关于档案安全的分析

杨秀娟

(哈尔滨市第一社会福利院，黑龙江 哈尔滨 150001)

随着社会经济的快速发展，档案工作也得到了很大进步。档案能够帮助我们更好地处理问题，而在档案利用中经常出现安全问题，使档案被盗取或者损毁，所以应该加强对档案安全问题的重视，做好档案的安全管理工作。

一、档案利用的安全类别

(一)实体安全

通常来说档案的存在形式有两种，一种是纸质档案，另一种是电子档案。对于纸质档案来说，虽然经历时间比较长，保管的措施也在不断更新，但是仍然存在一些安全漏洞，一旦出现被盗或损毁的情况，将造成很严重的后果，因为某些档案具有不可复制性。在档案管理中工作人员工作疏忽，如果档案柜忘记锁，或者出现档案资料借阅未归还的现象，都可能造成档案的安全问题。此外，还存在档案室没有建立专门登记簿，档案随意借阅。对于电子档案来说，由于这是档案管理发展的必然趋势，虽然电子档案的安全性比纸质档案高一些，但是相比纸质档案来说仍然存在很多安全问题，例如电子档案容易被涂改、删除、可被复制等。而且电子档案的保存条件要求比较高，必须在保存的时候避免人为破坏。

(二)信息安全

随着信息技术的不断发展，信息安全已经引起公众的关注。档案信息是档案管理中的核心内容，在档案信息传播的过程中，容易发生信息安全问题。信息安全具体体现在以下两个方面，一个是电子信息安全。由于电子档案的读取涉及到很多数据和背景信息，为了保证电子档案的各项防护措施都符合相关的保管要求，需要将电子档案和背景信息以及相关数据一同保存，但是在此过程中没有及时将数据安全、完整地迁移，也没有对这些数据和信息进行保存，导致电子档案打不开。另一个是开放档案的信息安全。依法公开档案信息是各级档案机关的一项重要职责和基本义务。随着档案信息公开的广泛实施，保存在档案室和档案馆的档案信息正在由内向型管理向开放型管理转变，档案开放的利用将呈现出更加多元化的发展趋势，也对档案利用的安全提出了更高的要求。

(三)国家秘密安全

由于我国历史悠久，所以留存下来的档案数量也比较多，其中有很多档案涉及到国家机密，这部分的档案安全事关重大，必须加强这部分档案的安全工作。根据档案重要性来进行加密处理，关系到国家安全和利益的档案要做好更高层次的加密处理。对这类档案限定使用人数、使用范围，没有经过相关机关许可不可以随意复制。保证这类档案的安全是各级档案部门应尽到义务和责任。随着信息化技术的快速发展，对国家安全工作产生了很大影响，黑客、病毒等不安全因素的出现加大了档案部门安全保密工作的难度。同时随着时间的流失，涉及国家机密的档案保密级别也在发生变化，但是仍然有部分档案部门仍然沿用传统的加密体系，这就对档案安全产生不利影响。

二、做好档案利用的安全措施

(一)逐渐增强档案安全责任感意识

做好档案安全工作并不是某个单位或者某个个人就可以完成的，而是需要相关单位的共同协作，肩负起相应的责任和义务。各级事业单位、档案局等应该认识到档案安全的重要性，逐渐增强档案安全的责任意识。作为档案管理部门的领导者应该制定人员负责制，遵守相关的原则，明确负责人的岗位职责，并把安全责任意识贯穿到档案管理的各个环节。

(二)逐步完善档案开放认定体系

档案管理工作是一个复杂的体系，各层级之间紧密联系，档案管理的各个部门和个人都必须肩负起档案利用安全工作的责任和义务。相比单位内部的档案部门，档案馆的档案利用率比较高，而且利用比较广泛，这就需要档案馆做好档案的安全控制工作。随着社会的不断进步，关于国家机密的档案会发生改变，所以相关的档案加密级别认定也需要改变。根据国家相关的规定，档案管理人员需要根据外部环境的变化做好档案发展工作。同时不断建立健全档案认定审批体系，争取档案管理部门能够在短时间内完成档案安全系统的建立，并全方位、多角度地开展档案安全控制工作。

(三)建立并完善信息安全防范措施

在档案利用的过程中会涉及到档案信息公开工作，在此过程中各级档案部门必须加强档案信息的安全管理制度，做好档案信息资源的分类管理、档案信息资源目录以及档案信息的审查制度等，保证在档案利用过程中的档案完整性和安全性。同时，档案管理部门应该结合自身的实际情况做好档案的内部信息化管理，同时制定好档案信息的保密制度，在档案录入、扫描、归档、管理等环节中做好信息安全管理。

三、结束语

综上所述，在档案管理过程中档案安全问题必须引起档案部门的重视，因为档案安全关系到国家、集体、个人的切身利益，需要各级部门的相互配合，保证档案利用的安全。作为档案管理人员来说，应该认识到档案安全的重要性，同时不断提升自身的专业能力，做好档案安全工作。作为档案管理部门应该引进更加先进的管理理念，为档案管理工作提供足够的设备和资金。做好档案管理工作也是维护社会稳定的一个方面。

[1]丁勇.浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J].天然气勘探与开发，2010，33(2)：74-76，7.

[2]李伟.纸质档案保护的问题与对策[J].兰台世界，2005(7)：23-24.