精细化管理在医用高值耗材资质证件有效期管理中的应用

吕亚萍

摘 要 在医用耗材的管理中，资质证件有效期管理工作十分重要，而且这项工作具有责任重、工作量大、变化快等特点，因此在实际的执行中存在很大的难度。高值耗材大部分直接进入人体，价格比较高，发生医疗纠纷的可能性很大，而且产生医疗纠纷多是在手术结束的若干年后，需要查看当时的有关记录，因此需要重视医用耗材的证件管理。精细化管理是一种现代化的管理方式，广泛地应用于各个领域中。本文就精细化管理在医用高值耗材资质证件有效期管理中的应用进行研究，以期给医用高值耗材资质证件有效期管理带来启发。

关键词 精细化管理 医用高值耗材 资质证件 有效期

一、医用耗材资质证件动态管理的意义

以往管理高值耗材的证件时，一些高值耗材在首次购买时，所有的证件都是齐全的，但在经过一段时间的使用后，我们会发现这些高值耗材的一些证件已经过了有效期，其质量无法得到保障，因此迫使医院处于一种被动局面，一旦出现问题，必然导致医疗纠纷的发生。因此，有效地管理高值耗材的资质证件具有重要的现实意义。在管理高值耗材的资质证件的有效期时，我们需要把握以下几点：一是证件档案管理的内容不断更新和增加；二是证件管理应贯穿于医用耗材有关的所有工作流程；三是要将实际的采购工作和医用耗材的动态管理结合在一起，使无证或者证件过期的产品无法被采购。[1]

一般来说，医院需要使用的高值耗材种类非常多，而且进货批次也非常多，这就决定了每次订货和验收时不可能翻阅大堆的证件。基于这一事实，我们需要建立一套合理的高值耗材资质证件管理方法。一般来说，医疗器械产品注册证是4年，但厂家授权是1～2年，因此经常存在经营公司更名或者代理商变更，并且老产品淘汰和新产品增加的现象也是十分常见的。我们需要对过期的证件及时采取有效的解决措施，向有关供货商或者企业索取新的证件，并停止采购证件过期产品。而要想更好地解决这一问题，确保医用耗材的安全性，我们需要科学地管理医用耗材的资质证件。

二、精细化管理在医用高值耗材資质证件有效期管理中的应用

精细化管理是一种现代化的管理理念，最早起源于日本。它建立在常规管理之上，并向更为深入的管理方向转变，其管理目标是最大限度地减少成本消耗，要求每一个人切实履行自己的职责。[2]在精细化管理理念的指导下，我们在对医用高值耗材资质证件进行有效期管理时，可以建立一个医院资源计划系统（HRP）。它是一个集人力资源管理、信息资源管理、物质资源管理以及财务资源管理为一体的管理软件。在管理医用高值耗材资质证件时，采用HRP系统的主要目的在于管理的自动化、信息化、智能化，进而避免人为的失误造成损失，提升医院高值耗材资质证件管理的水平。HRP系统在进行医用高值耗材资质证件有效期管理时，主要的功能如下：

（一）预警功能

医院使用的医用耗材种类非常多，而且相对应的经销商也非常多，如果采用手工的形式，很难准确、快速地查询证件即将过期的公司和产品。在管理医用高值耗材资质证件时，采用HRP系统可以在有效期预警界面中设置预警时间，HRP系统将自动审计资质证件即将过期的产品供应商，进而及时通知采购员更换产品，并通知供应商更换证件，以免影响临床使用。另外，HRP系统可以将查询结果以表格的形式呈现出来，采用这种方法就可以有效地审查资质证件，进而保证有关资质证件的有效性。

采用HRP系统管理医用高值耗材资质证件，可以把有效期落实到实际的采购过程中，进而使一些资质证件过期的产品无法购入，这是高值耗材资质证件有效期管理的重点。利用HRP系统可以实现有效期的自动提醒，进而可以在十分繁杂的资质证件中，将已经过期的资质证件、企业名称、供应商名称等筛选出来，而且还可以通过自动报警功能列出即将过期的资质证件信息，进而在采购员采购时加以提醒，并及时和供应商联系，使其做好相关的更新工作。对于即将过期的耗材，在下单时将弹出提醒对话框。库管员如果对过期的耗材下单，系统会提示出错。[3]

（二）电子存档的实现和资源共享

应用HRP系统可以为医用耗材建立电子档案。建立电子档案具有检索方便、维护方便、存储空间小、实时同步备份、安全等优势，另外还便于共享信息，具备查看权限的管理者可以随时查看医用高值耗材资质证件，检查其是否合格，进而提升医院的医用高值耗材资质证件有效期管理的水平。

三、结语

医院在采购高值耗材时，采购金额是十分庞大的，因此如果采购了资质证件过期的物品，将会造成巨大的财产损失。因此，如何采用科学合理的方式取代传统落后的人工管理模式，确保采购和使用的医用耗材的资质证件均是有效的，这是医院高值耗材管理中需要认真思考的问题。HRP系统是一个十分现代化的管理系统，它是基于精细化管理理念而产生的一种管理模式，可以科学合理地进行医用高值耗材资质证件有效期管理，不仅能够提升工作效率，而且能够减少工作差错，确保高值耗材的质量。

（作者单位为浙江大学医学院附属邵逸夫医院下沙院区、杭州市下沙医院）

参考文献

[1] 邢聪艳，林民强.医用高值耗材精细化管理效果研究[J].中国继续医学教育，2017，9（21）：48-50.

[2] 刘旻，刘宇宏，梁悦，赵前前，卞松.基于物流ERP系统实现医用高值耗材的精细化管理[J].中国医疗器械信息，2015，21（12）：24-27.

[3] 陈国华，葛孟华，俞利张.基于信息技术强化医用高值耗材精细化管理[J].中国医院，2015，19（11）：48-49.endprint