信息化环境下办公室管理效率提升应用研究

梁宏音

(深圳信息职业技术学院交通与环境学院，广东 深圳 518172)

办公室管理工作涉及到的内容比较复杂，这就对管理工作的效率有着很高要求，只有充分注重信息化技术的科学应用，才能真正有助于提高办公室管理的效率。通过从理论层面深化信息化技术的应用研究，就能为办公室管理工作提供相应理论参考。

一、信息化环境对办公室管理影响和信息技术应用必要性

(一)信息化环境对办公室管理的影响

信息化环境对办公室的管理工作产生的影响比较大，从产生的积极影响层面来看，主要就是对信息技术的应用促进了办公室管理的效率，改善了传统的管理模式，使得信息量以及传播的速度都得到了提高，也大大提高了办公室管理的精确度[1]。

(二)办公室管理信息技术应用必要性

办公室的管理工作中对信息技术的应用，是保障管理质量的重要支持力量，这是提高办公室管理综合能力的应用技术。信息技术的应用过程中，有助于相关政策的推广，将一些新的规章制度通过信息技术的共享功能加以实施，方便了信息的传递及时。办公室的工作涉及到的内容较多，而其自身有着枢纽的作用，所以这就要求办公室的管理工作要注重效率的提高，而通过信息技术的应用，就能实现精简高效的作用，能协作配合具体的管理工作，提高管理工作的整体效率。

二、办公室管理信息化的现状和应用策略

(一)办公室管理信息化的现状

其一，不注重办公室管理信息化发展。处在当前信息化发展时期，办公室的管理工作开展，就要注重信息技术的科学应用，从而才能保障管理工作的质量。但是在实际的管理工作开展中，一些管理人员没有注重办公室信息化建设和管理，没有树立新的管理思想，对信息化管理的重要性和需求没有准确的分析，这些都会影响办公室管理工作的进一步深化开展，不利于办公室管理效率的提高[2]。

其二，办公室管理信息化制度不完善。实现办公室管理质量水平提高的目标，就要充分重视制度的完善建立，按照制度进行操作才能保障管理工作有序开展。但是从实际的现状能看到，一些办公室的管理工作缺乏制度的支撑，以及制度的建设不完善等问题比较突出，这些都会影响信息化管理工作顺利开展。制度的缺失造成信息化管理工作责权得不到有效落实，分工方面也不能明确，这些就会影响更高层的决策。

其三，不注重信息化管理基础设施建设。办公室信息化管理工作的开展，需要在基础设施建设方面进一步深化实施，这是保障办公室管理质量提高的基础[3]。但是实际中的信息化基础设施建设还没有完善，这就不利于信息化管理工作的进一步实施，未来在这一方面的投入就要进一步加强。

(二)办公室管理信息化技术应用策略

第一，及时转变信息化管理观念。办公室信息化管理目标实现，需要相应信息化技术的支持，要进一步加强信息化技术的科学应用，和实际办公室管理的内容能紧密的结合起来。管理人员自身要及时转变办公室信息化管理的观念，和时代发展的要求紧密结合起来，这样才能真正有助于办公室管理水平的提高。要注重信息的收集以及整理分类等，从而保障办公室信息化管理目标实现。

第二，加强信息化管理制度完善制定。办公室管理工作的开展过程中，对信息技术的应用就要充分注重相应制度的完善制定，按照规范化管理的流程制定完善的信息化管理制度体系，只有如此才能规范办公室的管理[4]。这就要能和办公室管理的性质以及功能相结合，融入信息化管理的内容和行为规范，保障办公室信息化管理系统的完善实施。加强办公室管理的重点突出，将其管理的重点和信息化技术能紧密的结合起来，从而促进管理工作的顺利进行。

第三，注重办公室信息化基础设施完善建立。保障办公室信息化管理目标实现，首先在相应的基础设施建设层面要能加强，注重完整开放的信息网络基础设施的投入，从而促进办公室信息化管理工作的顺利开展。注重信息化网络的升级以及管理维护等工作的完善，加强信息的收集以及处理效率的提高，方便信息的查询以及交换等。进一步加强办公室信息化基础设施建设的投入力度，从这些基础层面得到了加强，才能有助于办公室信息化管理目标实现。

第四，保障信息的流通顺畅。办公室管理工作开展中，信息化技术的应用首先就要保障信息的畅通，及时的发布企业或者单位的各种各样的工作信息，保障工作能顺利的开展[5]。注重部门以及处室工作的计划编写以及综合整理等，通过多样化的信息化管理形式，提高办公室综合管理能力，如此才能有助于整体工作完成的效率。

三、结语

总而言之，保障办公室管理的效率提高，就要将信息化技术应用其中，结合办公室管理工作的内容，制定相应的管理方案，从多方面着手实施，保障管理工作顺利实施。希望能通过此次对办公室信息化管理的研究分析，能为解决实际的管理问题以及促进实际管理工作的顺利实施提供相应发展思路，保障办公室管理工作的质量。

[1]邹春连.现代企业办公室管理工作的优化与完善[J].中国高新技术企业，2016(30).

[2]何玉琴.用科学发展观指导地勘单位办公室管理工作[J].国土资源职教改革与创新，2016(Z1).

[3]付志军.如何创新石油企业的办公室管理[J].现代经济信息，2017(18).

[4]任浩明.新形势下如何做好办公室管理工作[J].企业改革与管理，2016(12).

[5]李志伟.煤矿企业办公室管理工作存在的问题及对策[J].东方企业文化，2014(22).