事业单位档案装订整理工作研究

高秀波

摘 要：随着事业单位的发展，档案管理工作受到广泛重视，在信息管理的情况下，需要做好档案装订整理工作，利用科学的方式对其进行处理，提高档案管理工作质量，发挥现代化档案管理工作作用，满足其实际发展需求。

关键词：事业单位 档案装订 整理工作

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）11-00-01

在事业单位档案装订整理期间，相关机构需要制定全过程的整理方案，在装订之前，需要做好准备工作，按照相关要求，提高工作成效，且需要科学选择档案装订方式，提高工作质量与可靠性。

一、做好准备工作

在对事业单位档案进行装订之前，需要做好准备工作，按照相关要求对其进行处理。首先，需要认真检查大头针与订书针的使用质量，及时发现其中存在的锈蚀问题，采取有效措施解决问题，其次，需要认真核对文件页面情况，以免出现漏页或是倒置的现象，提高文字的清晰度与可靠性。同时，需要对纸张破损情况进行分析，采取有效措施补救，以此提高档案装订工作效果。最后，需要对文件整齐性进行严格控制，然后利用铁夹暂时固定[1]。

二、科学选择装订整理方法

在对事业单位档案进行装订整理的过程中，需要科学选择工作方式，提高工作质量，达到预期的整理目的。在对文件进行装订之前，需要做好定稿与正文检查工作，提高工作质量。例如：对文件内容进行审批，及时发现其中存在的准确性问题，采取有效措施解决问题，满足其实际发展需求。且在实际工作中，需要根据档案装订整理要求对其进行处理，以免出现掉页的现象。

第一，盒装方式。在应用此类方式的过程中，需要对档案材料进行全面的分析，合理整理不可以装订的物质，例如：锦旗、印章等，将各类档案直接放置在盒子之内，以便于对其进行收藏[2]。

第二，机械方式。在应用机械方式的过程中，需要利用专门的装订机械设施对其进行处理，按照相关要求，对文件材料边缘区域1cm的位置进行固定，使得文件可以固定在一起。此类方式为常用装订法，在单位归档检查期间，可以利用机械装订方式，对其进行全面的处理，以此提高装订工作质量。在实际装订期间，可以对5页-10页厚度的档案材料进行处理，但是，在使用期间，经常会因为订书钉生锈出现问题，因此，需要利用不锈钢书钉对其进行处理，以免影响文件复印与扫描效果[3]。

第三，黏贴方法。在应用黏贴方法的过程中，相关人员可以利用传统的胶水或是粘合剂对其进行处理，将文件黏贴在一起，常用于5页以内较少的文件材料装订工作中，在实际处理期间，需要沿着文件边缘刷2mm左右的胶水对其进行固定处理，可以有效提高粘结工作效果。

第四，线装方法。在应用线装方式的过程中，需要对档案进行全面的固定处理，使用针式装订机械设施对其进行打孔处理，利用“三孔一线”的方式进行固定处理。此类方式常用于10页左右的文件装订工作中，在此期间需要注意的是，不可以采取普通的装订机对其进行处理，以免影响其工作质量[4]。

第五，缝纫方式。对于厚度为5页以上的文件而言，可以利用缝纫机对其进行处理，沿着装订线位置开展缝纫工作，在此期间，需要注意将缝纫机的针脚调整到最大范围，以免因为针脚过密损坏文件纸张。

第六，塑钉方法。在对档案进行装订的过程中，可以利用塑钉方式对文件进行打孔处理，然后穿上塑料螺钉开展紧固处理工作，使用此类方式，需要利用三种颜色的螺钉对其进行区分处理，对于永久档案、长期档案与短期档案进行划分。但是，在采用此类方式的过程中，会受到塑料钉寿命的影响，出现难以解决的装订问题，因此，相关人员需要对其进行妥善处理。

三、事业单位档案归档编排装订方式

在事业单位实际发展的过程中，相关机构需要做好档案归档编排处理工作，按照相关要求，全面审核工作内容，提高档案装订工作成效。

1.归档排列

在档案归档编排的过程中相关人员需要对年度档案进行分类处理，对于各类保管类型的文件，需要按照等级对其进行处理，提高定位排列工作质量，在此期间，需要对每年的档案进行排序处理，以便于开展相关查找活动。同时，工作人员可以按照时间先后、工作内容等排列顺序，科学安排文件装订工作，对于一些共属文件而言，需要做好管理与控制工作，提高文件装订工作效果。同时，需要对档案完整性进行全面控制，利用科学方式对其进行处理，及时发现档案完整性问题，采取有效措施解决问题，以此提高档案装订工作效果。

2.编号与标识的处理

档案分类期间，需要利用统一的编号对其进行处理，例如：汉语拼音、阿拉伯数字等，在一定程度上，需要对各类档案进行全面的规划设计，提高档案装订工作效果，满足其实际发展需求。同时，在档案装订期间，需要总结工作规律，明确相关工作要求，提高工作质量[5]。

3.档案编目方式

在对档案进行编目的过程中，工作人员需要将其划分成为：党政方面的材料、行政方面的材料，利用科学的方式对其进行处理，在编排流水号之后，科学开展相关管理工作，提高档案装订工作效果。

4.编页号与编盒号

在实际工作期間，需要按照档案页数对其进行标注处理，在归档期间，按照相关要求，科学开展编号工作，提高页面编号工作成效。同时，需要对各类档案盒进行号码的编制，及时发现其中存在的问题，采取有效措施解决问题，逐渐提高系统的建设质量。

5.计算机储存方式

相关机构需要科学应用计算机储存方式，对于档案数据、页码等信息，进行全面的储存，发挥现代化计算机储存技术的作用。同时，在实际储存期间，装订管理人员需要完善工作机制，全面分析相关工作内容，提高计算机储存工作效果。

结语

在我国事业单位实际发展的过程中，相关机构需要科学应用档案装订整理方式，按照相关工作要求，对其进行全面的整理与管控，及时发现档案整理中存在的问题，采取有效措施解决问题，满足其实际发展需求。

参考文献

[1]张薇.浅谈事业单位档案装订整理工作[J].科技创新导报，2012（36）：202.

[2]霍丽杰.人事档案管理工作探析[J].黑龙江史志，2015（10）：68.

[3]靖冬超.事业单位人事档案管理信息化建设与改革[J].环球市场信息导报，2013（19）：46.

[4]龙建强.新版《归档文件整理规则》修订内容浅析[J].机电兵船档案，2016（1）：44-45.

[5]王军.浅议如何规范行政事业单位会计档案整理工作[J].交通财会，2011（12）：69-73.endprint