OA协同办公平台的构建及影响

秦彤琦

摘 要：随着社会和信息技术的不断发展壮大，网络所扮演的角色在现代社会越来越重要。如今，计算机技术的发展已日渐成熟，为网络办公的发展提供了便利条件。传统办公是通过单一的手工劳动来进行大部分工作，不仅错误率较高，而且效率低下，与此同时通过纸质材料保存的数据无法长时间保存，数据信息丢失率颇高，这都会给企业带来巨大的损失。所以，办公自动化是企业长久发展的必经之路。

关键词：OA协同办公，办公系统，构建

此次办公协同管理平台的构建将目标定位于办公移动化、无纸化及相当程度上的远程办公，提升各级部门、职员对工作计划以及上级派发任务的执行力，解决对日常事务管理、行政人事管理的各项事务等，并为未来企业发展可能出现的整合业务系统（ERP、财务系统、档案系统及未来可能使用的其他系统）数据的隐性需求搭建平台。同时规范管理行为，通过OA协同办公系统的流程约束，达到规范管理过程，追求理想的管理结果。

一、实现流程制度化，管理规范化

相关内容如下：1）、建立企业门户，根据不同部门以及不同业务方向来建设不同门户并进行信息公开展示；2）、实现公司工作管理流程的申请与审批，实现无纸化工作流程审批，提高工作效率；3）、建立部门、个人收、发文管理流程；4）、建立文件信息归档、档案管理流程，实现无纸化档案管理；5）、建立电子公告，发布公共信息，创造透明的信息公开；6）、实现事务管理，例如会议安排、日程安排、工作安排等；7）、实现对公司所有资产、物品以及对人事档案的规范管理；8）、对公司的项目工程进行管控如追踪项目的进度、人力资源的调配等；9）、实现企业内部信息沟通交流，保证信息传递的真实性、有效性和时效性。

做出以下规划：

1、基于SOA插件式的整合平台

基于SOA架构设计的协同平台，可以将平台中已有的分散功能应用组织起来成为可以相互操作处理的基于标准但高于标准的服务组件，具备集成理念，这些服务组件可以按照相应的业务需求快速高效的重组重用。办公平台可将Portal门户服务、短信服务、工作流约束、文档管理等作为基本服务项，用户可以根据自身职能需要进行自定义重组，同事还可以将用户已有或未来的功能作为特定项目一同整合到综合信息平台。

2、灵活的工作流程引擎

平台的工作流管理需要符合WFMC标准，功能要支持图文化定义方式，能够满足灵活的业务流程绑定表单方式以及不同企业的特殊需求，同时提供相关流程效率的追踪分析功能，辅助企业规范整合流程，提升企业办公、管理效率

3、强大的自定义表单工具

对于企业个性化需定制的办公管理需求，当系统的基本标准功能模块不能满足其相应需求的情况下，可以利用平台的自定义表单工具帮助用户快速重组设计以满足应用的服务表单，表单能够结合任意流程，也可以作为独立的功能模块应用到系统中，并且能够通过自定义的功能查询和统计应用来分析已发生的业务流程数据。

4、良好的系统开放性

系統开放性主要表现为两个重要方面：系统的业务模块再开发能力和后台业务的整合能力。需要系统提供多样的二次开发接口，支持用户高效快速扩展新的业务项目；整合能力包括与第三方后台业务流程系统的整合，把企业的IT资源充分协同起来。

5、灵活多样的部署方式，支持集团化企业应用

对于多个法人、多组织的大型集团公司，可以根据分公司相应业务设定各自门户，将集团公司总部的管理建设成为开放化、扁平化的管理模式；对于非集团性公司，根据相应的业务流程构造设置不同的信息门户，实现高效的信息交流共享管理和协同组织，使管理转向精准化，集约化和规范化。适应从单一企业，多元企业到集团型企业不同规模的多样需求，可支持集团企业总部和分子公司的文本交互、信息沟通、信息共享等业务。

6、外部组件标准集成接口

可集成多种第三方的工具组件，如视频语音会议、手写批注、短信平台、电子签章、CA安全认证、E-pass身份认证卡等，辅助用户以更安全、更高效、更科学隐私性更高的方式应用协同管理平台。

7、支持移动客户端应用体验

随着经济全球化竞争越来越激烈，市场环境瞬息万变，更加要求企业能够迅速响应市场变化，以上移动技术在国内应用广泛，与此应运而生的是企业的移动办公需求。协同办公管理平台与安全技术、移动技术相结合，支持移动客户端操作，远程审批，更迅速高效的实现企业对信息变化的响应。

8、支持多种外设硬件设备

OA平台所公开展示的门户信息、个人信息可以通过手机等外设硬件对接整合，由权限控制在触控设备上进行信息展示，进而方便员工进行登入操作，可在一线员工、员工量大的区域设置一体机，通过一体机随时进入企业内网和办公平台进行相关信息查询，查看公司动态，解决流程任务，了解相关技术知识文件、公司制度、操作规则等信息，并进行工作的汇报，极大的方便了员工了解参与使用OA平台，提升员工登入OA系统进行办公的积极性，提 高企业管理效率，提升运作效益。

至此，公司在实施构建OA自动化办公系统平台之前，要对公司流程手续、执行表单进行梳理，优化简化工作流程，整合信息资源，在进行详细的计划和布署之后，建设一个具备自动化办公、信息交流的全面平台。

二、通过企业级OA协同管理平台的建设实施，用户获益如下：

1、面向企业运营管理的协同软件

管理规范，工作效率提高，支持企业业务流程重组，打破部门间的壁垒实现高效交流协同，企业各级管理者实时掌握各维度信息并做出相关决策，支持企业在社会的快速发展过程中低成本变革。运营成本的节约是通过无纸化办公的实现，无纸化办公节省了大量纸张、表格的印刷费用；工作审批流程的规范快捷为用户节省大量时间；通过完善快捷的信息交流渠道可以大幅降低通讯费及差旅费用。

2、精准管理：规范和管控整体运营

通过将管理思想融入系统以应用对企业的战略分析、计划执行、业务策划、经营过程和员工工作进行全方位管控，持续走信息量化、细节监控及过程管控的路子，保证企业的精准执行力。提高企业竞争力、凝聚力，加强员工与上级沟通流畅度，信息反馈通道畅通，为发挥员工的个体智慧和积极性提供平台，企业部门的内部凝聚力大大增强。

3、全面协同：打造柔性的立体企业

基于中国的信息扁平化构造和柔性管理文化、沟通的全新团队协作模式，全面提高企业的决策、执行、协同、反馈和应变效率，填补金字塔结构的管理弊端。冲破企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地区、部门之间的桎梏所带来的信息孤岛，从而提升企业的整体竞争力和前进速度。消除信息孤岛、资源孤岛：协同办公平台的协同性可以彻底消弭由于企业内部各业务部门相互独立、数据交互程度低，信息共享程度低、管理不集中，维护管理工作量繁重等因素形成的"资源孤岛”、"信息孤岛”。

4、环境动力：构建治本长青的管理环境

在架构运营效力提升的同时保持部门中职员的积极心态，强调"以人为本”，在日常的协作工作环境中进行严谨的团队经管、知识积累与转移，并完成团队的激励、奖惩、学习及进步，为企业长期发展建设一个积极的管理文化和管理环境，做到"基业长青”。

参考文献：

[1]刘亚菡.企业OA协同办公系统建设及后续开发与应用[M].新财经：理论版-2013

[2]夏维.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[M].中国信息管理化-2016

[3]许明霞.OA协同办公系统在企业信息化建设中的重要性[M].中国玻璃-2014