不及时。部分应归档材料归档不及时，或已归档材料内容不合格，有些个别人也不够重视，取得学历材料有些存放在个人手里或不知去向，由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低，这些现象破坏了人事档案的整体性，给人事档案的管理带来不利

（三）人事档案分类不准确、较模糊。分类就是将人事档案材料，按照材料的主要内容来确定类别，人事档案管理分类的不准确不利于企业人事档案的利用并对相关查阅工作带来不便。

（四）历史遗留问题较多。整理档案过程中，发现卷内散材料多，没有进行分类、标注件号及页码，排序无规律，不利于档案的利用、保管保护，没有很好地体现出档案的利用价值。

2 全面提升企业人事档案管理水平及对策

（一）人事档案改版工作的作用。人事档案改版工作是对延续了几十年的人事档案管理工作一次全面改革，不但统一了标准A4纸型，将人事档案材料分类标准也进行了更加合理的规范，而且使人事档案管理人员从对材料的剪栽、贴粘等工作程序中解放出来，将更多的精力投入到管理好人事档案工作中，充分发挥人事档案的提供利用功能。

（二）人事档案改版工作的主要内容。1、档案分类发生变化。档案材料的分类由原来的10大类13小类，变更为16小类整理要求，更改档案材料页码编码方式改变。以往编码方式采用图书编码，现改为从封面开始逐页编页码，凡有文字的都需编写页码；2、档案外观的变化。更换原有的档案卷夹、档案袋及人事档案材料用纸，人事档案材料用纸统一采用国际标准A4用纸，档案盒背脊标签项目在原有 “姓名”、“籍贯”或“单位”基础上，采用集团公司统一规格，增加了“中国石油标识”、“人员编号”、“位置”、“二维码”项目，对于档案背脊标签、档案目录，均由人力资源管理系统（ERP）自动生成，档案目录的分类、页码的编写等也进行了规范性的调整；3、ERP系统中档案模块卷内目录内容修改。因材料分类、排序、编页码发生变化，ERP信息条目需做相应修改、补充并录入新增条目，使纸质档案与ERP条目保持一致、完全对应；4、重新打印档案卷内目录。因材料分类及页码发生改变，故卷内目录也会发生改变，需按要求统一用A4标准纸型打印带有二维码新目录，并从系统中彩打带有二维码的新标准规格背脊标签。

（三）加强对档案管理质量的提升。上级领导重视及关心是做好档案管理工作的关键，在此次人事档案改版工作环节中，单位各级领导高度重视，加大了对人事档案管理工作的支持和保障力度，为此，档案管理工作人员的责任意识、岗位重要性意识也明显加强，并且在限定的时间内提前圆满完成了改版工作量，根据人事档案改版工作，加强了对档案管理工作规范性及高效性的管理要求，从而提高企业档案管理的整体水平。

（四）提升档案管理信息化水平。人事档案是人才信息资源库，除了及时收集、补充人事动态材料以保证人事档案的独立性和完整性外，还要合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理中，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。

（五）加强档案管理人员培养及综合素质的提高。档案管理人员作为档案管理的工作人员，不仅要具有较高的政治素养、敬业精神和积极进取的精神，还应懂得专业技能和信息系统的应用，在人事档案管理方面更应具有高尚的品格，过硬的业务能力，严格的组织纪律，档案人员的综合素质直接影响企业的档案管理水平，加强档案管理人员综合素质的提高具有重要意义，档案管理人员综合素质的提高不仅能够提高企业档案管效率，而且能够很好的促进企业档案管理事业的发展，这样才能适应人事档案管理工作现代化的需要。

3 结束语

本文通过对人事档案整理工作存在的问题、改版工作内容、全面提升企业人事档案管理水平及对策的研究分析等，明确了干部人事档案管理对于企业发展的重要性。为了更好的加强企业的档案管理工作，企业应该从积极落实责任追究制度、加强对档案管理质量的提升、提升档案管理信息化水平、加强档案管理人员综合素质的提高等多个方面全面开展工作，只有这样，才能够更好的提高企业的工作效率，档案工作不仅会成为领导和各部门的参谋助手，也会为英才的蓬勃发展奠定良好的基础。endprint