基层单位档案信息化建设原则与途径探究

丰超 邹城市委组织部干部信息中心

档案材料是记录和传承一个单位发展过程的重要凭证，它是行政机关单位或组织保存内部核心机密的基本途径之一。因此，加强对单位档案室建设水平对于构建单位档案管理网络，提升单位档案信息化水平具有重要的作用。目前，电子文档等信息技术已经广泛应用到档案管理程序中，从根本上改变了过去以纸质材料储存文档的方式，在节约管理和储存成本的同时，也提高了文档管理的灵活性和程序性，使档案材料管理更加趋于信息化。

一、基层单位档案信息化管理的必要性

从目前来看，大部分的档案管理方式仍然是用档案盒包装的纸质版材料为主，该方式有诸多不便，如占用空间大、工作效率低、每次查阅需要翻动大量资料等，而且纸质版档案的保存环境要求也很高。据有关资料显示，在传统纸质档案的保管上每年投入经费相当多，每年因保管不当损害的重要档案资料数不胜数。此外，纸质版档案还有一大缺点——档案无法得到备份，档案丢失无法恢复。

随着档案信息化应用于实际生活，其将有效解决传统纸质版档案管理的一系列弊端。将档案信息录入办公系统，充分利用信息化平台，对档案信息进行分类处理，同时及时将存储档案进行备份，可以有效防止因档案丢失引起的不必要的问题。档案信息化建设要求我们利用信息化平台，建立一套完整的信息化流程，高效便捷的解决纸质档案所出现的问题，将档案资料长期有效的保存，查询更加方便快速，在某种程度上可以将工作人员从繁重的工作中解脱出来，做更多其他有意义的事情。

二、当前基层单位人事档案存在的问题

（一） 整理不规范。在当前基层单位人事档案管理中，相关工作人员对于人事档案的管理，多采用以纸质的笔记方式为主，工作量大，且由于各工作人员笔记记录的方式不同，为后续人事档案管理带来一定困难。尽管在当前网络信息技术的促进下，部分单位已经开发或者购买了ERP管理系统，但因国内基层单位在此领域没有统一的操作流程，致使档案信息系统形式多样，各部分之间信息不对称严重，无法实现部分信息共享，难以发挥档案管理系统的有效水平。

（二）更新不及时。多数基层单位在人事档案管理的过程中，把管理重点放在了人事档案内容的记录和保存上，但在档案信息更新方面重视程度不够，造成多数人事档案管理补充和更新不及时。

（三）管理手段落后。当前基层单位人事档案管理上，虽然在档案管理上已经普及了计算机网络技术，但其主要职能是在档案信息的录入和查询上。诸如ERP系统管理、电子信息监控等较深层次的网络技术并没有得到广泛的普及和应用。许多人事档案在更新或者调阅时，依旧采用采用人工查询方式进行重复性操作，工作效率不高，影响了档案管理质量。

三、档案信息化建设的对策和措施

（一）转变观念，对档案提高认识。首先，基层单位管理者应该转变传统观念，提高对档案材料管理的重视程度。因为档案信息化建设速度和普及过程与管理者的档案管理理念和态度息息相关。基层管理者的强力支持的可以为档案信息化建设提供内在有力支撑。因此，在平时的档案管理过程中应该让相关领导了解档案工作，熟知档案工作最新动态，帮助其树立现代信息网络档案管理意识。其次，加强对档案管理人员的职业能力培训水平。通过制定系统培训计划、建立弹性培训机制等方式对基层单位档案管理人员进行基础和技能性培训，增强其工作的使命感和责任感。最后，要提高档案管理人员的防火意识，注重基层单位档案的安全管理。

（二）完善基础设施，保证档案信息化建设工作的开展。完善基础设施是保证基层单位开展档案信息化工作的外在条件。在加强档案基础设施建设方面，我们可以从三个方面入手。其一，更新换代硬件设备，提高硬件设备的信息化水平。比如可以对陈旧落后的复印机、扫描仪、投影仪等电子设备进行更新换代，充分发挥新设备在档案信息工作中的技术作用；其二，构建区域性的计算机运行网络，提高单位内部网络信息传输质量，提升计算机联网水平；其三，促进档案信息化的备份工作。首先，可以对资料保存形式进行统一规定，可以以资料模板的形式帮助档案管理人员提升对材料整理的统一性；其次，做好核心机密档案的保密工作，在对其进行电子档案备份时，需要严格按照单位档案管理内部条例，严禁核心档案信息泄密；最后，提升档案信息资料查询的规范化和程序化，档案管理人员可以根据其他工作人员的档案查询频次，筛选对于查询人员重要性较大的档案材料，利用电子文档备份方式以方便档案查询人员对其需要的档案材料进行查询。

（三）加强档案信息资源建设。一方面，要提高对电子文件整理和归档水平。及时保存和打印具有价值的电子文档，而后在其打印出来的纸质文档上加盖公章再进行保存，以此做好核心文档的备份工作；另一方面，要建立档案信息资源库。首先，聘用专业技术人员编制和设定计算机档案目录程序，构建档案目录信息数据库，提高档案材料目录储存容量；其次，更新换代扫描仪、复印机等档案管理设备，实现档案管理室内纸质文档的电子化和数字 化，提节约档案储存成本；最后，指派专门人员进行管理，提高档案管理工作流程的规范化、程序化和信息化。

四、结语

我们将以档案信息化为契机，进一步加强基础性建设，不断完善和建立、健全档案工作管理的体制与机制，借鉴和吸取先进的管理经验，促进基层单位档案工作信息化取得新的成效。