电子、纸质双套制档案进馆标准研究

安云

摘要：各地档案馆目前都要求电子、纸质双套制档案進馆，指的是纸质文件制作成数字化副本的从纸质文件到电子文件的“双套制”。但实践中发现双套制档案移交进馆过程中存在不少问题，例如纸质、电子档案不对应，难以协同管理、档案进馆标准繁琐复杂、电子档案质量难以监控等问题。本文归纳出双套制档案进馆的四个难点，秉承“该说的要说到，说到要做到，做到的要见到，没有记录就没有发生”的全新质检理念，研究以“统一、规范、对应、保密、齐全”四原则制定清单式的档案进馆标准。

关键词：电子档案；纸质档案；双套制；清单；质检

在2011年召开的中央国家机关档案工作会议上，杨冬权馆局长指出：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位的档案利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。各地已纷纷开展了电子、纸质档案双套制进馆工作。以河南省郑州市档案馆为例，该馆自2011年就实行了纸质档案与电子档案“双套制”移交，明确要求“纸质档案、照片档案进馆前，必须进行数字化加工，声像档案转化为数字格式，形成案卷级、文件级电子目录和全文影像文件，并刻录光盘随同纸质档案一并进馆”。但当前双套制档案进馆工作存在着许多问题。

1双套制档案进馆工作目前存在问题

1.1双套制档案指导进馆工作不协调

档案部门一般认为，电子档案的移交接收工作方法与传统纸质档案的移交接收方法大不相同，电子档案的移交与接收工作应与传统纸质档案相剥离，即成立专门的电子档案管理部门承担电子档案的移交与接收工作，由其他部门承担传统载体档案的移交与接收工作。

具体到郑州市档案局、馆，有五个部门、科室分别负责双套制档案指导、进馆工作，这样由不同的部门分别移交和接收档案的纸质部分和电子版本部分，指导纸质档案的不负责指导电子档案，各部门掌握的标准不统一，容易让单位的档案员无所适从，影响了档案部门的声誉。

多个部门间需要相互不断核对档案数量和内容是否完整，大幅增加了双套制档案工作量和工作难度，还易丢失档案内容。由于不同部门有自己的工作计划安排，传统纸质档案和电子档案可能在不同的时间进行移交和接收，即使部门间的协调配合相对顺畅，但也可能出现移交与接收不完整的情况。

1.2双套制档案执行标准众多不统一

纸质档案遵循的标准包括：立卷整理编目的文书档案，案卷质量要符合《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件为单位整理的文书档案，案卷质量要符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的要求。

针对纸质档案数字化，要执行《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005），郑州市也相继出台了一些相关标准，如《郑州市数字档案化技术标准（试行）》等。虽然这些规范标准对纸质档案扫描的色彩模式、分辨率等参数设置方面给出了原则性的规定，但这些规定均是粗线条的，需要扫描人员的主观判断。

国家局、河南省档案局也在不断出一些有关档案信息化方面的标准、规范，其中有些地方是互相矛盾的。如国家局最近出台的《数字档案室》试点标准中，就对档号的编制做了明确的规定，而这个规定与以前国家局所处的《档号编制标准》及郑州市所出的《郑州市数字档案化技术标准》是不一样的。而档号是纸质档案、电子档案建立关联的唯一联系，扫描图像命名方式要求按照档号命名规则命名，档号的唯一性可实现同一单位档案数据的一次性批量挂接。因此档号编制规则是非常重要的。

以上各个标准不但档案员搞不明白，就连档案行政管理部门的“老档案”也难以掌握，又如何要求档案数字化人员掌握所有标准，达到档案进馆要求呢？

1.3双套制档案数字化未做整理及鉴定

档案整理是数字化工作的基础，决定着数字化的质量。因此，数字化前要对前期基础工作欠缺的档案进行重新整理，确保档案分类、排列、编目的正确性、有序性。而目前普遍存在的问题是将档案数字化工作外包给公司，公司水平良莠不齐，又只考虑经济利益，造成数字化质量不高。

1.4双套制档案进馆质检流程繁琐

双套制档案进馆工作中的重要一环是质检，其流程相当繁琐。

纸质档案数字化后，必须在档案馆系统中将图像数据和目录数据通过一定的规则对应起来，以实现检索利用。数据挂接一般是借助相关软件进行批量、快速挂接。档案质检人员对挂接后的数据逐条进行检查，确保数据挂接准确无误，发现错误及时进行重新挂接。

档案质检人员需记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描填写的页数是否一致。

档案质检人员需检查每一份目录数据、图像数据，如出现不完整、不清晰有错误等质量问题，特别是档号、图像文件挂接有误时，抽检标记为“不合格”，不合格的要予以改正。档案质检人员要确保图像文件的内容、数量和排列顺序与档案原件一致，大幅文件图像拼接的完整性，扫描图像的清晰度、清洁度、偏斜度、完整度、失真度、平整度、方向性。

档案质检人员统计新建和修改目录的条数、扫描图像的幅数。

档案质检人员要对照原目录清点档案，检查是否所有档案都已还原。

档案质检人员要检查纸质档案排列顺序是否正确，检查档案是否有损坏现象，检查档案装订是否符合国家规范要求。

可以说档案质检人员要对纸质、电子档案进行100%检查，所有不合格现象都要发现并做处理，其检查点如上所示繁琐复杂，一不小心就会漏检。

而如果验收小组检查通过，档案馆接收人员就会签字同意档案入馆，这样档案的管理责任就转移到了档案馆，在进馆管理时再发现问题，档案馆人员就只能自己解决，大大增加了日常管理工作强度，也不利用档案的利用管理，所以制定一个合理的双套制档案进馆标准，已成为当前档案部门的当务之急。endprint

2提升双套制档案进馆工作执行力的新思路

什么是执行力？执行力就是管理者为实现战略和阶段性目标而具有的计划、指挥、跟进、协调能力。具体到双套制档案进馆工作，作为档案行政管理部门，要知道涉及到该项工作的每个人在干什么，干的如何，需要哪些帮助……那么，作为档案行业的管理者，档案行政管理部门拿什么提高整个档案行业的执行力？

说到这个问题，我们先看看ISO9000管理系统的运作，ISO9000是国际标准化组织制定的一套“质量保证体系”，其核心精髓是：该说的要说到，说到的要做到，做到的要见到。“该说的要说到”是指：企业要求员工做到的一定形成制度、指令，按照规范的要求来运作；“说到的要做到”指的是：凡是企业制定形成的制度、规范、流程，一定要不折不扣地执行下去；“做到的要见到”是指：执行的过程和结果一定要留下记录，没有记录就没有发生。

我们如果把ISO9000用于双套制档案进馆工作管理当中，同样可以成为“执行力的保证体系”。如何保证执行者“该说的要说到、说到的要做到、做到的要见到”呢？笔者以为要将档案各种规范融入统一的标准中，避免进馆工作的随意性。通过集合整个负责进馆工作团队甚至整个档案行业的力量来规范双套制档案，把原来只掌握在档案行政指导人员手中的有关进馆过程的信息向档案从业人员、档案数字化人员和档案管理软件开发公司公开，并做到凡标准中的内容，都必须不折不扣地执行，为此建立了责任追踪制度，当每件事都留下记录时，就很容易对质检责任进行追诉，以此提升进馆档案质量。

3制定双套制档案进馆标准原则

电子、纸质档案双套制档案进馆工作有其特殊之处，制定进馆标准需遵循以下四原则：

3.1统一

将纸质档案整理规范、数字化规范、保密规定、鉴定原则融入统一的标准中，避免令出多头，为档案员、档案数字化人员、档案行政指导人员、档案馆质检人员制定了一个统一、无歧义的标准。

在标准中通过建立统一的局馆进馆工作协调小组，明确双套制移交进馆的管理流程、人员责任，以解决双套制档案指导进馆工作不协调的问题。

3.2划控

档案划控是指根据国家的有关规定，对已满一定期限的档案进行鉴定，挑选出哪些档案可开放，哪些档案不可开放。对标有密级且未经解密的涉密档案，不得交由服务公司整理、数字化。

在双套制档案进馆标准中，未解密的密级文件暂时不进行数字化，可在录入时在备注字段注明“此文涉密，未扫描”。

按规定1980年以后形成的档案只移交保管期限为永久和长期的案卷，因此，需要各单位对档案重新鉴定，这样才能确保国家的档案资源更加完整和全面。

3.3规范

档案进馆工作首先要保证移交档案的质量。如果移交的档案不符合案卷质量标准，不仅会造成人力、物力和财力的浪费，而且也会给移交单位将来利用本机关档案造成很大麻烦。各移交单位要认真按照有关要求，对应移交档案做一次全面检查、鉴定，对不符合案卷质量要求的档案要重新整理，查漏补缺，严把档案质量关，研究探索档案整理与数字化加工的规律和特点，充分考虑本机关工作实际及可能出现的新情况、新问题，使档案整理和数字化加工工作更具科学性、合理性，更符合本机关的实际情况。

双套制档案进馆标准需明确纸质档案整理标准和电子档案数字化标准。如扫描时分辨率选择300dpi以上参数值。全文扫描中，要注意漏扫、重复、折页压字、颠倒、变形、大幅面分割扫描未拼接、灰度过黑、分件错误等问题。原文扫描，图像要求多页TIFF和双层PDF格式。纸质档案整理要求规范，如责任者要用全称或规范简称；题名要简明扼要，包括责任者、事由、文种三部分，不能只有文种；人名项中要对题名中反映不全的人名进行著录等。

3.4对应

双套制档案管理并非两者机械相加，而应是内部管理真正的相融即“1+1=1”，各种目录（案卷级、文件级）必须与原始纸质档案和新形成的电子档案三对应，扫描件尽量展现档案原版原貌的原则，与实体档案一致。

纸质档案与电子档案要建立一定的对应关系，要实现目录与原文的挂接。数字化的最终目的是为了利用，为了提高检准率和检全率，只有完成了目录与原文的挂接，才能最终实现这一目标。在调研时发现，在电子档案接收过程中，经常出现目录与原文无法挂接的情况，有的是因为目录与原文不对应，有的是原文名命名不正确，有的是因为目录错误等等。无论做得多认真的数据，在挂接过程中都会或多或少的进行修正。

在双套制档案进馆标准中，电子档案=目录（统一的xls文件）+扫描电子文件（以档号命名的pdf文件及tiff文件）

以档号作为联系，档号的唯一性可实现同一单位档案数据的一次性批量挂接。

4以清单方式实现对每一份档案的每一项标准的质检

4.1清单的概念及意义

清单又名一览表，英文名为Checklist，多用于核对时使用。

毫无疑问，清单并不能算高科技，也绝非酸腐鸡肋的多此一举。归根结蒂，清单的本质是沟通，清单的实施离不开团队角色划定。清单规定着个体的任务和分工，在某一具体动作实施前的事先说明，好给自己或他人提个醒。照着清单核对，就是检视那些微小且漫不经心的小bug。它们看似无关全局，却会给人颜色看，甚至致命一击。

4.2双套制进馆标准中引入清单质检

无论档案人员进行多么细致的专业分工，无论接受数量多么巨大的培训，在现实工作中一些关键的步骤还是会被忽略，一些错误还是无法避免或发现，比如因为忘记对移交的电子档案做病毒检测而造成整个服务器瘫痪。

在双套制进馆标准还为标准要求为每一卷、每一件档案生成检查清单，质检人员逐条进行检查，只能打对勾或错来表示每一项检查结果，检查人签名负责，以此保证不遗漏任何简单的质检点，不跳过任何简单的步骤。清单会提醒档案工作者不要忘记一些必要的步骤，并让他们明白该干什么。这不仅是一种检查方法，而且还是一种保障高水平绩效的纪律。

清单编制的6大要点：①设定清晰的检查点；②选择合适的清单类型；③简明扼要，不宜太长；④清单用语精炼、准确；⑤清单版式整洁，切忌杂乱无章；⑥必须在现实中接受检验。

清单不是无所不包的操作手册，而应该成为帮助使用者发挥专业技能的有效工具，要做到簡洁、快速、实用。

建立质检清单就是建立了责任追踪制度，当每件事都留下记录时，就很容易对质检责任进行追诉，使得①人员之间可以共享成功经验。②作为整个系统管理者的档案部门得以掌握和全面控制档案进馆活动。③知识得以积累。

5总结

制定双套制档案进馆标准，本质上是将档案质检的各项内容制度化、规范化、程序化的过程，可把千头万绪、纷繁复杂的档案质检工作变得简单而又可控，从而大幅提升档案进馆质量。endprint