新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路的探索

杨睿

新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路的探索

杨睿

档案管理工作能够促进行政事业单位的发展和进步。在新形势下行政事业单位的档案管理工作需要加快创新的步伐，形成与现代社会发展形式相适应的管理体系。本文主要介绍了新形势下行政事业单位档案管理工作的创新思路，希望可以推动我国行政事业单位的发展。

行政单位的档案管理工作在我国市场经济的发展下必须要转变观念和形式，才可以使当前行政单位档案管理工作中存在的问题及时得以解决。行政单位档案管理工作人员需要就档案管理工作加以重视，积极吸收数字化档案管理的方式，增强行政单位档案管理的创新性，进而提高效率。

新形势下行政事业单位档案管理工作存在的问题

目前行政事业单位的档案管理工作存在多方面的问题，这些问题均对行政事业单位的工作效率有负面影响。比如档案管理工作人员和相关部门领导对于档案管理工作不够重视。尽管在行政单位从人力物力等方面都对档案管理投入了很多，但是由于缺乏监督，行政单位的档案管理工作质量始终无法提高。另外，由于存在部分行政单位为档案管理创造的条件不够好，也导致档案管理缺乏规范性和统一性，一些甚至没有专门的空间储存档案。管理人员本身又缺乏安全意识，档案的毁损破坏性特别大。行政单位中的管理人员综合素质不高，一方面缺乏技术技能，另外一方面则是缺乏职业道德精神，工作中不按照我国相关法律法规进行工作。他们除了肩负管理档案的工作责任之外，还需要处理其他的相关事务，也会导致档案管理工作无法正常开展。总体上行政单位的档案管理工作就呈现出无秩序的状态，一些档案经常没有及时整理归类，或者不按时移交到相关部门。

新形势下行政事业单位档案管理工作创新思路

完善行政事业单位档案管理制度。行政事业单位的档案管理具有一定的特点，完善档案管理制度是一个最为基础的方式。档案管理的制度需要具备科学性和合理性，能够满足行政事业单位档案管理的实际需要。另外要保证档案管理工作具备实际应用价值，在实践中可以真正起到作用。行政事业单位档案管理制度也非常强调平等性。这样可以解决档案管理过程中的人际关系问题，使其始终符合制度规范的要求。档案制度还要从奖惩这一内容进行完善。只有保证档案管理制度具备以上几个特点，才可以让行政事业单位的档案管理工作逐渐适应现在发展迅速的社会。

提高档案管理工作质量。行政事业单位档案管理工作的质量提高需要从组织机构的角度出发，需要具体的管理人员将档案管理工作纳入到行政事业单位的事务中，并以此为依据建立起专门的档案管理系统。这样做的好处是可以针对档案管理工作采取有效的监督检查措施，进而提高档案管理工作的效率。行政事业单位档案管理需要符合当前的发展情况，并以此为基础建立起科学的管理工作水平考核制度。其中应当包括档案管理的工作数量和质量两方面的评价标准，增强考核制度的公平性。行政事业单位的领导部门可以采取动态化管理档案的方式，即可以将档案管理进行分级分类指导。档案管理的标准和指标，需要严格依照我国的档案管理机制进行。通过以上这些方法使档案管理形成自上而下的形式，并制定有效的监督措施，从根本上提高档案管理的科学性和规范性。

应用数字化技术管理档案。行政事业单位档案管理数字化符合现代社会的发展要求。随着科学技术的进步和发展，应用数字化技术管理档案也成为了可能。行政事业单位的档案管理完全可以借由单位的物资力量应用信息技术。数字化技术管理档案需要从其档案信息传输的时效性入手，应用数字化技术的时候要确保数据信息的传输能够第一时间进行，同时还要具备高质量。数字化技术管理档案还需要从相关设施设备进行完善，比如常见的计算机和扫描仪，要选择符合国家质量标准的产品，而且要定期维修。通常情况下档案管理资料都需要存储在计算机中，一些文字、图片以及音像视频资料不仅要存储在计算机上，还要保存纸质资料。计算机网络技术应用在档案管理上面，需要针对档案信息进行分类。通常情况下，可以分为保密性质的档案管理资料以及非保密性的档案管理资料。两者性质即决定了其可利用的范围，前者需要在特定的情况下使用，而后者则可以公开使用，形成共享资源，为社会提供档案信息服务。

提高档案管理的安全性。行政事业单位的档案资料关系到我国政治方面的内容，因此尤其强调档案管理的安全性。我国针对档案管理工作已经有了明确的文件，文件中也一再强调档案管理的保密工作。针对行政事业单位档案管理的库房要求都特别高。但是由于实践中很多行政单位不够重视这一问题，造成了很多的损失。行政事业单位提高档案管理的安全性需要从库房的选择开始，确定库房的位置的时候要综合各方面的情况，尽量避开办公楼底层。档案库房的防盗工作要做好，可以设置监控系统。行政事业单位档案管理的办公室和档案库房不要设置成一个房间，最好是将办公室、档案库房和档案阅览室分开。行政事业单位同时要安排专门的工作人员从事档案的保管工作，辅助档案管理人员工作。并禁止与档案管理无关的人员进入到档案管理空间。行政事业单位档案具有保管的期限，其影响着档案的安全性。可以按照现实和历史两种情况区分档案，一些属于国家积累文化财富的档案资料要与行政事业单位所需要的档案资料区分开来。根据要求确保某一类档案资料在要求的期限内不发生泄漏，为保障档案信息的安全作出努力。

我国行政单位档案管理目前还存在很多的不足，对于行政单位的发展形成了不利影响。社会功能和经济功能无法最大程度的发挥，在当前迅速发展和进步的社会大背景之下，行政单位档案管理人员也要不断完善自身的综合素质，采用创新档案管理方法，提高管理效率和质量。

（工作单位：荆州市疾病预防控制中心）