浅谈企业电子档案管理中的问题及对策

张姗红

[摘要]随着我国计算机技术的不断发展，电子档案管理中的安全防护措施很关键，也是从事档案管理工作必须具备的素质。电子档案管理在企业的发展中占据非常重要的地位，必须要予以足够重视。不过由于多种因素综合影响，企业电子档案管理中还存在一些问题亟待解决，需要在工作实践中进一步探索和研究。本文特对当前企业电子档案管理中存在的问题进行阐述和分析，并在此基础上提出可行性的解决对策，以期为其未来发展提供建议和指导。

[关键词]企业 电子档案管理 问题 对策

档案主要记录了企业发展的历程，以及企业员工的聘用和成长信息，具有真实性，通过档案，可以更快速的了解企业历史，并便捷的获得员工基本信息。随着社会信息化发展的推进，企业档案管理也逐渐开始实现电子化，不仅使得档案管理质量和效率得到了有效的提升，同时也更符合时代对档案利用的多元化需求。但是，必须要认识到，现阶段企业电子档案管理中还存在一些问题，要想更好的促进企业的发展，必须对这些问题予以有效解决。

一、企业电子档案管理中的问题分析

（一）对电子档案管理缺乏足够的认识

电子档案是近年来新兴的一种事物，相对于传统档案管理来说，其优势非常多，主要表现为便于操作、可以进行复制、能够实现共享以及占用存储空间小等方面，因此开始成为档案管理的主流趋势。但是，目前，部分企业领导还不能接受这一新事物，在使用技能方面不能对其实现很好的操控，还有部分档案工作者由于思想观念比较陈旧，并且对未来发展趋势缺乏正确的认识，导致其没有重视电子档案的优势，大大阻碍了电子档案管理的发展。这给企业电子档案工作带来了很大的阻碍，难以满足新时期企业快速发展的需求。

（二）電子档案管理制度存在不足

目前，从整体上来说，我国企业电子档案管理已经有了很大的发展，但是在管理中仍然存在较大的随意性，导致其档案管理工作效率低下，企业发展水平受到影响。尤其是从其档案管理制度上来说，还需要对其具体管理办法、管理条例、管理规定以及管理体制等进行进一步的完善，从而使其更加现代化、规范化、严格化和标准化。

（三）电子档案管理系统稳定性不佳，存储有安全隐患

电子档案存储着企业的重要信息和资料，其安全性和稳定性非常重要。但是，现阶段，企业电子档案管理系统还不完善，也不够稳定，如果出现管理不当或者管理系统错乱，则会导致电子档案受到损坏或者丢失。另外，电子档案的存储载体在硬盘上，虽然容易存取，但是也增加了泄漏的风险，一旦丢失则会威胁企业利益。虽然现在可以通过网络储存备份，但是如果遭受黑客攻击或者病毒侵袭，也会威胁档案安全。

（四）电子档案管理职工素质有待提高

在实际工作中，存在档案管理人员素质难以满足档案工作发展需求的现象，由于对档案管理重要性没有足够的认识，认为是“可有可无”的岗位，一些企业将即将退休或者工作能力不强的员工安排在档案管理岗位上，专业不对口，甚至没有进行岗前培训，导致档案管理混乱，不能满足档案信息化发展的需求。

二、企业电子档案管理中的对策分析

（一）提高对电子档案管理的认识

新时期，电子档案管理在企业发展中的重要性更加突出，在这一背景下，无论是企业领导者和管理者，还是电子档案管理人员，都要从根本上转变思想，更新观念，正确认识电子档案的重要性和其对于信息时代发展的适应性，建立以电子档案为基础，辅以纸质档案管理的新型思维模式，推动电子档案管理进一步发展。可成立专门领导小组，由党、政主要领导任组长，对电子档案管理工作进行监管，并定期召开相关会议，及时发现档案管理中出现的问题，并探讨解决方案，使其管理水平不断提升。

（二）健全规章制度，促进档案管理工作规范化

为切实做好各类档案的管理工作，保证档案的完整性、真实性和保密性，必须结合本单位的工作实际和自身特点，在严格遵守《中华人民共和国档案法》的前提下，建立健全各种规章制度，如：《档案管理工作标准》、《档案保密制度》、《档案收集归档工作制度》、《立像及图片档案管理规程》、《档案查阅制度》及《档案管理员岗位工作责任制》等。这些制度的建立，能够有效地规范各类档案的管理工作，使档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循，促进档案管理工作规范化，同时也使档案管理人员更加明确自身的职责，切实增强工作责任感。

（三）强化电子档案管理基础设施，确保安全性

电子档案管理中存在不稳定性，主要是由于基础设施难以满足需求，因此要增加对电子档案管理的资金投入，提高计算机设备的性能，使其稳定性和工作效率都得以提高，同时可配置移动硬盘、数码照相机等，为电子档案系统的建立和完善创造良好的条件，同时要对档案室安装监控设备，做好档案的保管和保密工作。

（四）加强电子档案管理职工培训，提高专业素质

新时期，随着社会信息化的进展，要求档案管理者必须要具备多元知识背景，才能更好的满足企业飞速发展的需求。鉴于此，必须要重视并加强对电子档案管理职工的技术知识培训和业务培训。首先，要加强档案管理工作者对于理论、文化和管理等方面知识的学习，尤其是数学、计算机等学科知识，以促进档案管理信息化的需求。其次，要加强档案学、文书学、目录学、档案管理学、档案自动化管理以及档案的检索、修裱、标引、编研以及复制等基本技能的学习，从而能够高效、快速、准确的做好档案的管理和查找。最后，档案工作者自身必须要不断学习，掌握档案管理信息化技术和相关研究、分析等，从而不断提高自身综合素质和能力。

三、总结语

总的来说，在激烈的市场竞争环境下，企业面临着很大的竞争压力，提高内部综合管理力度可以为企业的发展提供强有力的支撑，为其发展规划创造有利的条件。电子档案管理在现代化企业发展中的地位不可或缺，企业必须要对其予以足够的重视，档案管理部门自身也要端正态度，以信息化为指导方向，对服务意识和服务方式进行大胆的创新改革，并不断提高专业素质，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。