大数据视野下的事业单位档案信息化建设探究

王树文

摘 要：随着信息化技术不断进步，我国逐渐步入大数据时代，大数据视野下的社会发展形势发生变化，要求企业向着数字化、信息化方向转变。为了提高发展能力，适应现代化发展趋势，我国事业单位同样需要与大数据接轨。事业单位档案管理是单位发展轨迹的记录与总结，对事业单位未来发展有着重要指引作用，对事业单位整体管理水平提升有着较大影响。事业单位档案信息化有利于促进档案管理工作效率提高，降低工作成本，促进档案数据收集整理准确性提升，节省大量人力物力，对档案效用的充分发挥有着重要作用。本文将对大数据视野下事业单位档案信息化方式进行探讨。

关键词：大数据；事业单位；文书档案；信息化建设

随着科学技术不断发展，信息化技术被广泛应用于各行各业，促进了社会整体向着信息化、数字化、智能化方向发展。为适应现代化发展趋势，我国事业单位也开始促进档案管理工作信息化水平提升，这是事业单位管理工作者具有大数据视野的表现。提高档案管理信息化水平不仅在档案数据收集整理中有较好效果，通过网络平台应用，能够促进信息间交流分享，降低时间与空间限制，为档案事业的发展提供了方便。

1 大数据时代文书档案信息化管理的意义

档案作为社会发展的记录凭证，其记录必须要求精炼、准确，事业单位作为当前社会的主要组成，其档案管理工作更是不容忽视。事业单位在长期发展过程中积累了大量资料，对资料进行收集整理，以纸质为载体，存在查找不便、存放困难等问题，人力浪费较大、工作效率并不高。在大数据视野下将信息化管理技术引入事业单位档案建设中，能够有效提高工作效率，且操作便捷、信息查找方便，存储量大、节省空间，信息交流共享使信息传递更高效；根据不同需求设计不同搜索引擎，工作人员输入关键字即可调取相关资料，使档案资料查找灵活简便，提高检索准确性。利用网络，不同事业单位或企业间能够实现档案信息共享，跨越空间，有利于加强相互间交流学习。档案管理人员应用信息化档案管理系统，大大减少工作量，查询效率得到提高。在传统档案借阅工作中，操作环节较多，且人工管理极易出现失误，不仅浪费人力物力，降低管理效率，还会给事业单位带来损失，降低档案应用能力。通过信息化技术与计算机设备的应用，建立事业单位档案管理系统，促进了档案管理一体化，利用计算机借阅者可以迅速查找到所需档案并进行借阅操作，操作系统自动生成借阅记录，显示应还日期，使借阅信息一目了然，便于工作人员管理，给档案工作管理效率提升提供便利条件。

2 事业文书档案信息化建设进程中的问题

2.1 档案信息化的观念还有待进一步强化

在长期以来的文书档案管理工作中，人们将其置于边缘化状态，视为可有可无的机构或部门，缺乏对文书档案的重视，更不用说对文书档案的宣传和推广了。事业单位中也存在“重藏轻用”的意识观念，对于文书档案的利用价值缺少更为深入的认知，并在信息化席卷而来的时代下，还留存有传统的档案管理思想观念，文书档案信息化的管理意识还未完全建构和生成，导致事业文书档案利用率不高。

2.2 文书档案信息化管理人才较为缺失

在传统的事业文书档案管理工作之中，采用“一套卡、一本账”的管理方式和手段，这种粗放的管理方式显然已经不能适应现代化的发展要求。随着信息化网络的不断普及和深入，事业文书档案信息也正在向管用并举和信息开发利用为主的方向发展。这就对文书档案信息化管理人员提出了新的要求，需要文书档案管理人员具有专业的档案管理知识，还要具备基本的计算机操作知识和技能，要使其知识结构符合文书档案管理信息化的要求和标准。然而，事实却是，事业文书档案管理工作人员的专业素质和信息化素质还有待于进一步提升，他们与信息化时代的要求不相匹配。

3 大数据视野下文书档案信息化建设与开发的路径

对于行政便民服务中心的档案管理工作而言，要坚持统一管理和分级管理模式相结合的原则，各科室档案管理人员要每季度、每月将本科室需要办结的档案或者文件整理归档，然后统一送到档案室进行归档。伴随着信息时代的到来和计算机的普及，档案归档工作日益便捷，但在具体工作中，还需要重视以下几个方面。

3.1 文书档案的数字化建设与开发

传统的纸质档案资料相当繁琐，对于档案管理人员来说，对于档案的查阅和检索也是一件极为困难的事情。为了解决这一问题，我们要基于大数据的视野之下，充分运用计算机信息化管理技术和手段，借助于大数据环境，实现对事业文书档案的数字化处理和加工，使纸质档案资料转变为数字化、电子化的存在形态，也即数字化档案、电子化档案，从而更好地为其开发和利用服務。

3.2 文书档案的网络化建设与开发

在事业文书档案的信息化建设中，要充分利用网络，以确保不同区域的文书档案信息资料的共享，通过网络的立体化体系建构和完善，加强对文书档案的信息化管理，可以运用网络技术对文书档案加以分类、归档、组卷、下载、复制、打印等，更好地实现对文书档案的开发。

3.3 文书档案的安全化管理

在大数据视野之下，文书档案的安全化建设也是迫切而紧要的问题，文书档案管理人员要在大数据环境中，对自身的文书档案管理系统加以优化和升级，采用先进的网络加密技术，实现对文书档案的安全化管理，这也是事业单位发展的重要前提，是利用文书档案的安全前提。

3.4 建立社会经济发展适应的档案管理机制

坚持“全面设计、逐项推进、分步到位”的前提下，与工商、社区等部门一起，选择和确定一两个社区进行行政便民档案管理服务试点，通过试点，搞出成效，打开局面。建议县财政在财力可能的情况下，优先拨付行政便民服务中心启动资金，同时允许便民服务中心按照市场经济规律，收取进入便民服务中心的私营企业主一定的存档保管费用，以此作为经费来源的主要途径，用之于便民服务中心的档案管理。便民服务中心应公开招聘有一定档案管理经验的档案人员三至四名，充实便民服务中心，走出一条加强档案服务工作之路。

结束语

在大数据视野下事业单位档案管理成为发展重点环节，为了促进档案数据在事业单位发展中效用充分发挥，提高数据利用效率，需要与先进科学技术相结合，促进档案管理向着信息化方向转变，连接网络环境，启用具有高素质信息技术水平人员，开发适用于档案管理工作的信息化操作系统，简化档案借阅、传输环节，促进工作效率提升，为档案数据在事业单位的应用提供数字化管理体系。

参考文献

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