探析高校基建档案管理中存在的问题及应对措施*

王小芳

(河北机电职业技术学院，河北 邢台 054000)

一、新形势下高校基建档案管理面临的问题

(一)高校基建档案的管理工作存在懈怠

高校基建档案管理目前处于一种半忽视的状态。现今档案管理方面人才的稀缺，大部分高校基建档案管理人员从根本上意识不到档案管理信息化的重要性。在高校基建的大环境下，各类互相竞争，为本来生存空间小的高校基建档案管理增加困难。高校基建在设立档案管理人员是少之又少，在人员调配上均投入高校基建实际经营的工作岗位上。资金的分配上区别于高校基建的其他岗位，高校基建主要优秀资源分配在实际经营的方面上，对于高校基建档案管理资源微乎其微。

(二)高校基建档案管理存在局限性

现阶段高校基建档案管理存在不仅仅是工作态度上的不够重视，档案管理相关制度不够健全也是阻碍档案管理信息化的原因之一。现今高校基建制度中没有明确提出针对档案管理的相关条例，档案做不到明确分工，信息不明确和缺失，影响着其他的相互协作，造成资源浪费影响工作进程。档案管理人员素质上和工作态度大部分均无法达到现代教学管理的水平，加上档案管理相关软件硬件设施老旧，无法达到档案管理理想状态。

二、新形势下高校基建档案管理的对策措施

(一)从根本上意识到高校基建档案管理的重要性

高校基建档案管理是不能忽视的，在高校基建管理工作中是无可或缺的。在教育事业蓬勃发展的今天，加强高校基建档案管理是有助于各工作协调统一，井然有序的进行。只有高校管理高层人员对档案管理给予高度重视，才能在源头上改变现今高校基建档案存在的诟病。在思想上认识到高校基建档案管理的重要性，加大投入、加强管理、做到与其他系部管理一视同仁。在根本上改变档案管理人员的工作态度，提高工作热情，认识到工作重要性。

(二)健全高校基建档案相关体制建设

没有规矩不成方圆，现今高校基建档案管理存在着缺少健全合理的制度，档案资源存在浪费等问题。应对这一问题应当从自身发展实际情况出发，依据优秀高校基建成功的制度案例，取其精华，在一定程度综合各方因素，制定科学规范的制度确保工作井然有序开展，同时解决以往的档案杂乱不成章法的问题。为了拉动管理人员的工作积极性，创建绩效制度。在一定程度上，带动相关人员的主观能动性、工作积极性，以便更好开展信息化档案管理工作。

(三)加强现代化手段运用在高校基建档案管理中

互联网的发展使信息更全面广泛，高校基建档案管理信息化亦是如此。现今高校基建档案管理信息化相关设备老旧、技术不发达，导致工作效率低下，使高校基建整体发展趋势下降。引入现代化管理档案信息尤为重要，在电子信息时代，从难以查阅的资料向简单易找转变。运用高科技手段投入在高校基建档案管理中，从实际情况出发，在制度的帮助下，科学制定档案管理，统一规范相关工作。保证每一个档案的真实性、安全性、有效性，工作效率提高会带动各方面效益。

三、高校基建档案应大力重视信息化管理

(一)信息化管理档案的重要性

在现代化信息时代，国家大力提倡运用现代信息技术在各个行业改革。对于高校基建档案管理是在这样的大环境下，通过高科技手段和现代信息技术，对于高校基建档案进行科学化、系统化的改革。运用数字化改造和网络化管控等方式对高校基建档案进行高效流动、安全共享、高效现代化管理。

(二)高校基建档案管理信息化的长足性

高校基建档案管理信息化是将传统的纸质文档转化为简易的电子文档，在科学技术的督导下，运用电子扫描和数字化转换等方法将传统档案文件归档。还能实现根据文档数字化检索，轻松高效的找到需要的档案资源。解决传统手动归档，信息查阅不全等问题。

高校基建档案信息化改变了传统的弊病，运用信息化实现最大限度获取档案资源，高效广泛进行资源共享。原来需要浪费不必要的时间和过多精力耗费人力、物力来获取资料，在信息化资源管理的今天不复出现。高效、快捷、方便已经成为高校基建资料管理信息化的专属符号。

四、结语

现代社会提倡与时俱进，顺应时代潮流，有创新发展意识。在现代信息时代，教育改革刻不容缓。诟病诸多的高校基建档案管理也将变成拉动时代发展的优秀资源。高校基建档案管理用科学和现代信息化理论支持下，解决传统出现的资源不合理利用，查阅时空地点受限等问题。高效快捷发挥档案资源的长处，做到资源合理运用。为我国高校基建发展提供推动力，也为高校基建档案事业做出里程碑的贡献。

[1]李君，陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施[J].湖南医科大学学报(社会科学版)，2009，11(04)：74-75+113.

[2]杨小江.高校基建档案管理存在的问题及应对改进措施[J].江西建材，2015(06)：286-287.

[3]范译文.浅谈高校基建档案管理中存在的问题和措施[J].科技风，2014(08)：234.