浅析做好文书档案管理工作的方法

李海燕

摘要：近些年来，我国的经济取得了显著的发展，文书档案管理工作作为一种基础性工作越来越受到公众的关心与重视，文书档案管理工作传统的是处理行政单位产生的各种档案性文件，如今传统的管理模式已经不再适用于当前的文书档案数量，需要尽快进行改变。文书档案管理工作的完善与提高，首先要从档案管理的模式入手，对所进行的文书档案工作进行详细的了解，对各种文书档案能够做到特征分类，进而可以采用信息技术等现代化管理模式进行文书档案管理工作，另一方面，就需要我们文书档案管理人员的工作水平的提升。

关键词：文书档案；管理工作；档案

前言：

文书档案管理工作，其管理的主体就是单位在工作的过程中所形成的各种文件档案，其内容记录了单位工作的各种要素，对于单位的领导者进行各种计划、规划或分析有着积极的作用，因此需要对文书档案进行科学化的管理工作。传统的文书档案管理工作由于文书档案的数量比较小，管理起来比较方便，随着现代化组织结构的变革，单位在运作的过程中产生的文书档案数量非常的多，并且大部分都有可能去采用，因此需要更加先进的档案管理方法去进行现代化的管理。

1.文书档案管理工作概述及其重要性

所谓的文书档案，指的是行政单位或者企业在日常工作的过程中进行计划、命令、指示、报告等产生的一类文书内容的总成，这些内容共同构成了文书档案管理工作的主体内容，文书档案管理对通过对这些文书档案进行分类管理，以供企业或单位在需要时得以调取使用，这就是文书档案管理工作的主要内容。从文书档案的特点来讲，文书档案是一种特殊形式的单位或企业文档，对于企业进行规划、决策的过程中有着极大的参考价值，文书档案管理工作的主要目的就是能够将这些文书档案分类保存起来，可以供需要时方便的进行查询使用。

2.当前文书档案管理工作存在的缺陷

2.1管理模式过于陈旧，缺乏信息化

传统的档案管理方面，主要采取的是卷宗分类等档案管理模式，对于数字化技术的应用很少，传统的档案管理模式对于传统的企业来讲已经足够，但是在我们当前企业的集团化、综合化的条件下，档案管理模式需要取得更好的发展，就必须去采用数字化技术来进行档案管理，这是新时代下信息化管理给档案管理者提出了必然条件，采用全新的档案管理方法与管理理念，能够使得企业档案管理更加的条理化，同时在档案的利用方面我们也能够更加的方便。信息化的文书档案管理模式，是我们文书档案管理工作未来发展的必行之举，通过信息化技术，使得文书档案管理工作变得更加具有条理，在卷宗的检索方面将会有着巨大的提升，同时档案丢失的现象将会得到有效的控制。

2.2管理人员的综合素质较低

在企业的发展越来越快的条件下，文书档案管理人员的素质对于提高企业文书档案管理水平具有着重要的作用，当前许多的企业文书档案管理人员的素质不高，对于工作文书档案认知程度较低，在文书档案的管理过程中，对于一些新型的文书档案管理模式不熟悉，使得企业文书档案管理水平较低，当企业的发展到一定程度下，其文书档案管理水平已经无法满足企业发展需求，因此提高文书档案管理人员的素质是企业发展的必然要求。我们当前的企业内部各个部分都建立了专业化的文书档案管理部门，文书档案管理工作需要文书档案管理人员对于相应部门的工作有着清楚的了解，其本身要具有较高的文书档案管理素质，能够将文书档案采用现代化的方式去进行管理，采用新的管理理念来代替旧的管理方法，让企业文书档案管理在企业的发展下能够取得更大的进步，在文书档案管理水平得到提高后，我们可以反过来去促进企业的发展。

3.文书档案管理工作的提升策略

3.1采用现代化信息管理方法

传统的文书档案管理工作在现代化社会已经不再适用，我们需要利用信息化技术进行更加先进与制度化的新型信息化的文书档案管理模式。在现代化文书档案管理技术中，信息化文书档案管理技术俨然成为了一门完整的学科，在信息文书档案管理技术方面，信息技术形成了从文书档案记录、储存、调用为基础的文书档案管理系统，利用信息化技术，文书档案信息能够存储在企业的服务器硬盘当中，采用信息网络技术就能够去快速的利用这些信息，为企业在利用文书档案方面创造了很大的便利，文书档案管理人员要革去自身传统的文书档案管理理念，主动的去学习信息化文书档案管理技术，提高自身水平。在文书档案管理的人员的业务水平方面，文书档案管理人员要具备更加具体化的管理能力，能够对企业文书档案进行编目、馆藏以及调用等，在现代化理念下，文书档案管理人员还要能够去将这些业务处理过程通过信息化技术来实现，将我们文书档案数字化后存储于服务器中，构成我们企业的文书档案数据库，在需要利用的时候能够很快的去使用。

3.2充分提高管理人员的综合素养

提高文书档案管理人员的素质，我们必须去提高文书档案管理人员的专业知识，让他们去掌握现代化的文书档案管理技术，切实提高自身的业务水平。文书档案管理人员由于其对于现代化信息知识缺乏的情况比较普遍，我们首先要去让文书档案管理人员去学习信息化技术，用技术手段的革新来为文书档案管理来开拓出一条新的道路。在文书档案管理干部中，大多数的人员对于信息化技术的认知程度都比较低，对于现代化的信息文书档案管理手段缺少足够的了解，同时相关的技术水平更是达不到要求。在当前文书档案信息化发展的形式下，文书档案干部中仍然有部分的人员不去主动学习先进的管理方法，在一些发展较快的企业内部，传统的企业文书档案管理模式成为了企业发展的一个阻碍，文书档案管理干部的技术水平在新时期必须得到提升，因此我们是有必要采用一些策略来提高文书档案管理人员的水平，让文书档案管理人员去掌握先进的信息化文书档案管理技术，为企业的发展提供坚实的保障。

4.结语

文书档案管理工作是企业发展的重要内容之一，通过文书档案管理工作的信息化改革，能够极大的提升档案管理效率，对于单位或企业未来发展具有很大的作用。文书档案管理人员还需要具有较高的责任意识，真正去将文書档案管理工作视作自己的工作责任，培养出认真负责的工作态度，这样才能在文书档案管理工作中去主动学习并掌握更加先进的管理理念与管理方法，最终将文书档案管理工作做的更加的细致。

参考文献：

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报（社会科学版），2011，9（03）：117-119.

[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010，23（04）：110-112.endprint