“互联网+”背景下高校档案利用服务开放、共享创新

刘景洋

（西安翻译学院，陕西 西安 710000）

一、研究背景

“互联网+”概念在我国最早是从2012年提出，而后迅速成为网络热词。“互联网+”的出现，给各行各业都提供了发展的良机，可以说对于档案事业来说尤其是可贵的机会。2017年，在全国档案局长会议上，国家档案局局长李明华指出，档案人一定要促进“互联网＋政务服务”建设和落实，不断加强档案服务民生的水平，筑造服务社会公众的实用高校的平台。

时代的要求，政策的保障，技术的成熟，为高校数字化档案馆的建设提供了基础条件。也为档案利用迈向更高的平台，更好的服务，更加精确地满足档案利用人员的需求提供了可能性。在信息时代如何提高档案利用率，增强用户体验，实现档案的开放、共享成为当前高校档案人要解决的最主要问题。近十年来，呈现快速增长态势，总体来说，研究虽然在升温但数量却不多，视角也不宽。且大多数是基于某一个方面，比如技术视角、服务视角展开研究。

二、档案利用服务的现状及存在问题

2014年，中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）（以下简称《意见》。要求建立档案工作三大体系。即：档案资源体系；档案利用体系；档案安全体系这三大体系。笔者认为，建立丰富的资源体系是档案工作的基础，建立安全保密的安全体系是档案工作底线，建立方便便捷的利用体系，则是档案工作的灵魂任务。而当前几乎所有高校的档案管理部门都存在诸多的问题，具体表现在以下几个方面：

1、理念的落后

现在多数高校档案工作理念依然在上个世纪，主要表现在不仅缺乏开放、共享理念，甚至服务意识也非常淡薄。一般来说高校档案的主要服务对象是本校广大的老师和学生。主要服务内容是各类档案的管理和借阅，服务方式主要是“姜太公钓鱼”式，在办公室坐等客人上门。因此高校档案馆的服务模式也就停留在“要什么，给什么。交什么，收什么”的初级阶段，不要说“研发意识”，就是“主动服务”“超前服务”也少有人思考。

2、服务方式的落后

当前各学校档案服务的方式多数是线下查询，面对面服务，并且查询手续繁杂，效率低下，不方便利用。如查询时需提供证件、跨部门查档需进行审批、电话只提供咨询服务、查阅后需要复印使用等。笔者网上随机调查某省国家“双一流”院校、省属普通高校、职业学院10所。调查发现，就档案网站而言，本科以上高校基本都建设有档案网站。档案信息公开透明，检索渠道灵活。“双一流”院校均提供案卷级目录检索。但职业学院则没有检索目录，其中一所甚至没有档案相关网站。各校除政策文件、通知外，档案部门均不能提供档案在线查询和检索。使用者借阅档案任然需要通过网上或在线预约后，二次到实地办理才能实现。这种繁琐的手续与当前网络化服务需求不相符，不能适应时代发展。

3、现代化程度低

现代化程度低体现在档案归档、保管、利用的整个环节链中。

一是档案归档过程的现代化水平低。对于电子档案来说，一般学校常常只会考虑办公自动化如何建设，忽略了生成的电子档案如何归档的问题。海量的数据留在各种系统中，不能按要求分类汇入档案管理系统，为学校服务。而需要归档的电子文件因为操作上的复杂性造成了归档率、归档意愿均较低，归档时间滞后等结果，同时造成了工作的重复。

二是保管过程中现代化程度低。当前高校大量纸质档案以原始状态保存在库房中，在查档时需要经常翻动，无法密封保存，容易造成老化、破损。库房中缺少现代化设施，一般只会配备温度计、湿度计等常规设备，很少配备现代化档案柜、数字化温度、湿度、消防控制系统等。

三是档案利用现代化程度低。体现在第一，高校档案馆本身现代化程度低。高校档案部门还停留在手工检索，“面对面”服务的方式上，不能在学校档案网上查阅资料。第二，海量数据不能共通、共享，实现档案功能最大化。传统档案和数字档案都分布在各高校档案馆（室）中，宛如一个一个的信息孤岛，而数据只有通过整合与共享才能发挥其应有的价值。

三、利用、服务创新对策

1、新思维、新理念

要明确档案服务的目标是为了档案的使用者，只有使用者觉的方便、快捷、全面、准确，档案的价值才能最大可能体现。新时代档案人必须树立新的思维和理念。一是档案服务的主要对象是具体的使用者，是活生生的人，不是档案。完美的用户体验才是检验档案服务的标准，使用者就是档案服务好坏的裁判。二是主动服务。档案管理者一定要树立全面、主动服务的理念，不但要主动服务来访者，还要主动进行深层次挖掘、编研，由一般性服务向高层次服务迈进，开展多样化服务方式，甚至向超前化服务转变。三是资源开放、共享。大数据的出现告诉我们，档案资源中还有许多金矿没有挖掘，开放、共享已经是档案服务的未来趋势，档案管理者一定不能闭门造车，固步自封，把自己封闭于自己建立的高墙之内。

2、丰富资源

档案服务的基础首先是要有丰富的档案资源，要努力实现“查什么，有什么”。

一是充分利用现代化条件。充分利用单位的各类管理系统，争取在上系统的同时，考虑与档案管理软件的对接问题。与信息中心联合将各类管理软件统一纳入整体规划，减少信息孤岛，减少系统间对接障碍，使各系统数据可以直接归入档案管理系统。

二是加强数字化档案馆建设。实现数字化档案和纸质档案同步归档，存量档案数字化，归档文件电子化，档案检索、保管信息化。打破档案接收时限，努力实现“按需进馆”，精减归档流程，探索高效、便利的归档方式。

三是加大档案开放、共享力度。实行档案馆与其他档案管理机构的交流、联合，共同做好档案的开放、共享。在保证档案安全的前提下尽可能扩大公开范围，做好档案的统计、管理、分类工作，为馆际联合奠定共享基础和可能。

3、改善环境

要进一步优化服务环境。一个良好的环境，无论对于档案人员还是档案利用人员都是必要的。要改善环境，就要能够为档案用户提供个性化服务，一般来说包括三个方面：一是服务时空的个性化定制。就是说档案机构的服务可以打破时间和地点的局限，可以不受二者约束的提供档案服务。二是服务方式的个性化定制。就是说档案机构可以提供多样的的档案信息服务来满足不同需要的档案使用者。三是服务内容的个性化定制。就是说档案机构可以根据档案使用者不同的需要来有针对性的提供档案服务。

4、新技术、新路径

如何让档案服务跟上时代的节奏，是我们要重点考虑的问题。结合当前的潮流和技术，档案服务可以重点从几个方面做起。一是采用新的技术。当今的科技发展一日千里，各类技术层出不穷。新的技术可以解决许多以前难以解决的问题，实现档案利用新突破。比如二维码技术，VR技术、电子标签等技术都可以提升档案服务质量，提升用户体验。二是新的路径。技术的变革必须带来路径、方法的变革。新的路径将会加强档案服务的范围，速度、准确度，更好的用户反馈，更完美的体验。比如社交媒体、微信等。社交媒体天然具有互动功能，如果利用得当，可以很好解决“档案馆不知民众要查什么，民众不知道档案馆有什么”的信息不对称问题。还可以通过信息的发布，扩大使用人群，提高用户的档案利用意识。当前国内一些高校档案馆已经开始建设微信客户端，及时推送相关资讯，解决师生需求。

总结

综上所述可以看出，当前我国高校的档案服务工作，已经远远落后于时代的发展。从服务的方式，现代化程度都没有跟上时代的脚步，不能满足人民群众对于档案利用的需求。最关键的是思想理念的落后，把档案作为一个需要管理的对象，而不是一个可以开放、共享的资源。打破这一现象的关键在于，档案人一定要有新的思维、新的理念，以新的高度和角度来看待档案工作。一定要用现代化、信息化，提高开放、共享的方式来丰富档案资源。一定要改善服务环境，从时间、空间、方式等方面满足档案利用人员的个性化需求。一定要采用新技术，新路径加强与利用者的沟通，扩大档案影响。

[1]孙立新.“互联网+”时代档案管理改进的几点思考[J].赤子(上中旬),2015,(23).

[2]马海群.档案数据开放的发展路径及政策框架构建研究[J].档案学通讯,2017,(03).

[3]于萧潇.对高校档案服务创新的几点思考[J].办公室业务,2017,(22).