高校财务报销网上审批模式的开发和应用——以常熟理工学院为例

盛中民

（常熟理工学院 财务处 ，江苏 常熟 215500 ）

2012年，财政性教育经费支出占国内生产总值比例首次超过4%，特别是高校，经费少则几个亿，多则几十亿，清华北大甚至达到了上百亿，如何花好用好教育经费，给各高校带来新的难题。行政事业单位内部控制规范的试行，促使各高校制定了较严格的财务报销审批制度，经费管理的分级授权和签字制度使得报销人员“签字难、报销难”的情况尤其突出。为此，常熟理工学院探索开展财务报销网上审批系统的开发和应用。

一、 传统报销模式的弊端分析

（一）报销难

高校现行的财务报销模式主要有手工报销、网上预约、投递式报销等模式。手工报销是最传统的方式，报销人员拿着发票找各级领导签字再到财务处排队报销；网上预约是采用财务网上预约系统，财务报销经办人把原始发票分类输入预约系统，预约一个合适的时间到财务处报销，这种模式部分解决了报销人员集中报销的问题，但审批签字还是要找各级领导；投递式报销则是网上预约的升级版，报销人员把领导签好字、手续规范的票据和网上预约单投递到财务处指定的地点或专人手上，由财务处后台集中审核付款，从而实现无需现场等待的报销方式，但该模式要求经办人非常了解学校的各项财务制度，保证投递的票据符合财务的各项报销规定，否则容易造成因票据不符合财务报销规定而引起退单的麻烦。现行各报销模式都存在签字难、报销难的问题。

（二）内部控制弱

虽然各高校都建立了各项经费审批制度，超过一定额度的需要各级领导对报销的原始票据等进行审核，但不少高校领导，特别是校级领导经常出差，回到办公室往往有很多人等着排队签字，有时来不及细看合同、验收报告、审计报告等各项附件材料就“被” 签字，审核流于形式。

（三）规范化弱

中央出台八项规定以来，各高校为了加强财务管理和监督，制定了不少严格的财务制度，不少报销人员对各项财务制度和报销流程了解不深，往往不清楚什么样的发票能报销、什么样的发票需要哪些领导签批，经常因签字手续不规范或发票不符合制度被财务人员退回，导致报销人员多次往返而对财务工作产生误解。

近年来，随着互联网技术的发展和数字化校园建设的推进，如何提高高校财务报销效率也是理论界和实务界的研究热点。杨光、蓝宗遂（2013） 提出基于数字校园的高校财务报账流程再造［1］；殷涛（2015）分析了现行模式下高校财务报销工作存在的问题，提出了优化高校财务报销工作的建议［2］；李月兄（2015）介绍了海南大学的网络报销模式［3］；张莎、王梅芳（2016）介绍了华中师范大学在分析传统窗口报销模式、信封报销模式、网上报销模式的基础上建立了财务报账员制度，合成网上预约报销系统、无现金支付系统和物流管理系统，开发了无等候报销模式［4］。因此，充分利用信息技术和互联网，开发财务报销网上审批系统是解决当前高校财务“签字难、报销难”问题的可行方法，相关高校由此做了有益的探索和尝试。

二、 网上报销审批系统的开发和应用

我们选择流程审批系统作为财务网上报销审批的应用方式，以OA流程软件作为基础平台来进行二次开发，同时把学校财务管理制度和审批权限要求嵌入在审批流程中，从而改变了原来的“签字难、报销难、效率低、规范弱”等问题，提高了学校财务报销效率。

（一）梳理财务制度，制定系统框架和流程图

财务报销从手工审批模式到网上审批，首先要有明确的制度保证，什么样的票据能够报销，各级领导的审批权限是否清晰、合理有效，均要仔细考量。在网上审批系统设计之初，我校财务处对原有的财务报销和经费审批的相关制度进行了梳理，并调研其他高校的先进经验和做法，修改完善了相关文件，继而开展广泛的宣传培训工作，让教职工了解各项经费的分级审批权限和财务报销的具体要求，这为网上审批系统的运行奠定了基础。

根据流程审批设计思路，财务处制定了审批系统的总体框架，按学校项目经费大类把审批流程分成设备采购、后勤维修、科研项目、人才项目、教改项目、部门一般公务经费、其他审批等大类，每个大类下按各项经费的性质再细分小项，尤其是手工审批要特别关注的经费，如招待费、劳务费、材料费等制定了不同的审批流程，具体见表1。

在确定网上审批系统各模块后，财务处召开主要职能部门的协调会，明确要求经费管理部门画出各子模块的报销流程图和表单。财务处根据相关财务制度来审核完善审批流程和表单，并把各级领导的审批权限嵌入在审批流程中，使报销额达到规定金额后系统主动要求转到更高一级的领导手中审批。

表1 网上审批系统模块表

（二）先易后难，稳步推进

按照先易后难、稳步推进的思路，财务处联合信息化办公室开展网批系统的设计与开发。利用原有教师信息服务平台， 2013年5月份上线了“设备采购、工程维修”网上审批模块。这类经费往往金额较大，审批环节众多，需要在不同的职能部门之间流转审批，金额较大的还要分管领导乃至校长审批，报销人找各级领导签字要花很多的时间和精力，是手工签字里最麻烦的一类经费，其审批流程如图1。

图1 教学设备采购审批流程图

把这类经费报销设计成固定流程网上审批程序，报销人只要把符合财务制度的票据和合同输入系统并提交下一级审批人，各级审批人在各自的权限内完成审批并提交下一级；从第八级审批人开始，把经费校级审批权限嵌入到流程中，当报销金额在审批人权限范围内，可以直接转入财务人员审核制单；若超出权限则需转入更高一级的领导审批，从而保证内控制度的严格执行；最后，报销人待网上审批程序全部完成后，打印出审批单连同发票等相关票据前往财务处办理报销。

经过五个月的试运行，审批系统运行效果良好，报销人省去大量的跑腿工作；领导也不必待在办公室里签字，出差途中只要能上网便能完成审批工作。此后，学校又陆续上线了其他大类经费的审批，根据经费审批的不同特点和要求设计成固定流程和自由流程审批两大类。2014年开始，学校全面实行了财务报销网上审批，2015年又推出微信客户端，审批人可直接在手机上完成审批手续。财务报销网上审批系统由部分试运行到全部实行的分阶段逐步推进做法，有效保证了学校财务报销工作由传统报销审批到网上报销审批的平稳过渡，帮助学校教职工逐步适应财务报销审批方式的转变。

财务处在推出财务报销网上审批系统的同时，积极通过网上通知和网下培训，让教职工充分了解财务报销网上审批系统的详细流程，为每个学院（部门）培养一两名财务报账员，让他们熟悉财务制度和掌握网批流程，并为每一个二级学院指定一位财务联络人，财务联络人要深入其所联系的二级学院开展专题培训，为学院教职工就财务报销网上审批系统所提出的各类问题答疑解惑。通过一系列的工作努力，财务处帮助报销人积极转变财务报销观念和熟悉网上报销操作流程，有效推进了财务报销网上审批系统在全校的普及应用。

（三）听取意见，不断完善

财务报销网上审批对于高校来说是一个新生事物，审批人、报销人都有一个适应的过程，系统运行肯定会存在问题，财务处积极听取各方意见，修改完善审批不畅的环节。当出现某项新经费时，财务处会同相关部门设计更新审批流程并及时上线，目前已陆续上线了采购审批、合同审批、公务出国审批、预算审批等流程，基本保证涉及财务审批的事项都能在网上完成。

（四）拓宽功能，进行成本辅助核算

高校财务制度要求高校开展教育成本核算，加强成本费用管理，但高校会计制度又没有明确成本核算的具体方法，现行的高校财务核算软件基本没有成本核算的功能，对于院系、专业、课程的成本核算一直是高校的会计难题。

教学评估、专业评估等都要求高校提供年度的教学成本、专业成本数据，在网上报销系统运行成熟后，可以加入成本核算的要求，财务处和二级学院根据实际需要建立若干个作业成本中心，由报销人或院系（项目）负责人在报销费用时直接选择记入相关学院、专业的作业成本中心，这一方面为财务处进行成本核算提供基础数据，另一方面也便于二级学院统计院系、专业、课程的直接成本。

三、 网上审批系统的创新与意义

（一）充分利用互联网和信息技术，提高了财务报销的效率

借助学校的信息门户，财务报销网上审批系统把财务报销人与审批人紧密联系在一起，充分利用互联网为报销人与审批人提供了方便，有效提高了财务报销审批的工作效率。报销人通过个人的信息门户可直接登录财务报销系统，按照报销业务选择对应的经费大类进入子项目报销模块开启报销工作流程。各级审批人在信息服务平台中的“财务审批”可随时了解需要自己审批的报销事项，审批完成后再通过网络转交下一级审批人继续审批。发票上只需报销人或经办人签字，其后由财务人员审核发票后在财务系统完成审核制单，并通过无现金报销系统直接把报销款项打到报销人的银行卡或供应商的单位账户。由于报销审批的所有流程均在网上进行，即便出现审批单填写错误也可以在网上退回修改后再重新填报办理，这样一方面避免了财务报销人平时找各级审批人跑腿签字的过程，同时也使审批人可以灵活运用自己的时间，随时登录系统，及时完成审批。财务报销审批工作因此变得省力省时而且高效，彻底改变了以往签字难、审批难、报销难的问题。

（二）实现了财务管理的规范化

财务报销网上审批系统是学校财务管理制度在实践中的进一步发展与完善，其借助网络化优势而具备了分类明晰的报销审批模块、流畅规范的报销审批流程、责任到人的报销审批记录等特点，体现了学校在推进财务报销公开透明以及加强财务监督管理方面的努力与效果。首先，财务报销网上审批系统中，经费列支渠道被划分为设备采购、后勤维修、科研项目、人才项目、教改项目、部门一般公务经费等大类经费，每一类又分别加以明确细分子项，涵括了各项经费报销的各种事项，在方便教职工进行选择报销的同时，也使得学校的各项经费支出因分类明晰而便于监管。其次，财务报销人在网上开启报销流程，填写审批单转交下一级审批人，审批单内容要求与发票等票据一致，报销事项说明要求简洁、清晰，审批人在权限内完成审批即可提交财务人员审核；若超出权限，系统会强制要求转入更高一级的领导审批，全部的工作流程衔接自然、流畅规范，易于操作和管理。再者，每一级审批人在进行审批时，都要求明确自己的审批意见与经费列支项目编号，系统则对每一位审批人的审批操作都记录在案，这就使得工作责任随报销审批的流程环节落实到了每一个具体的人，报销人、各级审批人均可随时登录系统查看报销审批进程。学校的各级领导在权限范围内，可查询相关单位的实际报销内容，如招待费、劳务费的明细情况，设备采购、工程维修合同和验收报告等，既增加了财务信息的透明度，也加强了财务监督。

（三）实现了内部控制的信息化

内部控制如何有效运行，信息化是内控落地的有效途径。网上审批系统不仅涵盖了财务报销的各个流程，还拓宽到业务层面的内部控制流程，我们把预算审批、采购审批、合同审批、成教收入审批及各项事前审批都设计了规范的流程，把内部控制的各个审批环节都嵌入在系统中，各个申请人和审批人在各自的权限内完成各项内部控制的审批，实现了内部控制的信息化。

四、 结语

如何真正做到“以人为本”，使学校广大师生受益，一直是学校推进信息化建设中所坚持的工作主线。学校按照自己的理念和思路构建系统平台，以实用为主，把为师生服务放在第一位。财务报销网上审批系统在提高学校财务报销审批效率和规范学校财务管理方面发挥了积极作用，为学校教职工带来了极大便利，充分体现了信息系统的实用性和学校“以人为本”的发展理念。

网上财务报销审批系统设计初期是独立运行的系统，随着该系统的不断完善，它与财务核算系统、预算管理系统、成本管理系统建立关联接口甚至一体化则是未来的努力方向。

［1］ 杨光，蓝宗遂.基于数字校园的高校财务报账流程再造［J］.财会月刊，2013（10）：95－96.

［2］ 殷涛.“互联网+”模式下高校财务报销工作改革探究［J］.教育财会研究，2015（12）：57－60.

［3］ 李月兄.高校财务报销模式探析——以海南大学为例［J］.价值工程，2015（29）：11－13.

［4］ 张莎，王梅芳.高校财务报销模式探析——以华中师范大学为例［J］.教育财会研究，2016（4）：52－53.