“互联网+”时代下高职院校档案资源建设与服务研究

陈扬芳+谢小军

摘 要：在“互联网+”时代背景下，档案信息化成为高职院校档案事业发展的重要方向。本文针对目前高职院校档案资源信息化建设进程中存在的问题进行阐述，在此基础上提出加强高职院校档案资源信息化建设的措施，以期更好的发挥档案资源价值，服务于各项事业的发展。

关键词：“互联网+”；高职院校档案；资源建设；资源服务

高职院校档案信息真实而又完整地记录了学院发展历程，蕴含了学院的办学理念、文化内涵、发展战略规划等等，可以为学校的发展提供有效的凭证。同时高职院校档案管理工作，它是一项涉及范围广、跨越时间长、落脚点细致、要求严谨的一项工作。2014年12月23日在全国档案局（馆）长会议上，国家档案局局长杨冬权指出，要“给传统档案工作插上网络这一现代翅膀”[1]。随着“互联网+”时代的到来，信息公开共享更受关注，毫无疑问给高职院校档案管理工作带来新的变革和生机。如何在这一时代背景下，更好地开发高职院校档案信息资源价值，更好地服务于高职院校发展是当前每一名高校档案工作者思考的问题。

1 高职院校档案资源建设与服务研究意义

（一）有利于高职院校各项工作的开展和提升

档案管理是每个高职院校管理工作不可缺少的组成部分，高职院校档案是学校历史发展的凭证，是教学评估工作的基础和依据，将有助于校领导作出科学的决策，服务于高职院校的各项改革，同时是学校宣传教育的生动素材，是促进自身不断发展的重要资源。

（二）有利于高职院校档案管理工作的发展

高职院校档案服务工作是建立在夯实的档案基础之上，如果档案的基础工作没有做好，档案的服务工作就无从谈起。随着“互联网+”时代到来，对档案资源建设和服务带来了新的机遇，推进了档案管理工作的发展。一方面，它促使高校档案工作者改变传统观念和工作模式，在做好基础档案工作的同时，在互联网的支持下实现档案数据管理升级转型[2]。另一方面，为档案管理工作提供技术支持，促使各高校合理高效搭建数据平台，进行信息系统的建设，畅通档案利用渠道，实现档案信息资源共享，更好的服务于学校和社会的发展。

2 高职院校档案资源建设与服务工作中存在的问题

（一）信息化建设滞后

在“互联网+”时代下，随着信息化、自动化、智能化程度不断加深，要求档案数据管理工作在质量、效率、作用等方面都有所改善，在优化数据管理的同时，增加数据信息的应用价值。然而，要做到这点必须有现代化的设施和技术进行支持，但是就目前的情况看来，高职院校在档案管理及信息化建设方面投入较少，导致技术设备落后，很多学校信息化程度较低，这直接影响档案数字化、管理智能化、资源共享化，使得档案资源难以得到进一步开发利用。

（二）规范与标准欠缺科学

由于高职院校信息化建设涉及的标准、体系相对较为繁杂，再加上信息技术发展迅速，其始终处于动态发展的进程中，因此导致各高职院校在横向管理上对各种通行技术标准的兼容性难以科学统一，而在纵向上，信息技术的发展留下的空间可能又存在难以兼容以往的标准规范[3]。正是这种现实情况，大部分高校“各自为政”，缺乏科学的统一的规范和标准，因此使得档案管理人员在工作中执行起来，遇到现实的困难。

（三）人才应用不足

目前，高职院校普遍存在缺乏档案管理专业人员，部分工作人员存在临时被安置在该岗位上，缺乏一定的专业素养和技能。而另一方面，随着档案资源重要性日益凸显，档案专业的发展，一批具备专业知识背景的人员走上工作岗位，他们具备相应的专业背景，但是在实际应用过程中，能够掌握现代化互联网技术的档案数据管理人员却少之又少，难以对互联网中的优势资源进行应用。

3 高职院校档案资源建设与服务的对策与建议

（一）加强高职院校档案资源信息化建设

在互联网技术普及的今天，高职院校档案得以开发利用，服务社会，实现档案资源信息化是关键。首先，需要使档案资源由纸质载体转变为电子载体，那么高职院校尽可能地要把纸质文件和电子文件同时归档，将不是电子文本的文件扫描成电子文件，并做好保存备份，并将电子目录整理打印，当查询档案时，可以利用电子文件目录进行简单快捷查询。其次，加强学院网络建设。档案资源建设服务不是一项简单的工作，是一项非常繁琐、复杂的的工程，充分利用网络平台实现档案信息的形成、传递、保存、利用，网络环境是高职院校管理工作的信息传递渠道与空间定位平台[4]。因此高职院校应从档案管理和档案服务需求角度出发，大力坚强网络平台建设，完善基础设施，深入扩大网络应用，强化网络环境，为档案资源建设服务提供信息环境保障。再次，搭建学院档案信息共享平台。建立设置电子文件集中地，将电子文件上传到系统后台，由系统管理员分配各学院用户名和密码，档案管理员定期对电子文件进行鉴定、归类、上传。另外设置平台使用权限，需要查询档案者可以通过在线申请待管理员审核后，方可查询，这样在一定程度上保护了档案的安全，也可以较好的提升档案利用率，发挥档案资源价值。

（二）建立健全档案管理体制标准

高职院校档案资源建设和有效利用离不开统一规范的档案管理工作体系。首先，应在学校内部建立统一的归档目录标准，能够针对复杂的信息源进行有效的规范，符合学校实际情况进行档案的归档整理，并且便于检索利用。其次，建立健全档案管理规章制度，完善档案查询、鉴定、借阅等相关制度，同时综合参考其他高校现实需求以及“互聯网+”时代档案管理发展趋势，在横向和纵向上制定兼容性较高的制度标准。

（三）注重培养档案管理人员综合素质

档案管理人员队伍的综合素质直接决定高校档案工作的好坏，根据目前高校档案管理队伍情况来看，要加强管理人员的培训教育。首先，学校应该高度重视档案管理人员综合素质的培养，制定继续教育、业务考核等相关工作机制，比如委培学习、知识讲座等形式，开展教育事业知识、档案管理知识以及计算机知识方面的教育，进一步提升档案管理队伍的综合素质[5]。其次，制定科学合理的晋升机制，充分调动档案工作人员的积极性，吸引很多综合素质过硬、信息技术专业能力强的专业人才加入，充实档案管理队伍。

参考文献

[1]陈媛华.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策[J].人力资源管理，2015（5）：269-270

[2]刘玉兰，韩海涛，腾水莲.大数据时代档案工作面临的挑战与机遇[J].兰台世界，2015，4（12）：17-18

[3]石新城.轮“互联网+”时代高校档案信息资源的开发利用[J].工作指导.2016（6）：182

[4]吴君君.信息公开背景下高职院校档案服务的研究[D].福建师范大学，2012：37-38

[5]郑奇茹，互联网时代高校档案数据管理面临的机遇与挑战[J].城建档案，2016 （7）：70-71

作者简介

陈扬芳（1990-），女，汉族，湖南湘潭人，湖南理工职业技术学院图书馆科员。

谢小军（1797-），女，汉族，湖南益阳人，湖南理工职业技术学院图书馆科员。endprint