谈谈做好企业社会保险业务档案管理工作

陈伟

摘 要：社会保险业务档案是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。是社会保险管理工作中最基础的工作之一，也是提高社会保险管理工作水平，加强社会保险规范化建设的必备条件。

关键词：社会保险；业务档案；管理

人力资源和社会保障部、国家档案局于2009年7月23日，联合发布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》。管理规定中指出社会保险业务档案是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、電子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。本人从事社会保险管理工作多年，现就社会保险业务档案管理工作，谈谈自己的看法。

1 社会保险业务档案的具体内容

社会保险业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务工作中形成的，记录单位和个人缴纳社会保险费、社会保险待遇核发及基金收支、管理情况应长期保存的文字、图表、账册、数字信息等原始记录，是全面、系统记录参保单位和劳动者个人参保、缴纳社会保险费，计发社会保险待遇的重要凭据。主要包括：

1、社会保险业务经办中形成的各类基础性业务资料：（1）参保单位参保登记、变更、注销信息资料。（2）参保单位缴费工资基数申报资料及个人账户对账资料。（3）参保单位及个人缴费工资基数核定资料及社会保险费征缴计划资料。（4）个人参保、续保及基础信息变更资料。（5）社会保险各项待遇申报、核定、发放资料。（6）其他业务资料。

2、向上级部门报送的各类业务统计报表和会计报表。

2 社会保险业务档案管理工作的意义

社会保险业务档案是一种用于全面、详细记录单位和个人在社会保险业务中的参保和缴纳社会保险费等情况，是社会保险业务的专业档案，是最终向参保人员发放社会保险待遇的依据。档案内容涉及具有保存价值的专业性材料，如纸质材料、电子文档、声像材料等。社会保险档案的内容主要由三部分组成：各级社会保险经办机构的综合信息；参保企业、参保人员、参保离退休人员的基本信息；社会保险业务台账等。社会保险业务档案管理是社会保险经办管理部门的基础工作，在社会保险业务工作中发挥着不可替代的作用。加强社会保险业务档案管理，是深化社会保险制度改革的需要，也是社会保险业务自身发展的必然要求，更有利于提高社会保险经办机构业务水平和质量。

3 社会保险业务档案管理工作环节和程序

社会保险业务档案管理的环节主要包括原始业务资料的收集、整理、移交、归档、库房管理、查阅利用、统计编研、鉴定销毁等。

社会保险业务档案管理的程序应坚持“谁经办、谁收集”的原则。各业务经办机构作为业务档案形成部门，应指定专职档案人员定期将分散在本部门各岗位人员手中已办结的各种内容、形式和载体的社保业务资料收集齐全，办理移交手续后，按照业务档案管理要求分类管理，并按业务办结时间进行整理、排列、编号、装订组卷，按要求填写卷内文件目录后，及时向单位档案室办理移交归档。单位档案室经检查、清点、确认所移交的业务档案完整无误，符合档案管理要求后与业务部门办理移交手续，进行档案立卷入库处理。立卷的业务档案按顺序装入档案盒保存，并按拟订的编号顺序排列上架，同时根据工作需要编制配套的检索工具，方便业务档案的查询和管理，并严格按照制定的业务档案借阅制度和档案室工作制度对库存业务档案进行管理和利用。

4 做好社会保险业务档案管理工作的几点看法

（一）提高认识，把社会保险业务档案管理摆在重要位置。人力资源部作为企业社会保险业务经办部室，要高度重视，以对现实负责、对历史负责、对参保人员负责的责任感，切实把社会保险业务档案管理工作纳入社会保险工作的重要议事日程，纳入目标管理之中。一是加强组织领导，为社会保险业务档案管理工作的顺利开展提供强有力的组织保证。二是落实目标责任制，将社会保险业务档案管理和社保业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。三是完善各项规章制度，规范管理。管理制度是促进依法治档和作好日常社会保险业务档案管理工作的依据和保证。力求制度细化、具有可操作性和指导性，具有明确的约束性，促进社会保险业务档案管理工作的规范化、制度化。

（二）加强管理，把住社会保险业务档案质量关。社会保险业务档案形成于日常的社会保险业务经办工作中，能否做好社会保险业务档案管理工作，关键在于能否抓住日常工作这个重点环节，打好社会保险业务档案管理的基础。社会保险业务档案涉及的内容多，涉及的人员广，因此要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》中明确的归档项目及内容，在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录作为归档的内容。在业务经办中重点要把握好一是登记环节、征缴环节等环节。二要明确谁来归。要做到责任到人，每一个业务环节的具体经办人员要负责该环节材料的收集、整理、装订工作，经专职档案管理人员审核合格后移交档案室，再由档案员确定保管期限、编号后归档。三要明确怎么归。社会保险业务档案收集时注意把有查考利用价值的材料收集完整，发现有缺失的及时补齐，做到真实完整。档案整理时要使用档案部门规定的统一制作的专用卷皮、卷盒和装订材料，每本卷都制作《案卷全引目录》和《卷内备考表》，在各项签字完整的基础上做好收集、利用等情况记载，认真填写卷皮内容，做到清晰、明确。在档案整理过程中，要始终坚持科学分类、合理组卷的原则。制定科学、清晰的工作流程和方法，对业务资料的鉴别、分类、排序、编目、装订等工作做了详细的规范，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。

（三）完善社会保险业务档案库房基础设施。档案基础设施是档案管理的物质条件。要重视档案工作的投入，加强基础设施建设，做到库房与查阅、办公三分开。档案室要安装防盗门窗，配置空调和符合国家统一标准的密集架及卷皮、卷盒等。

（四）加强社会保险业务档案队伍建设，提高社会保险业务档案管理人员的技能和素质。档案管理人员担负着对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等基本工作，加强社会保险业务档案管理工作人员队伍建设也是搞好档案工作的首要前提。档案人员必须在思想上具有高度的责任心，在业务上要求做到熟、精、勤。要加强培训，提高社会保险业务档案管理人员的专业理论知识和实际工作能力。使档案人员具有较强的业务能力，了解和掌握了社会保险业务档案基础知识，掌握档案整理工作的技能、流程和方法。要经常开展经验交流，提高社会保险业务档案管理水平，互相取长补短，开阔视野，改进工作中不足，提高工作效率。

加强社会保险业务档案管理工作十分必要。不断提高社会保险业务档案管理水平，为企业参保人员提供优质的档案利用服务，使社会保险业务档案管理工作和人力资源部其他工作整体推进、协调发展，保证企业社会保险参保人员的利益有重要的意义。endprint