探析信息时代档案管理工作面临的问题及对策

马玲 山东省鱼台经济开发区管委会

国家社会经济的快速发展促进了信息技术的进步。目前，我国已经进入互联网时代。信息管理和信息公开的应用已成为提高社会经济水平和科技水平的重要体现。作为一个复杂而系统性的工程项目，档案信息管理工作有效地运用了现代档案管理，可以提高档案管理的效率和质量。但在实际管理工作中，受各种因素影响，档案管理工作面临诸多问题。只有发现问题，采取有效对策，才能有序推进信息时代的档案信息管理工作。

一、信息时代档案管理工作的重要性

在传统档案管理的过程中，大部分档案管理都是以纸质形式为主，档案管理模式滞后，管理工作量大。在档案的日常管理和保存中，为避免受到火灾、湿气和虫害对纸质档案文件的影响，为确保档案资料的安全使用，有必要投入相应的人力和财力，并采取相应应对措施予以处理，以免纸质档案损毁。另外，传统档案资料的查阅困难，不能备份，随着信息时代的到来，计算机技术的发展和普及，传统的档案管理内容和管理模式逐渐向电子方向转移。信息化档案管理的出现不仅能够有效解决档案存储问题，提高档案使用的安全性，而且提高了档案资料检索效率，充分发挥档案的作用。可以看出，在信息时代，做好档案管理工作对于适应社会发展和实现现代档案管理具有重要意义。

二、信息时代档案管理工作所面临的问题

（一）管理软件缺乏普遍通用性。现阶段规划信息中心档案管理单位都开始用计算机开进行档案管理工作，但是规划信息中心的位置并不相同，单位使用的计算机型号和软件系统有明显的差异，缺乏统一的文件管理软件，给档案管理软件的研发和档案管理工作的信息共享带来了困难，使档案数据难以做到最大程度的资源利用，并严重限制了档案信息化、现代化得发展进程。

（二）档案管理工作的安全性保密性存在隐患。在信息时代的背景下，无论是规划信息中心还是其他单位档案管理工作，都是由录入的方式转变为利用信息技术处理档案，减少档案管理工作量，提高工作效率。既快速又简单，节省人力成本。但是，由于文件的可塑性以及计算机病毒和计算机黑客的产生，很容易造成整个档案管理系统瘫痪。因此，电子档案可能会被损毁，遗失并且变得不可逆转。这种损失给网络电子文件的安全和保密造成了很大的隐患。

（三）专业的信息化档案管理人员的缺乏。档案管理员是档案管理信息化的核心力量。随着信息时代的迅速发展，我们对这方面人才的需求也在不断增加。目前，我国懂技术和管理的人才特别稀缺，规划信息中心档案管理人员并无法完全适应现代化档案管理的要求。虽然大部分档案管理人员都具备适当的专业管理知识，但时间已经发生变化，仅凭原有的知识和经验来完成工作并不能跟上当今社会日新月异发展的潮流。这种趋势，加上人才培训知识不足，导致档案管理缺乏专业能力，也对档案管理信息化建设和发展产生了影响。另外，档案管理人员对互联网和计算机缺乏认识也阻碍了档案管理的改进。

三、应对档案管理工作问题的策略

（一）开展并加强信息化建设。在当前的信息时代，档案信息化管理的最终目标是最大限度地共享档案资源并使其价值最大化。首先，有关部门要带头开发适应现代信息档案管理的系统软件，并将其运用到规划信息中心甚至全国各地，以提高中国信息管理水平。其次，充分利用现代信息技术实现规划信息中心文件管理的自动化，在文件分类中，可以对管理软件进行编程，以便自动识别不同类型的文件资源，实现资源的高效分类和分类 分析。 再次，计算机网络可以用来实现远程操作并相互交流。

（二）建立健全的档案信息安全保障体系。档案管理信息化作为规划信息中心的新型管理方法，其安全保密工作是十分重要的任务。尽管我国制定了《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》、《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，在当前的信息时代，面对不断变化的技术趋势和档案随着信息化建设步伐的加快，为了更全面地提高规划信息中心档案管理的安全性和保密性，有必要全面升级和改革档案管理保障体系，以确保档案信息资源不会泄露出去，并保持安全。一个是档案信息的存储安全，另一个是档案信息的使用安全。存储安全和使用应加强网络监督，它需要技术人员加强安全系数以防止系统设计过程中的入侵。有必要限制相关计算机使用的网络，以防止病毒入侵，对接触档案资源的人员进行严格考核，采用身份认证、实名制、密钥管理、录入指纹等安全措施，提高登录系统时信息系统的安全性和机密性。

（三）加强信息化档案管理专业人员的培养和培训工作。随着信息化时代的到来，电子文件也在迅速发展。计算机网络技术也被广泛用于规划信息中心档案管理。目前，规划信息中心的所有信息管理人员都非常缺乏。因此，培养和造就一批精通信息技术，电子技术和档案管理知识的人才已成为当务之急。首先，充分利用招聘方式引进专业管理和技术人才。其次，培养现有员工对于加强现代信息技术和科学技术知识的培训尤为必要。只有掌握了技术技能和管理知识，提高了自身业务素质，才能确保档案管理人员具备信息时代规划信息中心档案管理的资质，促进信息时代档案管理的发展。

四、结语

随着信息时代的到来和信息技术的飞速发展，档案管理工作既面临机遇，也要面临挑战。作为规划信息中心档案管理工作的人员，无论在信息化档案管理中遇到什么困难，都要尽一切努力予以解决和克服，确保信息时代本单位档案管理工作的机密性和安全性，提高我国档案管理工作的效率，质量和发展水平。