档案的科学化管理及实现路径分析

黄文荣

摘 要：档案管理工作的重要性不言而喻，各单位和企业的管理层也更加注重对档案的管理工作，但是现阶段的档案管理之中还存在一些缺陷和问题，这主要表现在管理制度上的缺陷和不足，进而导致很多档案信息的搜集整理出现偏差和遗漏，这不利于科学化的管理模式的形成和迅速发展，因此要采取科学的举措来提升管理水平，弥补管理漏洞。

关键词：档案 科学化管理 实现路径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）12（c）-0130-02

1 档案管理工作现况

信息和数据对于企事业或者单位的生存发展的作用越来越大，档案本身就是企事业宝贵的信息資源，其使用价值被不断放大，在实际工作中的使用频率也越加的频繁，但是对于档案的管理工作来说，还存在很多漏洞，管理人员没有积极地履行自身的职责，没有对档案的管理树立相应的安全防护意识，管理体系还不健全，很多措施得不到及时有效的落实和执行，随着计算机技术和信息技术的迅速发展，电子档案以及档案信息处理系统的应用极大地促进了管理效率的提升，并且档案管理的工作质量也有了一定程度的增强，但是在系统的运维和安全性方面存在的风险问题还没有得到彻底的解决，还需要进一步完善当前的管理制度，合理利用技术方法和手段不断提升管理的质量水平。

2 传统文书档案管理工作存在的问题

2.1 对文书档案管理存在思想误区，领导重视程度不够

由于受到中国传统观念的影响，各个单位的大部分领导干部对文书档案存在思想误区，对文书档案管理认识不到位，重视程度不够。一是表现在有些领导干部对文书档案管理工作存在一些误解，认为文书档案管理工作人员的本职工作就是归档保存相关文字材料，仅仅是在做表面工作文章，在实际工作中不产生经济效益，对单位没有造成实质性影响，从而对单位的档案工作管理人员不够重视，采取忽略态度对待，导致档案工作管理人员对自己的本职工作也放松了要求，认为只要做到保管材料不丢件，文字资料不外泄，查阅归档文件齐全就可以，工作态度缺乏主动和热情，实际工作也缺乏积极和创新。正因为上述原因，造成了文书档案管理工作的质量管理问题，影响了文书档案管理的科学化发展，成为了文书档案工作科学化发展的一大思想障碍。

2.2 对文书档案管理工作认识不足，管理人员管理力度不够

基于中国传统观念影响和单位领导重视程度不够等客观原因，文书档案管理人员对文书档案管理工作的认识层面仅限于表面层次，对于文书档案管理的专业知识和专业技能方面的运用有较大欠缺，文书档案管理人员自身存在对文书档案管理工作认识不到位的情况。主要表现在：一是文书档案管理人员在一些档案相关工作业务处理时，存在对档案管理工作不够熟悉，对档案管理工作的管理意识薄弱，在档案材料的整理和收集方面不够规范等问题。二是受中国传统观念影响和单位领导重视程度问题，与世界发达国家相对比而言，中国整体文书档案管理水平远远落后于世界发达国家，从而导致中国的文书档案管理工作处于弱势，缺乏专业的档案管理人才梯队建设，档案管理工作效率较为低下。

3 如何实现档案科学化管理

3.1 完善档案管理制度

对于档案的价值和重要性人们已经有了一个较为清晰和全面的认识，但是目前的首要任务和关键要点就在如何去完善当前的管理制度，来提高管理水平，进而实现科学化的管理模式。因此一方面要建立相应的法律规范，使档案管理的工作有法可依，做事有依据和参考；另一方面要扭转各企事业和单位目前管理人员的工作观念和态度，培养其认真履行工作职责的正确意识和良好的工作习惯，健全绩效考核和监督问责的相关机制。

3.2 规范管理流程

檔案的管理是一项基础性工作占据主要地位和部分的工作事项，通过对信息的搜集和整理，进而分析其信息的真假，评估对于单位发展的时效性和实用价值等多项工作为基础，建立起相应的档案来记录和管理相应的信息资源，这期间涉及到的诸多工作环节和程序都需要制定规范化和标准化的管理工作的流程，并做好期间的交接和办理手续等关键工作事项。

3.3 创新档案管理理念

档案管理涉及到方方面面的工作，随着时代的发展管理工作会发生很大的变化，因此管理人员也要与时俱进，适时转变自身对于档案管理这项工作的看法和观念，培养和树立创新观念。

3.4 提高工作水平，力争领导重视

单位领导对本单位的文书档案管理工作的重视程度，对单位的文书档案管理工作质量存在直接影响，档案管理工作人员在这里起到至关重要的影响。只有档案管理工作人员的本职工作做好了，得到单位领导的认可和满意，单位领导才会重视本单位的档案管理工作。档案管理工作人员要想提高本单位的档案管理水平，最重要的一点是要提高自身的工作水平，争取得到单位领导对档案工作的重视。一是要自我完善，增强创新意识和主动意识。档案管理工作人员要通过学习新的技术、新的方法，更新工作理念，用创新的思维和积极主动的服务态度来应对档案管理工作中出现的新问题，全面提高自身的服务水平和工作水平，在自己本职工作岗位上做出成绩，从而得到单位领导对档案管理工作的肯定和认可，让单位的文书档案管理工作得到更好的发展。二是加强单位领导对档案管理工作的宣传力度，增强单位领导对档案管理工作的了解和认知。档案管理工作人员应及时向单位领导报告本单位的档案管理工作，并将档案管理的相关知识和政策向单位领导传达，为单位领导提供有用的信息，让单位领导认识和了解到档案管理工作的重要性，从而起到重视本单位档案管理工作的作用。

3.5 提高专业知识，提升综合素质

文书档案管理工作环境和工作性质较为枯燥，从事文书档案管理的工作人员性格也较为内向，在工作方式方法上采用机械化管理，工作缺乏创新力和动力，文书档案管理工作人员在信息录入和操作时容易因工作麻痹产生信息错误，从而导致在今后的文书档案管理工作中出现信息错误的问题，这必将严重影响文书档案信息的正确性和规范性。因为文书档案的特殊工作性质，档案管理工作人员必须要耐得寂寞，以此保证文书档案材料的精准性。从事文书档案管理的工作人员需要具备专业技能，因为计算机运用和网络运用的普及，已覆盖到档案管理区域，这就需要文书档案管理人员需要具备专业的技能和管理能力，能够运用科学的方式方法进行文书档案管理，从而适应档案管理发展的新需求。

3.6 加强软硬件升级，采取科学的管理方式

传统的文书档案管理方式方法效率低下，因此，要提高文书档案管理的效率，就必须采用科学化的管理方式进行文书档案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立专门的档案资料库，同时配备专门的档案资料柜，计算机和网络设备。二是要改革软件。在软件方面，必须要结合单位实际，采用适合本单位实际工作的专用档案软件管理系统进行管理，通过运用合适的档案软件管理系统，可以最大程度地减少档案管理人员的工作强度，提高检察和查询效率，同时能建立起单位的档案数据库，确保档案资料的准确性和有效性。

参考文献

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[2] 程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].科技创新导报，2018（12）：58.

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