浅谈医院档案管理中如何有效应用OA系统

刘晓雪

摘 要：OA系统是基于网络信息化技术研发的办公自动化系统，从数据处理与存储角度来看，此类系统能够为企业单位提供更稳定的数据处理平台，使数据信息管理质量得以保障，同时借助无纸化办公模式与信息渠道的构建，更可以降低部分资源的损耗，使办公系统运行效率得到极大提升，甚至借助信息平台，更可以增强医院档案管理工作的可控性，以便为后续信息管理工作奠定坚实基础。

关键词：医院建设；档案管理；有效利用；OA系统

1 OA系统特点分析

1.1 系统操作便利

根据传统医院档案管理工作方式可知，纸质档案体系的构建通常需要根据档案用途、地区环境、用户病情等多方面要求进行划分，并分别储备至对应的档案管理室内，才能确保档案管理工作的质量得以保障。从实际状况来看，传统档案管理模式效率较低，并且对管理者的技能与素质要求较高，若出现档案管理偏差，则极难对档案系统进行更改。

OA系統在医院档案管理中的有效利用，能够通过网络信息平台重新构建科学化的管理系统，将纸质档案转型成为数字信息，以便统一存储至计算机系统内，如此通过档案管理系统，便能够在短时间内将档案信息进行存储与调用，自然降低了医院档案管理对素质水准的要求，同时也降低了档案管理偏差的概率。

1.2 运行成本低廉

OA系统的有效落实，有效简化了传统档案管理的审核与校对流程，如此不但极大提升了档案管理的办事效率，而且也节约了极大的人力损耗。其次，OA系统的构建有效将纸质档案转型成为数字资料，既降低了纸质档案材料的损耗，同时基于资料管理模式的转型，更缩减了资料档案存储的空间占用率，如此无疑使OA系统档案管理成本更加低廉，并能够为医院提供更丰厚的经济回报。

1.3 办公效率提升

借助网络信息平台，OA系统有效构建了部门之间的数据传输渠道，比较传统的纸质档案管理模式而言，数字化档案信息的传导避免了人工查询与递送的流程，转而直接通过索引系统将数字信息传递至相关部门，如此极大缩减了档案管理与调用的耗时，同样也为医院档案管理平台提供了数据监控渠道。另外，从OA系统档案信息录入角度来看，该系统简化了传统档案管理流程，并且借助档案文件备份等措施，更能够降低文件丢失的可能性，使档案管理质量得到极大的提升。

1.4 责任系统鲜明

OA办公系统的有效落实，能够借助网络协议判定档案管理权责，以此为工作内容提供更详细的索引，让管理者能够更细致的完成任务。期间，OA系统能够根据工作目标实时监控档案管理流程，以此判定潜在的风险，同时更可以为医院管理人员提供监督渠道，以便提升医院功能体系的可控性。

2 OA系统作用分析

基于医院档案管理工作具有复杂繁琐的特点，OA系统又集多功能于一身，因此OA系统被广泛应用在医院的档案管理之中，有效提高了工作效率与质量，现已成为处理档案管理工作事务的重要方式。它所发挥的作用不仅仅是提升工作效率，重要的是规范化、制度化的档案行政管理的促成，改变了过去查看与传统方式，提升了处理效率，引导管理理念发生转变。

对于该系统在档案管理上的应用，它渗透到各个环节，使每个环节都得到有序衔接，为管理工作节约时间，提供了很大的方便，满足了办公需求，系统各部分与医院各档案管理相关部门之间相互协作，使办公业务更具规范化与自动化，大大降低了管理所需成本，实现了信息共享，运用OA系统进行档案管理精确度高，避免错误的产生，为医院正常事务的开展做出了重要作用。

3 OA系统在医院档案管理中的应用

医院的档案管理工作针对的是病患者的个人健康档案等文书资料，还有医师的日常的临床中，发现了对临床治疗具有参考价值的医疗资料，并且把这些资料记录下来，保存起来，以便在日后可供参考，实行分门别类形式的有效管理。它包括医院事务的方方面面，记录了日常业务管理工作的各种内容，因此所以对于医院来说档案管理工作是不容忽视的一项重要的基本工作内容。其中，OA办公自动化系统联合了计算机网络技术与移动通信技术，将不同有使用借鉴价值的信息数据记录到档案中，工作人员通过简单的操作，档案中的内容就会以数字信息化的方式进行整合，形成一个规范有序的管理平台，再加上网络传输，使档案信息实现共享，提高了医院档案管理的科学化水平。

3.1 信息数据采集应用

A系统还具有自动扫描的功能，它与扫描设备连接在一起，它能够对信息数据进行扫描识别，将数字化的档案文件，并以规范统一的格式输入到计算机设备当中，为接下来的管理工作作出铺垫。

3.2 信息录入应用

之所以OA系统能够在医院档案管理中广泛应用，是由于建立了数字化形式得到输入存储机制与方式，提高了管理的实效性，保证了数据库的更新速度。办公自动化使档案管理具有信息化，即运用现代计算机网络技术实现档案信息数据的共享，并建立可以集中处理的系统，集中进行分类，归档存储保存。

3.3 信息检索应用

OA系统在医院档案管理工作中的有效利用，不但能够为档案管理工作提供更广泛的数据统筹平台，确保档案数据管理、采集、存储、调用效率得到极大提升，使档案管理工作质量得到保障，同时借助网络信息化平台，更能够将索引系统导入档案管理流程内，由此构建具备档案索引功能的数据库，以便为患者及科室提供效率化的档案传输渠道，确保医院诊疗等工作开展具备高效化的数据管理平台。另外，信息检索系统更能够与外界互联网环境连接，将档案以数据化形式展现，以便为用户提供病情档案下载渠道，使用户能够更深入的了解自身健康状况。但在此期间，医院档案管理部门必须做好档案保护措施，以避免用户健康资料被外界非法分子盗取，使用户生命财产安全受到损害。

3.4 管理流程应用

根据OA系统使用状况可知，此类系统的使用能够为大量数据档案处理提供更高效的分类筛选平台，以便整体档案数据处理与分析效率得到有效提升，并增强医院档案管理工作的质量。同时OA系统的有效构建，也能够为档案系统提供保护，由此避免网络环境可能带来的损害，使档案体系的构建具备全方位的保障。

4 结束语

OA系统在医院档案管理工作中的有效落实，不但能够结合网络信息化技术，提升医疗档案管理的效率与质量，以避免数据档案遗失的情况出现，同时传统档案管理形式向OA系统的转型，更可以缩减纸质档案资源消耗与空间占用率，降低医院档案管理工作的耗资。故而，在论述医院档案管理中如何有效应用OA系统期间，必须明确OA系统在档案管理工作中落实必要性与难点，而后选择适宜的操作系统使档案管理质量得到提升，才能为后续医院档案管理体系的构建提供更全面的保障。

参考文献

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