ERP系统下完善事业单位内部控制管理的相关探讨

何丽红

摘要：随着我国互联网技术的不断发展，事业单位也在逐渐朝着现代化的管理模式进行创新。而ERP系统作为一种新时代的产物，能够高效处理事业单位的各项财务活动，在减少事业单位人力资源投入的同时提高事业单位的工作效率和管理效率，为事业单位带来更多的收益。本文试从ERP系统在事业单位内部控制中的作用进行阐述，对ERP系统的相关模块进行介绍，分析ERP中财务模块与其他业务模块集成对事业单位发展的作用，并提出提高事业单位财务管理效率的具体手段。

关键词：ERP系统；事业单位；财务管理；内部控制；提升措施

ERP是一种信息交互软件，是基于现代化信息技术，融合了现代化的管理思维，能够为事业单位决策者提供运行手段的管理平台。是利用计算机和通信技术，对内部控制进行集成、转化和提升所形成的信息化管理平台。将ERP系统与事业单位的内控制度相结合，能够合理优化事业单位内控管理流程，减少了人为因素的干扰，帮助事业单位建立完善的组织结构，全面带动事业单位的现代化发展进程，提高事业单位的核心竞争实力。

一、ERP中的基本模块以及模块集成对事业单位发展的作用

ERP系统作为一种新型的管理软件，在事业单位运用ERP系统，将其简单分为几大管理模块，其中包括财务管理模块、固定资产管理模块、合同管理模块、预算管理模块、科研课题管理模块以及智能分析和人力资源管理模块等。想要全面发挥ERP系统对事业单位的财务管理的推动作用，就要处理好财务模块与其他业务模块之间的关系。按照不同業务的控制要求，通过信息系统中的权限管理功能控制用户的操作权限，禁止不相容职务用户账号的交叉操作。通过将财务模块与其他业务模块进行集成，从而发挥ERP系统的潜在作用。例如固定资产需求部门采购设备时，可以有效利用ERP平台上的信息数据，决定采购固定资产仪器设备的品名、数量、规格参数等，避免业务部门出现盲目采购设备，不会出现重复采购或者采购不应该采购的同规格同仪器的设备而造成堆积等现象；再如，在事业单位的预算管理模块，通过ERP系统可以时时查询到各部门的预算执行情况，从而，可以实时掌握各业务部门的工程类、服务类、货物类项目的预算执行进度，判断业务是否开展，促进有目标性的跟踪，从而提高事业单位整体的管理效率。

二、简单介绍ERP系统相关模块的功能及系统建设措施

（一）财务管理模块

财务管理模块是整个ERP系统的终端和中心，是由其他各模块的原始基础数据通过集成到财务管理模块中，设置费用报销申请、出纳支付、会计凭证、总账明细账、财务报表、预算执行表等。费用报销申请通过电子联签审批流程后打印并持原始发票报销。财务报表通过程序设置所需要的任何报表格式和报表内容。财务管理模块能及时有效地为领导班子决策提供精准的数据，迅速提供有力的支撑性依据。

（二）固定资产管理模块

固定资产管理模块设置请购单、审批单、采购、验收、入库、使用状态、打印标签等。固定资产采购申请单类似于生产企业的生产订单的性质，基础的采购请购单包括所需的必要要素，如请购部门、品名、数量、规格、参数、保管部门、金额等一系列要素。在验收入库时做系统入库，根据入库单号填写费用报销单，通过集成到财务管理模块的费用报销电子联签审批流程。设置自动计算折旧生成折旧清单和凭证到财务管理模块！固定资产管理模块根据各要素查询设备的所有信息，有利于盘点差异分析查询，使单位固定资产清单一目了然，做到账实相符。

（三）合同管理模块

合同管理模块是合同登记、合同电子审批、合同成立、合同档案，并根据单位实际情况设置规定金额以上需领导班子集体讨论的功能。设置必要要素如合同类型（经济合同和非经济合同）、业务类别（工程类、服务类、货物类）、合同名称、合同内容、对方单位名称、合同金额、经费支出预算项目、分期付款比率等。合同管理模块按要素检索合同信息内容，提高查询和统计的功能，便于在预算执行率不利的情况下分析预算项目的开展进度和影响因素。

（四）预算管理模块

预算管理模块可采纳国家财政预算平台的上报预算模式和流程进行设置，申报格式分一级、二级和三级项目立项申报，申报流程为“二上二下”进行。各业务部门在预算管理模块中进行预算申报，财务部门将“一上”和“二上”预算申报表分别上报给领导班子集体讨论审核批准。预算项目立项后通过集成到财务管理模块产生基本支出和项目支出的预算，财务部在财务管理模块中根据审批后的“二上”预算分别分配各部门预算额度。在预算管理模块根据部门或者项目等要素时时查询预算执行进度，有利促进有影响因素的项目进行追踪，达到预算执行分析的有效性。

（五）科研课题管理模块

科研课题管理模块根据课题项目任务书的预算结构在ERP信息平台中设置费用类别和费用预算控制。做到费用分类分项核算，课题费用类别之间不乱串，不错行，不超支，各课题项目负责人时时查询到自己课题项目的预算执行率。

（六）智能分析和人力资源管理模块

综合智能分析报表设置同比和环比的报表结构进行系统化分析。人力资源管理设置每位职员的个人信息进行电子化综合管理，并自动计算五险一金和个人所得税，发放工资的数据通过集成生成凭证到财务管理模块。减少人工计算和人工凭证的操作，有效提高工作效率。

（七）ERP系统建设控制措施

单位应当根据信息系统建设整体规划提出项目建设方案，明确建设目标、人员配备、职责分工、经费保障和进度安排等相关内容，按照规定的权限和程序审批后实施。单位应当切实做好信息系统上线的各项准备工作，培训业务操作和系统管理人员，制定科学的上线计划和新旧系统转换方案，考虑应急预案，确保新旧系统顺利切换和平稳衔接。

三、目前事业单位财务内控管理存在的主要问题

（一）ERP系统的应用为事业单位带来了新的经营风险endprint

ERP系统作为一种现代化的信息管理手段，将其应用到事业单位的内部控制管理当中，会对事业单位在数据处理以及信息安全等方面造成一定的风险。而且，事业单位也缺乏风险应对的应急预案，这样就会降低事业单位在面临风险时的自我调节能力，影響事业单位各项业务活动的顺利进行，对事业单位造成不必要的经营损失。

（二）事业单位缺乏完善的内控监督机制，使得ERP系统的执行力度不足

ERP管理系统作为一种新型的管理手段，在事业单位内部管理的过程中需要一定的过度时间，会存在部分人员对ERP系统的实施并不上心，对相关流程只是敷衍了事，导致ERP系统无法发挥其最大功效。这些问题的产生都是由于事业单位缺乏完善的内控监督机制，没有将具体的工作责任落实到具体的部门和人员，导致事业单位工作氛围不佳，ERP系统的执行力度不足，对其重视力度不强。

四、ERP系统下提升事业单位财务内控管理效率的具体手段

（一）完善风险监督机制，提高经营稳定性

ERP系统应该逐步完善自身的风险防御机制，针对可能发生风险的项目提前制定防范措施，并利用专业人员制定出相关业务的可行性报告，防止风险来临影响正常经营。在ERP系统的程序设计时，严谨把关，控制权限，规范管理流程，调用专业人员对各个环节进行把控，全面发挥ERP系统的内在作用。同时激发管理者的责任意识和工作人员的工作热情，从而提高经营的稳定性。

（二）事业单位应该根据自身实际情况对内控流程进行重新梳理和分配

当ERP系统在事业单位内控制度中发挥作用之后，事业单位就应该根据不同类型的内控流程进行重新梳理，对人员和物资做到科学分配，提高内控管理的执行效率。增加ERP系统的权限管理业务流程能够丰富事业单位管理内容，通过补充类似事业单位缺乏的内控流程我们能够对ERP系统带来的新的风险做出更好的防范和控制。

总而言之，在如今新经济时代的影响下，只有不断创新才能够应对多变的市场对事业单位提出的各种问题。事业单位要想提升自己的综合影响力，就要从团队建设入手，发挥自身的优势，积极响应政府的相关政策制定出适合自身长远发展的管理道路，充分发挥ERP系统的潜在作用，通过加强内控流程负责人员和审计人员ERP系统应用的培训力度，对现有的流程进行重新梳理和分类，不断完善事业单位的风险防范机制，提升事业单位在市场竞争中的核心竞争力。

参考文献：

[1]杨琰. ERP环境下企业内部控制模式研究[J].会计之友，2013（22）.

[1]孙颖睿. ERP系统下企业内部控制问题探讨[J].财经界，2013（36）.

（作者单位：上海辰山植物园）endprint