档案信息化管理的优势及安全问题

何玥玥　李梦珂

摘 要：随着国家的发展，科学技术也随之日益进步，档案信息的管理工作也有了更高的要求。档案管理部门为了更好地提升档案管理效率掘弃了传统的档案管理工作方式，引进了新兴信息技术。针对档案信息化管理的优势以及容易出现的问题，笔者将例举出优势及提出几点合理化解决问题的措施，以供相关档案信息工作人员了解。

关键词：档案 信息化管理 安全问题 防范

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

前言

相关信息管理人员在档案信息化管理工作开展的过程中应对自身工作加以重视，针对档案管理方式应当引导各个部门的工作人员进行合理创新，为提升管理效率采取有效的管理措施。与此同时，为保证档案信息化管理的发展性，更要重视其先进性，针对档案信息化管理过程中遇到的安全问题，做到及时发现及时解决。

一、档案信息化管理优势

1.充分利用档案资源

传统档案管理一般都是纸质版，工作人员对档案复印归类细分后进行保存，纸质档案的繁琐的工作方式和保存方式不仅增加了工作人员的工作量，查询档案信息也非常麻烦繁琐，大大降低了档案管理的效率。而在计算机网络技术快速发展的今天，管理人员摒弃了传统的纸质化档案管理，实行起先进的数字化档案管理方式，档案查阅人员不受地点和时间的限制，随时随地在线查阅档案信息，不仅简化了流程，而且也提升了档案管理的效率。由此可见，档案信息化管理的优势在于充分利用了档案资源[1]。

2.提高档案管理效率

在传统的纸质版档案管理中，查询一份档案需要逐一查找，如果不能提供精确的档案的名称查询起来更是麻烦，所以查找的效率非常低，而且增加了损坏文件的概率。而在数字化管理方式中就要方便得多，管理人员只需要在计算机上输入相关的标题或者关键词就可以检索到要查找的文件资料，不仅缩短了查询时间还提高了查询的准确率。在管理以及查询的过程中，计算机系统包揽了大部分工作，不仅减轻了工作人员的工作量，也降低了人力成本，同时大大提升了管理效率。

3.便于信息传输共享

对于传统的纸质档案，使用人员一般通过相关部门邮寄或者传真的方式来获取档案，不仅过程繁琐而且不能很快的获取档案，为使用人员带来了很多不便之处。而信息化档案管理却能充分利用信息网络的功能，能将档案信息在短时间内传输给使用人员，既节省了人力与财力，也提升了传递时间与效率。

二、档案信息化管理中存在的安全问题

1.电子档案真实性问题

在纸质版的档案管理中，工作人员归纳总结完档案，需要领导签字盖章之后才能进行保存，这种方式确保了档案的真实性，但在信息化管理中采用的是电子档案，管理人员对于签字盖章流程无法实现，所以无法确认档案的真实性，而且电子档案复制性非常强，不法分子复制档案真假难辨，档案的合法性难以保证。对此情况，管理人员应对存在的安全问题全面分析，提出有效的应对方案，保证档案的管理质量[2]。

2.档案传输安全性问题

信息化档案管理充分利用信息网络的功能，能将档案信息在短时间内通过互联网传输给使用人员，但这在一定程度上影响了传输过程中的安全问题，档案将面临着被恶意窃取、篡改、伪造等可能，特别是对与于高度机密文件信息，管理人员应对这一问题提出合理化建议，以保证档案的安全性。

3.档案保管安全性问题

在电子档案保存的过程中会遇到一些意外的情况影响档案的保存，如计算机硬件或软件出现问题，如工作人员操作失误，或者是计算机使用寿命问题等原因，都会导致档案受损甚至丢失，所以，管理人员应当重视档案保存期间所能遇到的安全问题，采取有效的措施避免以及解决问题。

4.计算机病毒的威胁

在科技发展迅速的今天，互联网技术越来越成熟，但互联网具有开放性，网络中的不安全因素越来越多，其中最无可避免的顽疾就是计算机病毒。在档案传输过程中计算机面临着被病毒入侵的风险，计算机被病毒入侵极大可能會使档案管理系统遭受攻击，档案信息将面临威胁，这将对档案管理部门产生很大的影响。因此，对于防治计算机病毒的问题是非常有必要的。

三、档案信息化管理中应对安全问题的策略

1.提高技术应用

1.1采用电子签章，即利用图像处理技术将电子签名方式转为与纸质文件盖章方式相同的视觉效果，或者在文字处理软件中嵌入手写输入板签名的方式或借助保密密匙对文件进行加密处理以保证电子档案的真实性问题。

1.2限定档案的使用限制，建立或使用档案输入相应证件信息，并且输入正确密码以保证档案安全性。

1.3对档案文件设置禁止编辑操作，使档案只能处于查看状态，保证了档案的真实性。

1.4对档案设置防火墙，监控和鉴别进出两个方向的数据系统，既可以避免无关人员对档案信息的非法入侵，又可以防止档案信息外泄的风险，确保了档案免受非法侵犯[3]。

1.5对档案文件进行数据备份，防止发生意外导致档案丢失。

1.6设置双密匙玛加密，发送档案过程中使用公开密匙，接受者只有进行密文解密才能获取档案的内容，这保证了传输过程中的安全性问题。

2.完全管理制度

针对档案信息化管理的过程中遇到的安全问题，解决问题只是一部分，更重要的是防止问题的发生，首先应对工作人员的职责明确划分，工作人员了解自身职责重要性，帮助明确自身工作职责，构建完整的管理制度。另外，应对电子档案严格监控，没有领导审批不得外借。

结语

档案信息化管理为管理人员的工作带来了巨大的便利，但也带来了很大的安全隐患，相关管理人员应该对自身的工作加以了解以及更加重视，保证对档案的管理达到最高标准，提升自身工作效率。对于安全问题不仅要防护，还要定期的检查，以防止发生网络安全隐患，当问题发生时要立即采取措施解决，还要防止下次的发生。对于文档要做好备份，以免发生意外丢失数据。

参考文献

[1]熊伟.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].中国管理信息化，2016，05（20）：168-169.

[2]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014，06（12）：250.

[3]李丹娜.浅谈人事档案信息化管理[J].科技资讯，2014，08（05）：211-212.

作者简介：何玥玥（1982.9-），女，汉 族，湖北十堰人，助理馆员，本科学历，研究方向：档案。