农村城市化社区建档的实践与思考

文·杜俊河

近些年来，城市近郊的农村城市化成为中国发展的一大特征。青岛市崂山区原来全是农村，由于城市化发展迅猛，崂山区的金家岭、中韩、沙子口街道办事处管辖范围渐渐成为主城区，近几年陆续成立了22个城市社区，与原来的农村社区并存。崂山区的农村社区已普遍成立了档案室，形成年年归档的工作机制，城市社区作为新生的基层组织，其建档存在一定的问题。崂山区档案局积极调研、发现问题，在进行充分思考的前提下，采取措施开展实践工作，帮助城市社区建立起档案工作网络，形成建档工作机制，使建档工作在城市社区落地开花，探索出一套行之有效的工作方法。

一、调查研究，找准问题

要对城市社区档案工作进行有效管理，进行调研、找准问题是工作迅速开展的有效途径。随着经济的快迅发展，农村城市化步伐的加快，在婚姻变化、房屋交易、社会保险等方面出现问题时，许多人意识到了档案的重要性，没有档案，许多问题都解决不了。为能让档案工作在城市社区成立之初就走上正轨，崂山区档案局及时将城市档案工作列入议事日程，走入城市社区进行调研和思考，以找准问题。

一是档案意识淡薄。城市社区由于刚成立，大多社区根本不知道有建档这项工作要做，不知道这项工作受谁领导和指导，更不知道怎样开展。这使大多数城市社区档案工作处于无人管的状态，或者即使有人管，也管得不到位，造成档案工作无法有效地开展。

二是普遍缺少档案室和档案装具。城市社区由于用房紧张，大多没档案室，档案与办公场所在一起，根本谈不上设备齐全；即使个别社区有档案室，往往档案橱柜陈旧，无安全防护措施，远远达不到“九防”要求。主要原因是许多社区没有资金购买档案设备设施，有的社区即使有资金，也不清楚购置什么样的设备设施。

三是档案业务标准把握不准问题。由于社区档案人员档案业务标准掌握不够，城市社区成立以来档案未整理，个别社区即使整理了，也往往存在整理不规范、档号填写不准确等许多问题，利用起来很不方便。城市社区还存在档案移交、利用、安全管理等制度不健全现象。

这些问题的存在，主要是因为城市社区刚成立，没有档案工作这根弦，因此帮助城市社区建立工作网络，形成领导机制是最关建的一环。同时，帮助城市社区解决设施装具和提高档案管理知识也十分重要，解决了这些问题，城市社区档案工作也就能够有效开展。

二、因地制宜，对症下药

（一）解决社区档案意识淡泊问题。崂山区档案局要求各街道对各城市社区下发通知，明确街道党办对城市社区档案工作的领导与指导关系，要求各城市社区明确档案分管领导和档案工作人员，建立档案工作网络，给城市社区上紧开展档案工作这根弦。通过这些方式，不仅让社区领导知道有档案这项工作，更让他们知道档案工作是一项重要的基础性工作，城市社区应该每年提前计划、及早部署。

（二）通过政策争取，帮助社区解决档案设备和装具等问题。崂山区金家岭、中韩的社区由于逐渐融入主城区，经济比较发达。针对这种情况，区档案局及时协调街道领导，主动为城市社区提供档案设备和档案装具，各社区每年需要添置哪些档案设备和装具，只需将需求计划报街道，由街道出资为社区购买，这样解决了城市社区的大问题。

（三）解决社区档案员业务标准把握不准问题。在初次指导各城市社区建档时，崂山区档案局将全部社区档案人员集中在街道办事处进行培训，认真学习贯彻国家档案局和民政部颁布实施的《城市社区档案管理办法》，讲解文书、照片、实物、音像、居民、基建、设备等门类档案整理标准，使社区档案人员逐渐明白了档案管理的内容和方法。培训课程结束后，设置了半个小时的答疑时间，针对大家提出的问题进行了一一解答，收到了很好的效果。培训班的举办，对于快速推进城市社区档案工作，培养懂得档案、爱惜档案、整好档案、管好档案的档案人才起到了不可忽视的作用。此后，崂山区档案局将社区档案员培训列入每年的工作计划，每年4月份组织街道和社区档案人员免费参加档案业务培训，针对社区档案门类、档案软件和建档过程中产生的问题进行集中培训，不仅是提高档案人员的业务素质，更重要的是部署工作，督促社区把档案工作作为每年的例行工作来抓紧抓实。

在城市社区的归档指导，崂山区实行“扁平化”指导方式，即由区档案局直接指导到各个城市社区。这样虽然加大了档案局业务指导人员的工作量，但指导效果十分显著，解决了街道档案指导人员业务不精的问题。

在具体指导过程中，区档案局采取“树典型+促全面”的策略，集中干部骨干靠上手把手指导，培育石岭路社区建档示范点，然后引导其他社区到石岭现场学习，全面推动22个城市社区开展建档工作。还在有时间的情况下，鼓励典型社区到结队社区去帮助其做好建档工作，在工作中互相取长补短，共同促进提高。榜样的力量是无穷的，典型引路使得各社区直观样本，社区的建档工作也稳步开展起来。

（四）建立社区档案工作的长效机制。为避免档案工作在社区出现“上头一松，下头放汤”的现象，崂山区档案局持之以恒地抓社区档案工作，在22个城市社区全部展开立档工作后，区档案局和街道主要通过两项措施促使城市社区保持“常干常新，不能松懈”的劲头。一是区档案局始终将社区档案工作列入对街道的考核，街道将档案工作列入对社区的考核，层层考核促使社区领导不放松档案工作这根弦。二是建立城市社区档案工作年检制度，使归档工作成为常态。每年10月份始，由区档案局牵头，对城市社区档案工作进行年检，街道将档案年检情况与社区考核挂钩。

三、提供利用，发挥作用

在日常工作中，许多社区档案发挥的作用就体现出来。各城市社区的档案为工、青、妇考核提供材料证明，每年街道都会依据区工会、共青团区委、区妇联的要求对各社区进行考核，各社区在区档案局的指导下将工作中形成的材料全部归档，这些档案在每年年底的考核中发挥了作用，使各项工作有据可查，保证考核取得优异成绩。

在公安派出所对社区居民信息登记过程中，社区居民档案发挥了应有的作用。由于居民档案中身份证明、居住信息、联系电话等登记明确，派出所在登记信息时及时与社区居委会沟通，采集相关信息，十分便利地与居民取得了联系，核对了居民信息，确保了信息的正确性和安全性。近年来，随着居民法治意识的增强，档案的参考和凭证作用越来越突出，有效利用社区档案所取得的成效也越来越明显了。

总之，在农村城市化进程中，档案是社区的重要资源。新成立城市社区的档案工作要打开局面，就要因地制宜找到适合自己的工作方法，使大家尝到建档的甜头，社区建档的积极性自然就提高了。