人工档案管理与数据化档案管理对比研究

摘 要：随着近年来我国科学技术快速的发展，在信息技术的影响下，档案管理模式也发生了变化。借助信息网络的信息交互、传递等功能可实现一体化的档案数据管理与共享，充分满足用户信息查询和获取的需要。但就目前我国的档案管理体系建设情况来看，跟多档案管理机构和单位还在沿用着人工档案管理方式，既没有进行一体化的档案数据建设，也无法满足社会各领域档案数据查询和获取的需要，限制了档案管理效率的提升。鉴于此，本文人工档案管理方式和数据化的档案管理进行对比分析，并提出详细的研究思路，以供广大读者借鉴。

关键词：人工档案管理；数据化档案管理；对比研究

1 數据档案管理模式建设的必要性

在信息技术的影响下，档案数据化建设已经成为了行业发展的必然趋势。借助信息网络的数据资源管理和信息交互功能不仅能实现一体化的数据资源共享，还能对各类档案数据进行有效的归类、归档和数据化存储，充分满足用户信息资源获取和查询的需要。可以数据档案管理数据化建设完全改变了传统的档案管理模式，在满足档案数据共享、信息交互、传递的需求上让档案管理变得更为简单、便捷。不但提高了档案管理效率，更能促进纸质档案信息、音视频档案数据信息进行长期保存，形成永久性信息资源来满足各领域信息查询和获取的需要。具体而言，数字技术、信息技术的发展开拓了档案管理的新篇章，以计算机数据管理为核心的信息化档案管理体系能够形成全面性的资源互补优势，既能促进档案信息进行永久保存，也能提升档案管理效率，满足档案管理体系一体化建设的需要。

2 人工档案管理模式存在的主要缺陷

从档案保管的方法演变来看，人工档案管理模式还存在较大的发展局限，不能适应档案管理一体化发展的需要。一方面，多元化、多种类的档案数据资源需要人工进行长期的保管、对于重要的信息资源还要进行加密管理，既需要付出较多的时间，也需要付出较大的精力，其处理效率较低，错误率较高，不适应大规模档案信息数据集中使用的需求。此外，档案管理机构如果采用人工的方式对档案信息数据进行集中处理需要较多的人力资源，而档案管理专业出身的人才相对较少，不能满足档案管理机构人才使用的要求。同时人力资源的使用意味着档案管理部门要付出更多的人力成本，而人力成本的支出要远远高于档案信息管理体系建设的费用，长此以往会给档案管理部门造成较大的经济负担。最后人工档案管理模式主要以纸质信息、电子音像制品信息为主，面对这些实体资源既需要建立专门的档案室进行保存，也需要人工对其进行专门的整理、存放、归档、处理流程过于繁琐且效率低下。

3 数据化档案管理模式的主要优势

（一）提高保存管理质量

传统上的档案保存手段，一般主要以纸质、图片、照片、录音、录像为主，因档案保存的方法不同，时间长短不同，可能造成纸质文档受潮、水浸、火灾等各类损坏情况，每年需要档案管理部门投入相当的经费进行保存。同时这类实体纸质资源到大安信息数据很难进行备份处理，因为无备份文件，当原文件损失后，信息管理将变得较为困难。数据化档案管理主要是指借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档进行保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性方面都有明显的提升。

（二）数据信息检索更为准确

数据化的档案信息管理体系在信息检索方面上午的快速准确，操作简单便捷。传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在档案管理室进行查找，既费时又费力。档案数据化体系建设只需要通过网络就可满足信息查询的需要，其操作更为便捷，管理人员可以从模糊查询，组合查询分类查询中，选取最佳的查询方式。在档案数据库中检索出需要的档案信息，在信息共享的前提下，信息查询者只需要获取管理权限，就可以进行数据共享，极大减轻了工作人员的负担，提高了信息检索效率。

（三）提高工作效率

档案管理上进行数据化体系建设，更省时省力，能够有效提高人力资本的利用率。传统的档案管理工作大多由人工完成，需要大量管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总存放等、工作量大、且效率低、造成时间浪费而提高了人力成本。进行档案信息数据化建设后，网络化，自动化实时化的优点立刻凸显出来，只需要一次简单的数据录入，档案管理内部进行数据共享就能满足各领域对于档案信息数据查询的需要。这种档案管理方式，能够实现多次信息数据利用，并实现信息传递和数据共享，有效提高了信息的管理效率和档案资源的利用率。档案数据化管理体系及服务机制的建设能够扩大档案信息的使用范围，这就要求档案管理机构一方面要结合信息技术建立线上信息服务平台来满足社会用户多方面当然信息获取的需求，另一方面档案管理及服务机构要在引入计算机技术的前提下，结合自身的管理模式，优化自身的内部组织架构，根据自身的档案管理特点建立完善的信息化操作模式，促进信息化档案管理机制的形成。

（四）促进档案信息标准化管理

相对于传统的人工档案管理方式，档案管理体系进行数据化建设能够促进档案管理方法向科学化方向迈进。科学化的档案管理工作方法是实施档案管理的重要前提，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律，进行合理的组织计划和信息资源控制。传统人工档案管理模式下，档案数据资源整理、归类、归档难以形成科学性的管理工作标准体系，不能从科学的角度形成信息资源管理优势。当然，数据化体系的建设就可以很好的解决这一问题，依托于计算机网络的数据交互优势，既能促进档案信息数据及时共享、分类传播、集中存储和数据库建设，也能全面提升档案管理的工作效率形成集中化的工作标准模式。一方面，数据化交互体系的建设能为档案资源的及时共享提供必要的途径，既能转变档案数据的共享形态，也能促进不同的管理机构之间进行数据交流和数据传播。另外一方面，数据库的建设为档案管理提供了标准性的存储流程，对于不同种类、不同形态的档案数据进行电子化处理，将其集中存储在信息数据库当中能满足各部门、各组织的信息查询需要，形成社会性的资源分布体系来促进信息收集和信息共享，全面提升了档案信息资源的利用效率。

综上所述，与传统人工档案管理模式相比，数据化的档案管理体系建设有了更为明显的优势，既能形成集中化的资源存储优势促进档案信息数据在不同的空间和时间范围内进行使用，也能形成档案管理标准流程，将各种各样的电子信息数据进行集中存储。这就要求档案机构要以先进的技术及技术管理为基础，在先进技术及管理理念的引导下，进行档案信息的网络共享和网络数据管理体系建设，形成统一的管理流程，满足档案数据信息共享和传递的需求。

参考文献

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[3]王玲，张妍妍.大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战[J].兰台世界. 2014（17）

作者简介

唐虎（1984-），男，四川南充，蓬溪县人力资源和社会保障局，档案管理。endprint