新形势下图书馆采编业务外包的思考

王淑军

摘 要：随着信息技术的发展，大数据时代已经来临，传统图书馆业务流程重构已不可避免。采编作为图书馆的一项基础性工作，为提高工作效率，提高资源利用效率，更加专注于读者服务等工作，目前许多图书馆都采取了采编业务外包的形式。但如何在提高效率的同时，更好地提高和控制采编的质量，为读者提供更好的服务，是亟待要解决的问题。

关键词：业务外包 采编 质量

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

一、采编业务外包的动因

图书馆采编业务外包是指图书馆和图书承包商之间，借助现代化的网络技术，通过网上数据传输，异地（或到本馆）帮助图书馆完成其图书分类、图书编目、图书加工等任务的一项业务活动，是其社会化过程中合理利用外部资源的一种有效方式，它既是当前社会发展的趋势，也是图书馆自身发展的客观需要，不仅能最大限度地节省图书馆的人力、物力、财力资源，而且能从根本上解决图书馆新书利用滞后等问题。它使得图书馆节省了人资资源，减少了资金和成本的投入，加强学科服务工作，提升图书馆的整体实力和知名度。当前高校图书馆和社会图书馆都面临着图书馆馆员的人力资源稀缺，面对图书馆的大量兀杂的工作任务，在工作人员无法按时完成工作任务的背景下，希望通过借助外包服务商专业化的资源来完成图书馆一些非核心、辅助性的业务，用来弥补馆内的人力资源不足，节约运营成本，提高服务质量，使图书馆专注于其核心业务服务，将传统图书采编的辅助性工作外包，成了不二选择。

目前，国内图书馆业务外包主要有以下几种形式：采访外包、图书加工外包、编目外包、回溯建库外包、报刊装订外包、流通上架外包、计算机硬件维护外包、现代技术外包、物业管理外包等等，其中采编业务外包是目前图书馆应用最广泛、成效较显著的一种。当前，采编业务外包的内容相对集中在图书馆的非核心业务上，大多数图书馆的外包内容就是书刊加工，如盖馆藏章，贴条码，贴书签，嵌入词条等一些简单重复的工作。

二、采编业务外包存在问题

采编业务外包已成为图书馆提高服务质量和工作效率的有效途径，是图书馆改革发展的一种必然趋势，但采编业务外包过程中还存在诸多问题，需要更加合理的规划，更加优化的程序，更加精通业务的工作人员，来优化和完善整个外包业务。

1.承包商服务质量难以保证

书籍承包商根据外包协议为图书馆提供服务，本是为了提高效率，节省成本的行为，但在实施过程中，屡屡发生一些问题，导致整个外包业务质量不高，其主要集中在图书质量、编目数据质量、服务质量等方面。

图书质量问题。在采编业务外包过程中， 图书质量的问题集中体现在以下两个方面： 一方面是图书自身质量问题， 包括图书装订质量差、图书残损及书源较差等； 另一方面是图书加工质量问题，包括贴错标签、漏盖馆藏章、非外借图书未按要求加工、索书号书写不清、索因书商原因导致的重书、换书后仍按未换书前信息加工导致所有加工款目完全错误等。

编目数据质量问题。从目前的情况来看，绝大多数的图书供应商都提供MARC 数据，基本上得到了图书馆的认可，但因书籍承包商问题，配送的编目数据来源参差不齐，有些是套录国家图书馆和高校文献保障系统（CALIS）等编目中心的数据，有些是书商自己组织编制的，因此，有些数据在转入图书馆自动化系统后发现数据不全和数据丢失的现象。另外，外包商的编目人员专业知识缺乏，在编目时主要是套录数据，对于丛书和多卷书不能准确分类，或不能按照各自图书馆自身特点来进行数据采集和加工，如索引号、馆藏信息的分配以及图书编目信息的查重等。

服务质量问题。尽管在书商承接外包业务时都会签订详尽的服务条款，但由于一家书商往往承接很多客户的业务，因此需要各图书馆在业务来往中与书商保持顺畅的沟通， 才能最大限度地降低出错率， 保证服务质量。

2.外包业务过程管理难

外包业务从最初的合约签订，到过程监管、到最后的验收，都需要双方良好的沟通和协调管理，在实际操作过程中普遍存在一些問题，诸如沟通不畅、各负责部分之间相互推诿扯皮、书商主要负责人频繁更换，或更换负责人时交接不明导致外包服务质量大幅波动、已明确沟通过的问题并未按要求实施等。在操作过程中，由于书商安排的编目人员不属于图书馆人员，容易形成书商工作人员对图书馆的指示阳奉阴违等现象，导致编目质量下降。

3.专业人员成长障碍

采编部一直都是图书馆技术含量相对较高的部门之一，采编人员对本馆的特色、运作方式、管理机制等熟悉度相对较高，所以采编人员的专业能力对图书馆事业的发展至关重要。由于业务外包后，很多本应由馆内人员完成的工作，都由书商来完成了，这并不利于图书馆行业的未来发展；另外，也不利于图书馆内部工作职员对自己操作能力的提升与进步。

4.容易形成依赖症

传统的图书馆业务都是由图书馆内部工作人员完成，采取业务外包后，一方面自身技术能力会慢慢降低，同时还可能对图书承包商形成依赖症，从而导致导致书商的垄断经营问题。特别是在书商逐渐掌控着图书馆越来越多的核心业务后，图书馆会有被架空的可能，导致图书馆管理者无法真实了解掌握自身情况和发展现状，对图书馆的未来发展存在一定风险。

三、提高采编业务外包质量的思考

在当前互联网信息技术高度发达、大数据广泛使用的时代，图书馆采编业务外包已成为趋势，作为图书馆管理人员应该更多的考虑如何提高外包效率，加强外包质量控制，已达到节省成本，提高效率，更好为读者服务的目的。

1.科学规划业务外包内容

采编工作本身具备很高的规范化、专业化，因此执行采编业务外包，是现阶段图书馆整体范围内实施最广最具有效果的持殊模式。要充分调查了解自身图书馆人力资源配置、馆藏量，未来的需求等，本着节约资源、提高效率的指导思想，制定符合自身特色的详细外包项目规划，明确哪些业务或哪些缓解对外承包。根据国内外图书馆的实际操作经验，一般将重复性的劳动工作、技术含量低的工作进行外包如贴书签等。

2.谨慎选择采编外包书商

从图书馆开始对外包书商的考察、选择、签订合同、进行合作到外包结束，整个外包过程形成了一条环环相扣的供应链，承包商位于供应链的上游，一旦出现问题就会给图书馆带来很大的影响，进而影响到整个供应关系。因此业务外包能否达到预期目标，好的承包商是关键，必须科学谨慎选择。所以，需要全面的考虑承包商的业务水平能力，财务状况，人力资源情况，服务的质量好坏，信誉的高低，以及能否熟练地掌握图书馆各方面所需要业务技能等。在承包商选择过程中，要组建相关部门人员参加的评估小组，对承包商所提供的书籍的质量好坏进行评判，技术的高低，服务好坏巧信誉高低的考察与综合评估，根据综合评估结果来确定自己最后的战略合作者。

3.重视外包协议履行监督

外包业务或项目的履行情况，对整个项目最终的效果有直接影响，因此在与承包商的签订外包协议时，不仅要制订权责明晰的外包协议或合同，还要在外包協议中加入有关采编质量具体条款，应包括双方的职责范围、工作目标、动作方式、评估指标、完成期限、违约责任等内容。同时，最好对在外包业务实行项目化管理，图书馆自身应派专门人员针对专门业务进行专门监督，以确保外包协议履行到位。

4.加强与外包书商的沟通与协调

图书馆与外包书商本是互利互惠、相互配合的合作关系，必须加强双方沟通了解，只有在信任的基础上才能确保项目高效有序完成。各个图书馆由于其历史性、学科性等原因都有存在有别于其他馆的特点，因此，在合作期间，双方应针对图书馆方面的编目细则及编目中特殊要求进行交流。在交流过程中图书馆编目员承担着对外包编目员进行具体的业务指导和监督的职责，外包编目员根据指导制作符合图书馆要求的编目数据。在当前自媒体时代，合作期间双方可以借助率电话、微信、QQ、邮件等方式进行交流，遇有新情况、新问题双方及时相互通告协商解决。外包编目员在制作数据过程中遇有疑问应及时咨询并获得及时解答。图书馆编目员在进行数据质量管理过程中发现问题时，能够及时反馈给外包编目员，并告之正确做法，避免以后犯同类错误。总之，良好的沟通，是项目顺利完成，保证质量的前提。

5.加强业务技能培训

图书馆采编人员的业务能力直接影响整个图书馆的运行秩序，应加强编目人员的技能培训。编目人员要熟练掌握业务知识，及时更新知识，掌握最新、最前沿的各项技术，以适应时代发展。

总之，图书馆事业的发展是一项长期的系统性工程，采编业务外包质量的控制和提高，需要各参与方，从图书馆领导到具体的业务人员，从外包商到外包商具体工程人员的共同努力，不断提高业务水平和综合素质， 真正提高采编质量，才能更好地为教学科研服务， 为读者服务。

参考文献

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[2]谢丹阳.浅谈图书馆采编业务外包存在的问题及对策[J]. 黑龙江科技信息， 2017.05.

[3]张淑满.图书馆采编外包业务的发展及存在的问题[J]，黑河学刊， 2017.9.