文书档案管理工作的几点创新思考

摘 要：文书档案管理工作对于一个单位来说非常重要，它真实的记录了一个单位各项工作的具体情况和发展历程，体现了一个单位的管理水平。尤其在新时期随着各行业的快速发展和变革，文件收集和档案管理工作对于一个单位的发展尤为重要。但是目前文书档案管理工作中依然存在许多问题，使得档案管理工作效率较低，影响了单位发展的脚步。

关键词：文书档案；管理工作；创新

处于新时期，随着单位的不断发展，文件档案数量日益剧增，档案管理工作必须要一个较为完善的体系才能提高工作效率，保证工作质量。文书档案属于单位档案体系的重要构成部分，文书档案记录着单位的发展历程，是单位发展宝贵的资源库。文书档案记录的工作能反映一个单位存在的问题，为其日后发展提供经验。所以，各个部门都要重视文书档案管理工作。处于知识经济时代背景下，传统的文书档案管理工作已经不能满足当前单位发展的需求，文书档案管理工作需要不断改革创新，才能朝着系统化、规范化、科学化的方向发展。

1 文书档案管理工作在单位中的重要作用

文书档案作为单位重要信息资源库，其资料信息的精准程度和完整性影响到单位的管理水平和决策。所以，单位的管理阶层要意识到文书档案管理工作的重要性。

文书档案完整地记录了单位一系列的活动，比如单位的设立、变更以及注销等等，它记录了单位每个员工的信息以及单位的发展历程，具有客观性的特点，而且带有法律性质，必要时这些原始的信息可以作为重要的凭据。

单位文书档案和单位发展具有重要联系。基层文书档案能补充本单位档案所不能记录的一些更为详细的情况，属于单位档案的重要构成部分。单位档案信息较为全面完整，可以有效的补充单位档案中存在的纰漏。

文书档案管理工作能够为本单位提供较为全面的服务。文书档案的信息记录了单位各方面的情况，能够较好的反应当前各灌区的发展情况，也能为单位以后的发展提供较为完善的信息服务功能。

2 目前文书档案管理工作中存在的普遍问题

对于文书档案管理没有明确、规范的管理机制。当前大多数单位文书档案管理工作不规范，没有明确的管理方向。例如档案标号不规范，标题不规范等等。出现这种现状的主要原因就是缺乏科学合理的管理机制和严格的监督制度。

文书档案的查阅效率较低。随着科技的快速发展，互联网信息时代已经全面到来。但是在新社会背景下大多数文书档案查阅工作依然较为传统、落后，采用传统的查阅方法，没有实现自动化的办公模式。虽然一些单位的文书档案管理工作人员摸索出了不同类型的查阅方法，能提高查阅速度，但是随着档案数量的剧增，使得查阅效率依然较低。

文书档案管理工作人员的整体素养有待提高。处于知识经济时代背景下，科技迅猛发展，各单位对于文书档案管理工作的要求也在不断提高，文书档案管理工作人员只有具备较高的素养才能胜任此项工作。但是当前，我国多数单位的文书档案管理工作人员的文化程度和专业素养不符合时代发展的需求。处于信息化和科技化的社会环境中，大多数文书档案管理工作人员居然不能熟练使用电脑，缺少基本的电脑知识和操作技能。同时单位对于文书档案管理方面进行研发的人才较少，致使单位的文书档案管理工作质量处于落后现象。

3 文书档案管理工作创新之路

3.1 构建完善的管理制度

目前单位的文书档案管理工作缺乏完善的管理体系，导致档案管理工作散漫、没有明确的目标，这是影响文书档案管理工作的重要原因之一。另外領导阶层对于文书档案管理工作也没有系统的认识，致使文书档案管理工作难以顺利开展。所以，做好文书档案管理工作的首先任务就是建立完善的管理制度。新制度需要建立在原有制度的基础之上，根据当前的市场经济状况进行创新改革。单位文书档案管理制度创新需要在符合相关政策和规定的基础上，构建一套符合单位发展的文书档案管理体系，这个体系要全面，既有要求、结构、具体内容，也有完善合理的领导机制，表明每个职位的具体责任。合理完善的管理制度制定好之后需要有相应的监督体系去严格监督，保证每项制度都落到实处，加大执行力度。单位领导人员可以对于文书档案管理工作定期进行考核评定，进而提高文书档案管理工作的水平和质量。

3.2 构建网络化的文书档案管理模式

以往传统的档案管理是依靠手工进行，这种管理模式较为落后，工作效率低，容易出错，不适合新形势下社会主义市场经济发展的需求，所以必须提高文书档案管理工作的效率，加大信息化和互联网技术在文书档案管理工作中的运用。网络信息技术的快速发展为文书档案管理的信息化进程提供了强有力的技术支撑，通过计算机技术和互联网络技术发展的基础上，电子文件的生成、使用和销毁等环节都可以使用网络进行，这就大大提高了文书档案管理工作的效率，构建了新型的档案管理方法，降低工作成本，提高工作效率，减轻职工负担，优化资源配置。目前单位为了促使文书档案管理工作效率快速提升，推进文书档案管理的信息化和网络化进程，2010年在局、处对档案管理的规范中要求，重新对所有文书档案进行电子目录输入，通过计算机网络查询需要的文件，为查询提供了快速、便捷的服务。

3.3 培育一支新时代高质量的文书档案管理队伍

不论何时，任何一个单位竞争力的核心都是人才的竞争，对于文书档案管理工作也一样。所以，单位领导者应该重视文书档案管理人才的培养，加大此项工作人才队伍的建设力度，为单位文书档案管理工作提供坚实的后盾。随着灌区的快速发展，互联网的普及，单位已经实现信息化、自动化管理模式，文书档案管理工作显的尤为重要，但是大多数单位都缺少专业的文书档案管理人才，尤其是机关单位内部文书档案管理工作对工作人员的专业技能要求较高，单位在用人方面一定要挑选具有资质合适的专业人才。对于单位现有的文书档案管理工作人员，单位要定期对其进行培训，鼓励相关工作人员积极学习，提高他们的专业素养，才能提高单位文书档案管理工作的整体水平。对于在文书档案岗位工作的不合格人员要及时调整，保证文书档案管理的水平和管理人员的整体素养符合本单位对于文书档案管理工作的需要。

3.4 充分开发文书档案管理资源，提高档案管理的利用程度

随着水利体制的改变，因此，要加强文书档案管理工作和本单位之间的联系，深化档案管理工作的服务程度，坚持以服务科室，服务基层，服务单位为主，把档案管理的服务性作为文书档案管理工作的核心。新形势下水利行业取得了较大的发展，人们对于文书档案的认识也越来越深，单位需要使用文书档案中记录的信息进行深入的探究和开发，这种情况下可以加强文书档案资料的价值，积极的为灌区服务。

综上所叙述，文书档案管理工作作为单位管理工作的重要组成部分，对单位未来发展至关重要。文书档案管理工作属于一项系统且复杂的工作，具有较高的业务性，尤其是灌区单位的文书档案管理工作挑战性较强，做好文书档案管理工作是当前水利单位的主要任务。因此，各单位的领导阶层一定要意识到文书档案管理工作的重要性，不断对此项工作进行改革创新，提高文书档案管理的使用效果，促使文书档案管理工作实现系统、规范、科学的管理模式，才能提高文书档案管理工作水平和质量，为水利事业发展提供强有力的保障。

参考文献

[1]付丽.文书档案管理工作的创新思考[J].经济，2016.12.

[2]高媛.做好新形势下文书档案管理工作的几点思考[J].经营者，2017.31.

[3]梁嫣雯.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017.11.

作者简介

马小英（1978-），女，大专，陕西省延安市吴起县，馆员，研究方向：档案管理。