事业单位档案的数字化管理策略探讨

陈坤+叶伟

摘 要：对于事业单位来讲，展开对于档案进行数字化管理，能够使得档案管理工作者便会拥有较高效率，同时还可以对事业单位人力资源进行有效优化，对事业单位内部结构进行合理规划，从而促进事业单位的进步。当前社会处于信息时代的大环境下，随着档案进入数字化建设原来的管理方法已不能满足当前数字化档案在管理上面的要求。本文分析了事业单位在进行信息化管理过程中的策略。

关键词：事业单位；档案数字化；管理模式

对于档案的管理来讲是事业单位工作范围里面的属于日常性的工作，对档案进行数字化方式展开管理，所带来的效益是非常的客观的，首先，对于事业单位在存放档案的物质资源上有着很大的节约，同时一定程度上也减少了档案在查阅使用的过程中损坏现象的出现。由于对于档案的数字化处于初期阶段，管理模式不完善仍然有着许多漏洞的存在着，从而导致了档案管理上效率低下，一定程度上阻碍了事业单位的工作进度。

1 档案数字化建设的必要性

档案管理进行数字化建设，是由传统的以实体纸质文档为主的进行的保管方式转向以数字化的形式进行档案信息的存储从而对社会进行档案服务社会。在对档案进行数字化建设过程中，将档案信息作出一系列的技术处理加工，从而强化对档案的管理方面的而效率与收益。相对于档案管理上的传统形式，档案的数字化管理对档案信息的存储、编辑以及查找审阅是极为便捷的，同时，数字化技术在信息传播上有着极大地优势，同时减少了对时间资源上的耗费有力的推动管理上的工作效率的提高，进而控制了档案管理的成本。然而，现实情况下事业单位对于档案管理的方面仍然沿用以前的管理方式。还有一部分单位已经拥有了管理档案的相关系统，由于系统功能上的欠缺，仅对部分个体单元进行相关系统的录入。如果进行档案上的调取与查阅时主要还是利用传统的操作方式，信息化手段没有都得到彻底的执行，档案管理未能与信息时代的不打保持一致从而使得档案管理工作相对滞后。因此要求事业单位及时作出调整强化自身的学习能力推进信息化建设。

2 档案管理信息化建设现状

2.1 数字化认知程度不足

对于进行数字化建设起步阶段，事业单位档案管理者对档案的认知水平为达到应有的水平。仅仅简单的认为档案管理知识对档案信息进行简单的誊抄与保存，未能发掘出档案管理的真正价值与作用。部分单位未能从长远的角度看待该项工作，对于档案的管理这项工作而言该工作不是一个短期的任务它是一项长期的活动。多数事业单位里，在档案数字化建设上工作力度不够仅仅进行表面形式上的工作，并未从根本上进行数据化转变。

2.2 档案管理工作者素质水平

传统的管理方式不能适应当前的档案的数字化建设，档案数字化管理对于计算机的使用较为频繁，然而实际情况中，部分事业单位里面，负责档案管理人员素质水平较低，仅对传统管理方式熟悉，对于档案数字化建设未找到正确的切入点，从而降低了工作者的工作效率，限制了档案管理数字化建设进程。

2.3 管理設备配套滞后

对于档案管理建设的过程中，对于工作环境的要求有着一定程度上的降低，档案数字化管理所需的设备仅仅要求具备计算机以及网络的办公场所便能够满足。由于多数单位对档案管理的新模式重视程度不足在进行管理工作中配套设备较为落后，设备上的配套更新优化未能满足管理工作需要，未能将档案管理数字化建设落实到具体的工作中去。

3 新型管理模式下的策略

3.1 提高事业单位工作人员的技能和素质

由于事业单位档案数字化管理建设过程中档案管理上业务能力还有素质未能胜任当前的管理工作中的，所以加强工作人员的技能和素质是较为迫切的可以通过定期岗位培训、会议、视频等渠道进行学习培训。建立起有效的培训机制，使得关于新型的管理知识能够得到及时的补充，从而对自身技能与素质进行快速的提升。同时注意对新型人才进行及时的引进，对相关人才引入到档案管理岗位之中来，从而培训出拥有档案数字化管理专业知识的专业团队。

3.2 增加对档案管理资源的投入

对于档案数字化建设过程中需要具有档案管理的专业性团队同时在管理设备上要求能够及时跟上工作需要。因此需要增加对档案管理进行财力资源上的投入做到对设备进行及时的更新升级还有就是对先进的管理技术进行引进和学习，进而提高管理水平将档案数字化管理切实的落到实际行动上，维护好管理人员的办公环境进而得到有效的提高，提升管理人员的工作效率，使得档案管理价值得到更大的体现。

3.3 构建新型的管理模式和系统

对于进行档案数字化管理建设过程中以前的传统管理模式已经不适合数字化管理上了，因此需要进行对新型的管理模式建立，从而保障档案数字化管理能够有序稳定的开展。对于档案管理部门的负责人来讲，要对档案数字化管理模式进行及时的调整寻找到与新型管理技术相适应的管理模式以及采用与管理技术相匹配的设备。

3.4 做好数字化建设的防火墙

档案数字化建设可以为档案管理人员还来管理方面的便利，增加了工作效率，一定程度上减小了工作量，同时也要对档案数字化的安全性进行严格的控制防范。在当前网络技术发达的今天，事业单位在进行档案数字化管理建设中，同样要注意对档案数字化的管理系统以及网络入口进行安全管理，进行周期性安全隐患展开排查，电脑中出现的漏洞要做到及时系统更新，出现的病毒要进行及时查杀。对于工作人员在档案管理上的安全意识的培养也是非常重要的，首先是要求管理者对保密协议的严格执行，在管理系统中对进行权限上的设置并且对重要的档案信息进行加密处理加强保护。

4 结束语

对于事业单位来讲进行档案数字化建设能够极大的提高其办公的效益，从而推进事业单位不断发展，同时也促进了档案数字化管理不断的进步，并且档案管理人员通过对自身素质的提高加强对其重视程度这需要事业单位和档案工作人员进行不断的探索，提高工作人员自身素质进一步完善档案的数字化建设。

参考文献

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[2]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务， 2013（1S）：104.

[3]刘小瑾.浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J].才智，2015（22）：332.

作者简介

陈坤（1981-），男，汉族，湖北十堰人，职称：助理馆员，档案方面，十堰市疾病预防控制中心。endprint