关于数字档案馆的思考

杨焕英

摘 要：数字化发展的社会脉络正在不断推动信息技术的进一步发展，而科技的发展又推动了信息化社会的建设。在这一社会背景下，将档案管理进行数字化，建设数字档案馆，正在成为社会发展的必然要求。为促进信息化建设和现代化的档案管理，进行数字档案馆的建设十分重要。本次研究从数字档案馆的概念和作用入手，分析数字档案馆建设的必要性，为完善数字档案馆建设的方案提出理论上的支持。

关键词：数字档案馆 数字化 数字建设 信息资源

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

前言

对现代社会的发展而言，不断强化信息建设是必然的要求。社会发展要求档案馆的建设需要进行进一步提高，而数字档案馆的建设能够有效地降低档案管理压力、提高档案收纳容量，具有比纸质档案管理更加便于管理的特性，是档案馆发展的必然方向和选择。因此，不断完善数字档案馆的建设方案，能够有效提高数字档案馆的建设质量，进而不断加强其建设水平和效果。

一、数字档案馆

数字档案馆就是指代能够对档案进行储存和管理，方便对档案信息的利用的一个数据空间。它是一个能够对档案信息资源进行管理、处理和阅读、查找的信息系统，不仅是数据中心和对档案信息的发布利用，更能够对档案通过收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用的流程进行有序的处理和集成管理[1]。这种方式具有信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等特点，能够突破传统业务管理的限制，促使档案管理的效果最优化，保证档案信息的真实完整和有序性[2]。

二、数字档案馆建设的必要性

1.新形式下档案工作的必要性

档案工作一致以来都有着数据工作量大的问题。现代已经迈入了知识经济、信息社会，档案数量正在呈爆炸式的增长。在这一前提下，为保障档案管理能力得到进一步的提高，进行数字档案馆的建设具有高度的必要性。数字档案馆的建立能够更加简便地进行档案信息和数据的查询，其优势更加适应现代社会的发展方向。

2.有助于提高档案管理水平

进行数字档案馆的建设，对档案管理水平的提高，具有积极的作用。由于现阶段网络技术的不断发展，利用网络信息技术构建起的数字档案馆更加符合社会发展的需要，而网络技术通过关键字搜索等方式，能够更加简单地展示出资料检索结果，在进行归档、整理和使用时，能够大量地节省时间。利用云技术，也能够将档案信息资料储存到网络上，减少了资料丢失、损毁的可能性。另外，利用网络技术进行的档案管理，超越了实体的界限，传递档案信息可以只通过网络进行，使得档案传输更加便捷。数字档案的输入、编写和修改也比传统的方式更加便捷，因此能够起到良好的效果，提高档案管理水平[3]。

3.有助于提高档案信息服务质量

数字档案的建立，也有助于提高档案信息的服务质量。传统的档案信息服务过程中，想要找到所需要的信息时，往往需要在浩如烟海的信息库中进行检索，但数字档案馆所提供的信息搜索服务则非常简单易行，搜索出的信息也更加准确及时。这种信息比传统的信息检索和管理方式具有更高的实用性和准确度，能够在工作中起到更大的作用。而档案信息质量的提高，最终有助于促使公共服务能力的提升，促进资源配置能力的提升，令广大人民的社会服务需求得到满足。

三、数字档案馆的建设方案

进行数字档案馆建设，需要在遵守国家的法律法规标准的前提下，进行各方面的准备工作。建立数字档案馆，首先需要对信息资源进行整合，同时需要避免出现设备和网络的安全隐患。而保证数字档案馆的建设质量，则需要培养相关的人才、更新管理理念、准备充裕的资金，才能够令数字档案馆的建设起到真正有助于提供社会服务的效果。

1.完善数字档案信息资源

建设数字档案馆，首先需要完善信息资源。现阶段在进行数字档案馆建设中有两方面的工作，其一是将传统方式中建立起的纸质信息档案录入到数字档案馆中，其二是直接利用数字档案馆的系统进行新的信息资源录入。以上两种方式都是现阶段进行数字档案信息完善的主要工作，因此需要作为核心工作进行完善和强化。因此，在数字档案馆建设的过程中，首先需要注意的就是对档案信息的完善和丰富，注意随时进行信息资源的补充，同时利用网络资源，对互联网上的信息進行搜集和补充，以强化数字档案馆在资源上的优势。与此同时，也可以通过加强信息资源开发的方式，强化信息资源的共享能力，以保证能够更好地达成对广大人民的服务能力。

2.保障数字档案建设安全

保障数字档案的信息安全，需要从两个方面入手。其一是档案本身的安全性，其二是网络平台的安全性。前者针对的是数字档案系统本身的问题，需要构建一个完整有效的、具有高度安全性的数字档案管理系统，令其具有较高的完成度和实用性，避免出现系统崩溃、卡Bug、系统本身出现漏洞导致数据损坏的情况。另外也需要注意进行信息数据的备份，避免当系统出问题时导致数据大量丢失。而后者针对的则是与网络大环境相连接的情况下，可能会出现的外部问题，需要建立严密的防火墙，避免在搜集网络资料、丰富数字档案馆的资料库时，被外部病毒侵入系统内部，造成严重的系统损害[4]。数字档案馆在建立的过程中，需要将安全保证放在比较重要的位置上，利用严格的管理制度和较高的信息技术水平，保证数字档案系统的稳定性和可靠性，提高其可控性，同时减少其可能遭受到非法修改的可能性。这样才能够进一步保证数字档案系统的稳定性和应用效果。

3.培养相关建设人才

由于数字档案馆的建设和维护需要具备较高的信息技术水平，这就意味着对信息技术专业人员的要求比较高。首先，档案管理本身就需要工作人员具有比较高的专业素质和知识，而技术上的要求又进一步提高了人力资源的成本。这意味着数字档案馆的建设过程中，需要具备档案管理专业素养、相对较高的信息技术能力和管理能力的复合型工作人员，因此相关人才的培养至关重要。另外，在工作的过程中，工作人员进一步提高自身专业能力也非常重要。管理人员需要在实际工作的过程中进一步进修，不断提高自身的工作素养和能力，进一步加强对工作的理解，成为能够满足现代数字档案馆建设要求的复合型人才。

4.更新管理理念

另外，由于新式的数字档案管理的理念，与传统的档案管理方式有着较大的不同，因此在管理过程中，需要管理人员不断转变其管理理念，使之符合数字档案馆建设的要求。针对数字档案馆的建立和管理现状，改变原有的纸质档案管理经验，转向更加重视档案管理过程中的信息化进程，加强对系统的开发和改进，提供更加优质的服务。另外，也需要针对信息资源的特点，对数字信息资源进行深入的研究，加强对信息资源的网络化的理解。对数字档案馆的管理模式得以更新，才能够不断提高信息档案对社会建设的辅助和服务作用[5]。

5.提供资金支持

最后，在进行数字档案馆的建设过程中，也需要国家进行大量的资金支持。数字档案馆的建设立足于现代信息技术之上，对科技水平有比较高的要求，这就意味着在新技术方面的投入较大，购买高新技术的硬件、设施，进行软件的设计和定期维护升级，建立管理系统并不断加以改进，这些都需要较大的资金支持。额与此同时，全国范围内的档案数据资料数量庞大、种类繁杂，将之录入到计算机系统中，进行检查、纠错、核查，也需要大量的人力资源，这一部分的成本支出同样是比较大的负担。然而这份投入并不是一次性的，由于信息技术发展的速度异常迅猛，后期的更新工作同样是较大的投入。因此，巨大的资金支持是十分必要的。

结论

综上所述，进行数字档案馆的建设和发展，对科技不断进步和创新，信息化不断深入发展的现代社会而言，进行数字档案馆的建设，是档案管理的必然发展方向。数字档案馆的建设在新形式下档案工作中具有高度的必要性，有助于提高档案管理水平，同时有助于提高档案信息服务质量。而针对数字档案馆的建设方案的构建和改进，对档案管理效果的提升而言，同样具有重要的积极意义。通过完善数字档案信息资源、保障数字档案建设安全、培养相关建设人才，不断完善数字档案馆建设条件，提高数字档案馆的建设质量，是新时代进行数字档案馆建设的必然要求。

参考文献

[1]张春霞.浅谈档案数字化建设原则的几点思考[J].内蒙古科技与经济，2017，03（06）：17+19.

[2]丁国莉.关于数字档案馆建设相关问题的思考[J].黑龙江档案，2017，05（01）：39.

[3]邓红梅.关于企业數字档案馆建设的思考[J].档案天地，2014，11（S1）：111-113.

[4]寇文君.关于数字档案馆建设的几点思考[A].新形势下档案资源管理服务[C].2014：5.

[5]葛建华.关于企业数字档案馆建设的思考[J].兰台世界，2013，15（S5）：66-67.