地方高校化学试剂信息化管理的探讨

刘智峰，季晓晖，夏冬辉，李 丽，黎延海

（陕西理工大学化学与环境科学学院，陕西 汉中 723001）

化学试剂是高校实验室的重要组成部分。随着高校科研水平的提高以及大学生创新创业教育的加强，化学试剂的种类越来越多，消耗量随之加大。化学试剂管理的质量，不仅直接影响分析结果的准确性，还涉及生命和财产的安全事故[1]。因此，化学试剂的管理水平将直接影响高校教师科研及学生实验教学的水平。如何高效地管理化学试剂受到国内高校的重视。

陕西理工大学化学实验教学中心为陕西省省级实验教学示范中心。目前，中心共有实验用房面积6750 m2，拥有教学、科研仪器1200多台（件），总价值2370多万元，其中10万元以上大型仪器34台（件），总价值1655.6万元。中心下设基础化学实验室、现代化学实验室、化工与应化实验室、环境科学与工程4个实验分室，承担化学与环境科学学院、生物科学与工程学院、材料科学与工程学院3个学院12个专业方向的基础化学课程实验教学任务，实验课程任务涉及54门课程，每年接受学生实验人数3406人，开设实验项目306个，学生实验人时数为85741。近年来，中心遵循实验教学“整体性、基础性、综合性、实践性、创新性”的要求，对地方高校化学实验教学进行了一体化设计，将传统的基础化学实验课程、专业实验课程进行了整合与优化，增加了“自设计实验”和“综合化学实验”等课程，同时在实验教学内容、教学模式、实验课考核机制、实验教学及实验室管理等方面进行了一体化的改革和实践，形成了“一体化、四层次、开放式”的创新化学实验教学体系。

1 化学试剂管理中存在的问题

1.1 地方高校化学试剂种类繁多，管理难度大

随着地方高校近年来的快速发展和学生规模的剧增，化学实验课的门类数也不断增加，化学试剂的种类需求越来越多。目前，多数学校还在沿用纸质办公，化学试剂的采购、领用、验收、库存等数据的统计工作量大，经常出现数据不统一的情况，给管理带来很多问题[2-3]。科研实验室对化学试剂的需求往往存在数量不大，种类很多的情况，而且各个实验室对化学试剂采购比较分散，使用记录的方式各不相同，数据很难统一，这就给化学试剂的管理造成障碍，使之普遍缺乏快捷高效的信息化管理体系。另外，化学试剂中有许多试剂涉及到有毒有害，属于管控化学品，对于这些特殊的危险化学品需要明确的全过程管理数据，传统的纸质化管理方式很难高效地全程监控危险化学品的使用路径，给实验室安全带来隐患。

1.2 实验专职技术人员紧缺，管理效率低下

化学实验室的教学任务繁重，管理工作相当琐碎，而配置的实验专业技术人员十分有限，他们的精力主要投入到实验项目的准备和实验教学仪器设备的维护中。对于实验室化学试剂的管理，由于信息量大、条目多，实验专业技术人员投入精力不够，往往存在记录数据简单、前后不一致、不完整的情况。目前，大部分地方院校基本没有专职管理化学试剂的实验技术人员，教学单位化学试剂的整体信息统计不完善，使用管理程序混乱。因此，急需采用现代信息技术对化学试剂进行信息化管理，可以把实验技术人员从繁重的化学试剂管理中解放出来；同时，信息化管理记载了每种试剂的入库、使用、出库的完整信息，便于对化学试剂的全过程管理，方便日常使用和查找[4]。

1.3 库存化学试剂排查不清，安全风险较大

化学试剂在年复一年的采购、使用过程中，逐渐积累了较多的库存试剂，很多化学试剂由于时间久远，出现标签破损、保质过期、试剂污染的情况，传统的纸质统计往往因为时间跨度太长存在信息缺失，使得库存试剂的信息非常混乱，不利于安全排查[5]。因此，必须改进化学试剂的管理方式，采用信息化管理，才能达到对化学试剂全过程管理的目的；另外，很多地方高校由于教学经费不充裕，很难对所有的废旧库存试剂进行彻底的销毁，长年堆积，数量较大，存在严重的安全隐患，急需对废旧试剂进行盘点，分类存放，按照化学试剂的不同性质，采取不同的处置方式，分步销毁，减少处置成本，提高处置效率。

2 化学试剂信息化管理的构建

针对目前地方高校实验室化学试剂管理中的问题，以现代实验室化学试剂管理动态化、实时化、信息化管理的需求为目标，运用信息化手段，利用计算机技术，编制实验室化学试剂管理信息系统，解决实验室化学试剂科学化管控的难题。采用模块化设计方法，根据试剂管理的整个流程进行设计各种功能模块，实现试剂的全过程动态管理，提高工作效率，确保安全管控，节约试剂，并实时掌握需求变化，为领导决策和采购计划提供依据。

2.1 建立模块

（1）登录模块。各课程组由管理部门授权安装软件，注册成功后方可设置用户名和密码，之后每次登录时用户名和密码输入正确后便可进入软件主操作界面。

（2）数据库导入和导出模块。各个课程组将化学试剂信息录入系统后，通过导出功能模块定期将新的数据库导出，形成Microsoft Office Access类型数据库，上交上级管理部门。管理员通过导入功能模块，将数据库导入系统。管理部门定期将审核后的试剂信息导出，反馈给课题组，以确定课程组软件数据库中的信息通过状态审核。

（3）购买和使用模块。购买试剂后，利用购买功能模块填写清楚新购试剂的名称、购买时间、计量单位、包装规格、库存量、有效期、所属房间、使用科室、课程组长、保管人和联系电话等信息，保存后生成新的试剂状态信息；使用试剂后，通过使用功能模块及时注明使用量和使用时间，软件自动生成库存量。

（4）审核功能模块。将新的试剂信息数据库导入系统后，此时各条试剂信息状态为待审核状态(待修改或删除)，根据实际情况确定信息准确无误后，通过审核功能模块，最终确定试剂信息通过，从而将新的试剂信息录入系统数据库。此模块还提供对错误录入的纠正、回退，对重要数据、编码均有合法性检查。

（5）查询功能模块。为科研人员使用试剂提供实时查询功能，准确掌握库存量和存放位置等信息，使取用方便快捷。用户利用查询功能模块，输入试剂名称、类别、所属院所、科室、课题组长、保管人和起止时间中的一条或几条信息，便可查询出相应条件下的所有试剂，并显示试剂所有状态信息。

（6）修改功能模块。修改数据库中有误信息，如试剂名称、类别、包装规格、计量单位、购买时间、所属院、所、保管人、课程组长等。将原来信息修改后，保存即更新。

2.2 预期效果探讨

通过模块化设计实现了试剂类型、试剂清单、试剂出入库及退库、试剂盘点、生成申购单、供应商等一系列过程的信息化管理；通过系统化的操作，让不同实验室、不同实验项目、不同申购人员之间实现信息共享，可以及时准确查找化学试剂的出入库信息，实现化学试剂的动态管理，提高工作效率，减少浪费，明确危险化学品的库存、使用情况，消除安全隐患。

实验技术人员只需要通过给定的账号、密码登录系统，输入所需要申购的化学试剂名称，查找该种试剂的库存情况，根据库存情况确定是否继续购买，如果购买，只需选择规格、厂家、数量，提交审核。库存管理人员审核后，即可采购供货，实验技术人员从系统导出本时间段采购的试剂清单，等待验收。通过管理系统中的上述操作，减少了审批手续，便于财务管理，还可以清晰地跟踪每种试剂的使用过程，便于掌握试剂使用情况。

库存管理人员根据实验技术人员提交的采购请求，汇总信息，集中办理采购手续，提出采购计划，根据采购规模灵活选择采购方式，减少了纸质办公带来的信息汇总不全、沟通不畅造成的信息误差等弊端，还可快速检索该种化学试剂的库存量和库存位置，及时导出化学试剂的出入库清单，总体把握化学试剂的使用情况，方便分析使用中存在的问题，重点跟踪危险化学品的使用状况，预判安全隐患，减少重复采购，提高试剂使用效率，实现化学试剂的精细化管理。

财务人员根据使用者的申购请求，在线进行财务审批，便于检索申请采购的化学试剂是否存在重复采购，减少浪费。根据经常性采购的化学试剂建立数据库，打包发标给供货商，确定协议价格，公布该类化学试剂的采购价格，减少采购的中间环节，增加采购中的透明度，预防财务风险，加快采购进度，方便师生实验教学。

3 结束语

化学试剂管理信息系统为高校化学实验室管理提供各项信息存储、共享和统计分析的平台，通过量化各项管理指标，建立管理模型，运用分析、统计、反馈、预测等手段，准确掌握各类化学试剂的品种规格、使用情况、存放位置和销毁回收等信息，实现对其购买、使用、存储和废液处理等的全方位、全过程分类管理和动态监控，极大地提升了管理效率，节约了实验成本，降低了发生安全事故的风险，解决了实验室化学试剂管控的难题。

参考文献

[1]武宁，郑朝华，郝利君，等.化学实验中心信息化管理建设及研究[J].高校实验室工作研究，2017（1）：99-100.

[2]李小芳，唐美春.高校化学实验中心化学试剂管理探索[J].中国现代教育装备，2017（7）：5-6.

[3]段晓霞，刘博，段武彪，等.本科生实验课化学试剂分类标签规范化及信息化管理的探究 [J].实验技术与管理，2015，32（8）：236-239.

[4]孟春霞，陈容.优化试剂管理建立节约型实验教学体系[J].实验室科学，2015，18（2）：144-147.

[5]庞立，王仁才，钟晓红，等.实验室化学试剂的信息化管理方法探讨[J].安徽农业科学，2013，41（25）：10542-10543.□