对档案信息化管理方法的研究

蔡东辉

摘 要：本文主要以建筑工程档案信息化管理作为主要论述对象，对目前建筑工程档案信息化管理的基本情况进行了深入探讨，从而提出自己的一些看法，供以借鉴。

关键词：建筑工程；档案信息化；管理方法

随着当前国民经济水平的日益提升，无论是市场经济还是人民生活质量都得到了明显的提升，而我国建筑工程企业也迎来了前所未有的机遇，同时也慢慢迈向了企业自我完善时期。而对开展档案信息化管理工作对建筑工程的发展有着重要的意义，基于此，本文主要以建筑工程中对开展档案信息化管理手段进行分析，提出自己的一些看法，供以借鉴。

1 建筑工程档案信息化管理的重要意义

建筑工程档案在建筑施工单位正常工作过程中发挥着相当大的作用，是保证建筑工程单位正常工作的媒介和工具，也是建筑工程单位固定资产的重要组成部分，基于此，对记住工程档案管理进行信息化建设已经成为建筑工程单位管理的主要项目之一。在新的时代背景下，传统、老旧的建筑工程档案管理手段以及理念已经无法满足建筑工程单位档案管理的需要，为了促使建筑工程单位正常工作的运行以及提升建筑工程单位正常工作的效率，对于建筑工程单位档案的管理就必须转变管理理念，与时代同步，加快建筑工程单位档案管理的信息化建设。

2 建筑工程档案信息化管理方法的现状

2.1 信息化建设缓慢

目前，很多建筑工程企业在档案信息化建设过程中，都存在着一定的基础设施建设不足，建设缓慢等问题，究其原因则主要是因为当前我国建筑工程档案管理工作不受重视，一方面是因为当前我国相关的行业制度和行业规范对建筑工程企业档案信息管理工作没有具体的要求，也没有审核的标准，更没有相应的监督制度和措施，进而造成了很多建筑工程企业档案管理信息化建设的缓慢。另一方面则是我国当前建筑工程企业没有一个完整的管理系统，由于实行的是分包制度，因此，在管理中必然会出现管理不到位的现象，尤其是一些小企业哎承包建筑工程中，往往对档案管理不够重视，因此，造成了信息化建设的缓慢。

2.2 信息化建设理念有待转变

当前建设工程档案的管理者为了保证自身的管理的方便，往往会选择传统、陈旧的管理模式，忽视建筑工程档案信息化管理的改革创新，如此一来，这种过于传统的思维模式会导致建筑工程档案信息化管理中职权和职责不够明确，造成建筑工程档案管理的效率大打折扣。监管不严、档案信息失真以及管理混乱等等问题层出不穷。

2.3 信息化人才培训不足

首先就是对培训的需求分析不到位。当前我国建筑工程行业的发展相对较为迅速，因此建筑工程企业将更多的精力放在了经营效益方面难而以将更多精力放在档案信息化管理上，导致很大程度和建筑工程实际发展的需要不符。目前，大多数建筑工程企业的档案管理人才培训工作开展不够主动，均待企业内部出现问题时才想起培训，或者就是员工无法适应相应的工作而主动要求培训才开展，这就导致了培训工作出现混乱的局面，不能很好地将有限资源充分利用。

其次就是培训管理体系不够完善，目前的大多数建筑工程企业过分侧重于员工的岗前培训，通过调研可以看出，目前的培训课程缺乏针对性，而且，培训的内容也难以满足建筑工程档案信息化管理的需要。

最后，缺乏相关的管理制度，在一定程度上使培训成为了一种形式。目前的很多建筑工程企业，培训工作的开展没有明确的制度，造成了执行与不执行基本没有区别，并且难以将制度落到实处。

3 建筑工程档案信息化管理方法优化措施

3.1 加快信息化建设

如何加快信息化建设的脚步，首先相关企业需要建立好完善的规范制度，并且把工程档案信息化管理内容有机的渗透到考核当中，只有这样做才可以确保建工程企业在未来的发展道路上得到良好的发展。其次，需要建立统一的标准制度，无论是在分包制度下，也需要建立信息化档案管理工作，这样做到目的是确保建筑工程档案管理可以实现有效的目的。最后，相关企业应当把档案管理工作里面的职责做好仔细的划分，进而确保工程企业可以主动的加入其中，最大程度促使建筑工程中的档案可以得到信息化的建设。

3.2 加强信息化人才的培训

第一，相关企业需要制定切实可行的培训计划。所谓培训计划，简单的说是无论在哪一个人力资源管理中有一个共同发展的目标，所以在设置的时候需要对企业发展的具体状况做到熟练掌握，例如培训时间、地点等做好合理的选择，只有建筑工程企业可以促使培训计划达到规定的效果，才可以确保培训计划起到有效的作用。

第二，确保培训在实际落实的时候可以顺利进行。由于培训的有效落实才属于培训内容中的关键所在，同时也是培训计划的有效落实。所以，确保培训过程可以顺利的进行，并做好全方位的跟踪工作，为出现问题可以在第一时间得到解决提供保障，最大程度确保培训可以有条不紊的开展。这样就需要相关管理人员一定要做好充分的准备工作，并对相关人员做好科学的分配，为培训能够在良好的气氛下进行提供保障，并在最短的时间了解到员工的反应，确保意见处于统一的状态，只有这样才能够发挥出培训的实际作用。

第三，需要在培训以后做好评估工作。所谓培训评估，简单的说是相关人员通过使用恰当的方法亦或是有关程序，对培训项目的信息进行搜集，确保培训的整体水平。所以，合理的培训评估系统主要来自于对培训效果的评价，只有熟练掌握培训的效果，才能够弥补自身的不足之处，把培训工作开展的越来越好，从而为日后开展培训工作提供合理化的决策信息。

3.3 转变信息化建设的理念

相关企业需要加大对相关管理人员考核的力度，并且需要对相关管理人员的行为等做好科学的控制，然而这些都需要遵循“以人为本”的工作理念作为前提的。避免出现用人唯亲的情况出现，为相关管理人员的文化素养提供重要的保障。其次，当相关管理人员在入职的前期阶段，需要对这些新入员工做好培训工作，确保这些人员可以符合岗位的需要，对加大这些人员文化素养建设的力度。这里值得一提的是，相关企业倘若想要打破以往对档案管理理念，那么就需要将以前的档案管理形式逐渐转变成信息化管理形式，并建立完善的管理理念，对企业当前发展的具体状况做到熟练掌握，建立最为合适的档案管理形式，只有这样才能够确保档案管理可以达到有效的效果。

结束语

通过以上內容的论述，可以得知：目前，由于我国建筑工程在实施档案信息化管理手段的过程中依然存在一些不足之处，这样就需要相关企业需要进一步的提高，这样不但可以促使建筑工程可以达到安全生产的效果，而且也要确保建筑行业可以在未来的道路上得到了良好的发展。

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