论煤炭基层档案管理工作存在的问题及对策

刘志强

摘要：随着经济的发展，我国互联网迅猛发展，信息化在各个行业开始迈进，企业办公亦是如此。企业不断加快信息化进程，绝大部分企业选择OA协同办公系统加快信息化进程。OA协同办公软件是互联网快速发展的产物，它可以大致分为流程、信息管理以及内部事务管理三个部分，从而达到资源综合的目的。笔者简单介绍OA协同办公系统软件，企业信息化实际现状以及OA协同办公软件的实践，希望能够推动企业办公信息化进程。

关键词：企业信息化；OA协同办公系统软件；应用

企业信息化被越来越多的企业管理者所认同，OA协同办公系统软件也拥有更大的发展潜力。应用OA协同办公软件的企业有效的提升资源整合能力、对客户以及内部工作人员的管控水平。相比传统企业，实现OA协同办公系统的企业有更强劲的发展态势，在同类企业竞争中节省了各项投入，占据着更加有利的地位。

1 OA协同办公系统介绍

随着经济的高速运行，办公任务量不断扩大，办公自动化成为必然趋势。OA协同办公系统是一种综合性技术，它建立在理論基础上，例如行为科学、管理科学等，然后联系当下网络信息技术，例如计算机技术、信息技术等，来形成综合的协同办公系统平台。OA协同办公系统大大提升工作速度，提高工作水平。信息化进程推动办公自动化，办公自动化推动办公自动化系统，然后OA协同办公系统应运而生。OA协同系统办公软件的核心是协同，它利用网络信息技术迅猛发展，最终成为网络信息技术的综合体现。由于OA协同协同软件有流程、信息管理以及内部管理三个部分，它能够快速传递信息，然后进行全部办公操作。OA协同办公系统的广泛应用与其自身优点紧密联系，例如操作简便、实用性强、安全精准等等。企业更多关注效率问题，OA协同办公系统在此方面效果明显，因此OA协同办公系统受到更多企业的青睐。

2 企业信息化实力现状

OA协同办公系统成为企业信息化进程的强劲动力，大大优化企业的办公流程，办公速度迅速提升，加强企业的实力。企业信息化进程的加快，硬件以及软件不得不随之进行更新。由于网络技术的不断发展，硬件以及软件更新投入减小，而OA协同办公系统极高的质量，例如可靠的安全性、风险性极低等，使之成为企业办公自动化进程的必然选择。选择OA协同办公系统软件的企业类型是多样的，例如垄断型企业、盈利能力强的外商企业以及效益好的民营企业等。实际现实中，企业信息化过程不断出现问题，例如投资成本过高、重复建设现象严重、硬件软件不协调等问题，原因在于企业未能科学的把握OA协同办公系统，忽视企业信息化或者办公系统中管理基础与信息功能不健全。由于以上问题的存在，企业信息化不仅不能有序推进，还将阻碍企业原有办公流程。

3 OA协同办公协同在企业信息化进程的实际应用

OA协同办公系统较好的实现知识的价值，有效的统一工作与信息。OA协同办公系统作为一个平台，吸收原有办公模式的优点，创新办公信息处理的方式，是传统办公与现代网络技术的有机结合。OA协同办公系统有利于减少企业管理资金的投入，实现具有质量的管理，大大提升办公效率。通过办公系统，琐碎繁忙的工作任务变为有序简便的工作任务，大大提升了企业人员的利用率，集中主要力量办重要工作，侧面上提升办事效率。

OA协同办公系统同时相当于资源共享的平台，企业人员能够通过此软件使用整合过的企业信息资源。通过此种方法，企业信息资源利用率大大提升，价值实现程度更大，有力的推进企业的发展。同时企业加强人力资源的利用，促进企业的稳定发展。

OA协同系统同样满足员工间的交流，员工间相互交流工作经验，相互提升工作能力以及专业技能，为企业发展打下坚实的基础。

在传统的企业，上级对下级下发文件或者传达任务，往往需要经过多个部门并且耗时较多，下级向上级反馈工作或者上报问题时，同样存在诸多不便，但是应用OA协同协同软件，上下级之间传达工作或者问题仅需要几秒，大大降低时间的浪费，同样有利于高层对企业的科学管理。办公系统还能够有效打破部门壁垒，有效传递信息，提升企业整体能力。总之，OA系统办公系统解决了传统办公存在的诸多问题，例如信息传递缓慢，上下不一等。

传统的办公模式中，办公流程比较杂乱无序，员工间权责比较模糊。但是应用OA系统办公软件应用后的企业，办公流程则明确有序，并能够有效避免责任推卸的现象，因为工作直接规定由谁负责，显著减少因工作推卸造成的损失。OA协同办公系统积极推进企业管理水平，为企业注入源源不断的动力，保证企业长期稳定且效果显著的发展。

4OA协同办公系统安全防范措施

最重要的是企业应加强信息化系统的成本投入，更好的运用网络技术。企业初期投入增加，但是生产能力显著上升，长期来说，企业投入减少，利润空间增大。企业信息系统的投入增大，使得企业人员工作压力减小，生产效率上升，保证工作流程的科学性以及安全性。

另一方面，企业信息化投入并非资金的大量投入，还需要保证资金的投入效果，信息化系统购买标准应严格把控，根据国际标准进行采购工作，保证企业所购买的信息化系统具有国际认可。欲保证采购质量，招标是最有效的方式之一。招标可以充分了解信息化系统提供商家的水准，从而避免采购水平低的商家系统，保障企业所采购系统的安全性，使企业系统良性运行。；同时企业能够详细把握办公系统，清晰办公系统长处以及不足；公开招标可以避免出现靠人际关系而采购的现象，侧面降低了企业的投入，保证采购质量。

4 结束语

OA系统系统是互联网时代下的产物，能够有效推动行业生产，企业应牢牢把握。企业利用OA协同办公系统可以坚实的迈向信息化，减少成本投入，高效管理企业，在竞争中占据有利地位，取得长足且稳定的发展。随着时代的迅速发展，企业应用OA协同办公系统，走信息化道路，才是正确的企业发展理念。

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