电力工程档案数字化管理研究

王颖欣

摘要：本文先是简单的分析了数字化档案管理具有的优势和作用，然后具体分析了档案数字化管理的方法，通过建设信息管理系统、制定数字化管理规范、积极使用数字信息技术、提升档案管理水平，来实现数字化档案管理。

关键词：电力工程档案；档案管理；数字化管理

引言：在电力行业中，档案管理向着电子化發展是十分明显的趋势，随着电力工程的增多，越来越多的纸质档案产生出来，在档案的查阅和检索上变得十分麻烦。电力工程中的档案理需要一个规范标准的平台展开，电力企业需要着力于建设数字化档案管理，需要让档案管理信息化的进程得到推动。因此，本文研究的档案数字化管理对于电力企业有着重要的意义。

一、档案数字化管理的优势

在传统的档案管理中，档案管理工作量大，需要大量的档案管理人员展开工作，这也造成了档案管理成本增加。使用数字化档案管理是将纸质的档案都转变为数据式档案，在计算机上能够一次性完成档案的整理、录入以及编辑等工作，不仅节省管理时间，更让工作效率得到了明显的提高。例如：使用EEA亿普档案管理系统，作为一个电子档案的整合软件，能够将电子档案进行数字化转换，将纸质档案通过平板扫描、高速扫描的方式储存起来，然后对档案进行审核，在核对无误之后将数据库储存起来。这样也就实现了档案的数字化管理，让档案的收集和传输可以实现网络化进行。

二、档案数字化管理的作用

在数字化档案管理中，使用了计算机技术、网络技术以及数字化技术等技术，让档案管理领域技术上都得到了创新和改革，充分发挥出档案的增值作用，让档案管理工作得到了直线升高。在档案管理工作中，如果使用纸质档案，需要经常翻阅档案，容易造成档案原件出现破损，甚至出现丢失、篡改等问题。通过电子化管理，能够让档案的完整性得到保障，同时在使用档案的时候，可以利用搜索功能，快速找到需要档案，提高了档案查找的效率。

通过数字化处理档案，使得档案系统可以完成收集档案、编辑档案以及查阅档案等日常工作。在档案管理系统中，能够将电力工程整体资料档案展开监控，能够在网络上对档案进行检查和指导，在网络上实现转移、验收以及审核等工作。通过档案的电子化管理，可以将工程路途遥远的问题得到解决，更有效的提高了档案管理的管控效率和管控程度。

三、电力工程档案数字化管理方法

（一）建设信息管理系统

数字化管理的实现主要是通过数字技术、通讯技术以及网络技术展开，需要具备信息管理系统作为管理基础，通过系统的应用从而实现多重管理。首先要建设信息系统，需要选择具备良好扩展性，同时也方便展开管理的应用平台，可以向一些得到成熟应用的平台借鉴经验[1]。例如：电力工程可以使用业务框架平台以及系统集成平台，通过这些具有优良功能的平台对档案管理进行支撑。还需要重视和管理平台的联系，让档案管理平台具备更丰富的功能。例如：可以利用管理系统实现储存档案、检索档案以及修改档案等功能，通过丰富的管理功能设置，能够让档案得到更加高效的管理。企业可以建立档案信息化平台，采用新的计算机档案管理系统打破了以往档案管理系统的习惯，不仅提高工作效率、降低误差，还极大地节省了档案管理成本。档案数据可在电脑里储存、查询、统计，打印，实现档案管理现代化，查询时，只需操纵键盘鼠标，就可以迅速完成对相关资料的提取，大大提高了工作效率。利用档案管理系统提供的操作平台，从档案类型、分类方法到案卷和文件的录入信息，从用户录入和检索的界面到统计项目和档案目录的格式等，都可以根据需要自由地进行设计，提高了档案形成质量和提供利用服务的质量。

总之，加强管理，充分利用电力工程档案资源，使之更好服务于国家电网建设，是一项十分有意义、有价值的工作。只要我们切实加强电力工程档案的收集、管理、开发和利用，抓好工程档案的管理信息化建设，电力工程档案一定会在电力建设中扮演越来越重要的角色。

（二）执行数字化管理制度

在电力工程的档案管理中，需要执行数字化管理制度作为档案管理的规范和保障。在目前的电力企业中，对档案的管理在出现问题的时候，没有可以依据的规范解决问题，也缺少具体的标准实施管理[2]。因此，电力企业必须要建立完善的管理制度和管理规范，从而保证数字化管理的实施。通过数字化管理制度的执行，让档案的数字化管理得到妥善实施。例如：在数字化管理制度中需要对数据格式、储存位置做出统一的规定，让电子档案在编制过程中，可以能够统一形式，让档案管理的水平得到保障。

（三）积极应用数字技术

电力工程要想实现高效数字化档案管理，必须要从数字化信息技术出发，需要保证管理过程中使用的数字技术能够保持在先进水平。为了让电力工程获得更高效的数字化档案管理，企业需要不断引进先进的信息技术和管理技术，也要主动开发信息技术在管理工作中的应用。只有做到这样，才能充分发挥出数字技术和信息技术在管理工作中的优势作用。电力企业通过应用先进技术，让管理系统可以实现个性化服务，使用动态信息处理技术，对档案的照片、视频、文本进行动态管理，让档案的管理能够随着工程的进程得到完成。同时需要按照由近及远的次序让下属单位对纸质档案进行数字化处理。例如：在项目中出现新计划、新材料的时候，需要将纸质文本和电子文本移交出来，增添新内容，然后自动保存在系统中。

（四）提高管理人员管理能力

在数字化管理工作中，最本质的标准是数字化的水平，需要在管理工作中使用最先进的数字化管理技术。为了实现这样的目标，需要重视对管理人员自身能力素质的培养，要积极引进高素质人才，使用内部培训的方式提高管理人员的数字化管理能力。只有管理人员掌握了数字技术，可以使用信息技术在管理工作中，才能让企业的数字化管理得以实现。企业要落实针对信息技术和管理技术的培训，要求档案管理人员积极参与培训，注意提升自己的能力和素质水平。

结论：综上所述，本文先是分析了档案数字化管理的优势和作用，在此基础上，研究了开展数字化档案管理的方法。企业需要积极开发建设信息管理系统，不断制定并执行数字化管理制度，积极引进并使用数字技术，更要注意提高管理人员管理能力，从而让数字化档案管理得以实现，提升企业管理效率。

参考文献：

[1]张自立. 电力工程档案数字化的途径探究[A]. 《建筑科技与管理》组委会.2018年6月建筑科技与管理学术交流会论文集[C].《建筑科技与管理》组委会：北京恒盛博雅国际文化交流中心，2018：2

[2]林冬阳.基于全寿命周期的特高压电力工程档案管理优化[J].中国档案，2017（10）：60-61