新形势下高校人事档案管理问题与对策

王艳婕

(吉林化工学院，吉林 吉林 132022)

高校人事档案主要是用于反映和记述个人德才表现和经历的过程，其通常是以个人为单位组合起来，由人事部门在对员工进行选聘、培养、使用阶段所产生的，是对员工学历、社会关系、工作状况、人生经历等内容的原始记录。因此做好新形势下高校人事档案管理工作尤为关键，其可以推动高校的快速发展。

一、高校人事档案管理中的问题

(一)档案内容和评价性材料有待完善

如今，大部分高校所开展的人事档案工作更多的侧重于对教职工政治面貌、工作经历、思想表现等内容，而未对员工近期的表现给予重视，过去死板材料反映较多，而现实活动的鲜活材料反映较少，同时教职工的能力特点、工作实绩、知识结构、业务专长等信息缺乏真实、有效的反映。此外，所采用的考核评价材料基本上是千人一面，千篇一律，大多选择一些笼统的、固定的政治性套话和术语，无法对教职工的个性特点给予直观的反映，知识档案内容有失全面、准确。

(二)档案信息欠完整且缺乏真实性

高校人事档案管理人员在进行人事档案材料收集和管理的过程中，未对档案管理的基础知识给予重视，对于需要存档的内容也未及时进行存档，档案管理未严格按照相关规范和标准进行操作，从而导致档案信息失真。同时，高校教职工未及时上报自己的相关资料，致使档案信息欠完整，甚至一些教职工为了美化自己的档案，而上报一些失真的信息，从而增加了档案管理的难度。

(三)管理手段落后，资金投入不足

首先，高校缺少必要的硬件设施。大多数高校的人事档案室都存在管理手段落后现象，致使人事档案库房、阅览室、办公室配置不合理，甚至有些高校将他们分配到一间办公室进行办公，这样将会使人事档案管理氛围不理想，影响其工作效率；其次，人事档案现代化、信息化水平低。随着信息化技术的发展，社会各个领域都引入了信息化技术，但是由于高校人事档案管理缺乏足够的资金投入，从而导致他们没有足够的资金配置信息化技术，这样一来高校档案管理人员不得不继续采用传统的管理理念和管理方法，无法更好的与信息时代接轨，大部分人事档案管理工作都需要靠手工来完成，浪费了大量的人力和物力，而且人事档案管理不高。

二、提高高校人事档案管理工作的对策

(一)完善管理机制，推动人事档案管理工作朝规范化发展

首先，提高高校领导对人事档案管理工作的重视。作为高校领导者，要充分意识到高校人事档案管理工作的重要性，并将其纳入重要议事日程之中，根据高校的基本情况来建立人事档案管理机构，并委培专业人员定期对档案管理工作进行检查、督促，对该阶段所遇到的问题要进行全方位的分析，并提出相匹配的解决方案。同时对现有的人事档案管理考核机制进行相应的补充和完善，并根据实际情况对人事档案管理工作进行定性定量考核，从而使人事档案管理工作趋于规范化、系统化；其次，完善管理制度。实际上，人事档案管理属于琐碎繁杂、头绪多的工作，只靠单一的制度来约束，并不能达到理想的效果，此时就需要与人事档案管理工作的实际情况相结合，对现有的各项档案管理制度进行补充和完善，为人事档案管理工作的开展提供保障。最后，完善计算机辅助管理制度，以确保人事档案材料的及时、准确、全面收集、整理、归档，该过程要对人事档案管理工作的各个环节进行严格把关，从而有效阻止虚假材料进档，更好确保档案材料的真实、准确、全面、实用。

(二)加大资金投入力度

要想确保高校人事档案管理工作顺利的进行，就需要与之相匹配的硬件设施作为保障。此时就需要对档案管理的相关要求进行分析，并把高校人事档案管理所需要的硬件设施直接纳入到高校的总体规划之中，并将人事档案的费用纳入到高校财务预算之中。同时高校还需要在资金投入和人才配备方面给予保障，严格按照标准为其配备专用库房、办公室以及档案室，根据需求购买打印机、复印机、电脑、扫描仪、档案柜及装订机等办公设备，以有效提高高校人事档案管理工作的效率和质量。

(三)提高信息化建设水平

在经济社会快速发展的过程中，要想提高人事档案管理工作的整体效果，并使其满足时代发展需求，就要在高校人事档案管理的各个环节之中引入信息化技术，把传统纸质档案以电子化、数字化的形式呈现出来，更好地提高人事档案管理的信息化建设水平，同时借助信息化技术可以实现对档案信息的及时、准确查询，并随时增加员工的相关信息，进而确保人员信息的完整性，使高校人事档案管理工作有条不紊地开展。

三、结束语

总之，高校人事档案管理是一项系统性的工作，其主要是劳动工资、人事部门等在人员考核阶段所形成的记录，以更好地反映员工的基本情况。同时，高校人事档案具有真实性、动态性、认可性、现实性、机密性等特点，可以为高校职工的晋升提供参考和借鉴，因此需要采取措施来提高人事档案管理工作的效率，为高校的发展奠定良好的基础。

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[2]陈桂香.新形势下高校人事档案管理者素质现状及对策分析[J].科技经济导刊，2016，11(13)：143-144.

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