谋定后动 厚植优势——杭州市城建档案馆基于新时代智慧档案馆建设的创新实践

周惠英/杭州市城市建设档案馆

编者按：杭州市城建档案馆建立于1986年，是一家专注于杭州城建档案保管与利用的专业档案馆。多年来，杭州市城建档案馆立足专业特色、谋求智慧转型、积极探索实践，努力让专业档案馆更智能、让智能档案馆更专业。2017年2月，杭州市城建档案馆通过国家档案局专家组测试，率先成为全国专业档案馆中唯一一家“全国示范数字档案馆”，为进一步打造新时代智慧城建档案馆奠定了坚实的基础。

大胆谋划：走上更大的舞台

利用信息化手段规范档案管理，将纸质档案数字化保存并实现智能便捷利用，是档案工作顺应信息化社会发展的必然要求。为加快实现城建档案工作智慧转型，杭州市城建档案馆做出了大胆探索与积极实践。2011年，杭州市城建档案馆立足工作实际，制定了杭州市城建档案事业发展“十二五”规划，提出五年内基本完成数字城建档案馆建设的目标。目标明确后，档案数字化扫描随即启动，相关信息系统建设等工作也同步紧锣密鼓地展开。至2014年，杭州市城建档案馆馆藏档案数字化率已超过50%，档案业务系统、地下管线信息系统等也已建成并在使用中不断完善。就在这一年末，杭州市城建档案馆参加中国人民大学组织的“第五届中国电子文件管理论坛”时，获知国家档案局将在全国范围开展国家级数字档案馆测评工作的消息，经对照相应的《数字档案馆系统测试办法》，发现基本符合基础设施、系统功能、档案资源、保障体系、服务绩效等五个部分的测试要求。2015年初，杭州市城建档案馆大胆提出了争创国家级示范数字档案馆的工作目标，并坚持以测评为驱动，全方位完善数字档案馆建设工作。

周密筹备：让档案穿上数字外衣

要成功建立智慧型数字档案馆的首要前提是，完成馆藏纸质档案的数字化扫描工作。2012年，面对当时馆藏存量纸质档案达56万卷和年均增量纸质档案约5万卷的天文数字，扫描工作面临的首要问题是：外包好还是自主扫描好？为准确选择操作性强又能确保成效的扫描方式，杭州市城建档案馆专门组建了调研小组对外部市场进行充分调研，发现数字化扫描外包存在费用高、速度慢、安全风险高等弊端，而自主扫描在档案安全、扫描质量和费用上有更明显的优势。

为确保电子档案的质量，杭州市城建档案馆工作团队首先解决的是扫描工作的标准化和流程化问题。通过调动馆内所有科室的力量，编制了《杭州市城建档案馆档案整理与扫描手册》，从前端对整理、扫描、抽检等流程及细节进行了详细规定，以便固化流程、规范管理。其次，由档案管理科工作人员在后端利用时做好登记、反馈工作，以便质量管控和统计。最后，由信息科工作人员做好数据保管工作。信息科还自主开发了档案扫描系统，通过扫描、检查和修图等环节对扫描工作质量和数量进行管控，并与业务系统挂接。杭州市城建档案馆利用多台服务器对扫描数据进行存储备份，每天新增数据备份至磁盘阵列，每周新增数据离线备份至移动硬盘，每月新增数据离线同城异地备份至杭州市档案局，每年新增数据备份至蓝光光盘，并送至西部城市城建档案馆异地备份，筑牢了城建档案数据信息的安全防线。

通过近四年的努力，杭州市城建档案馆以平均每个工作日5万页、每月100万页、每年1200万页的扫描速度，完成了所有馆藏档案的扫描工作，并实现与业务系统挂接，可快速便捷查询利用。此外，还完成了馆藏音频视频文件数字化及1.4万张航摄胶片档案数字化扫描工作，接收了包括文本、图像、音频、视频、数据库等形式的各种数字档案资源，建立了各种专业档案数据库。

创新开拓：使档案数据活起来

把纸质档案通过扫描转化为数据，这只是档案信息化管理的一项基础性工作，根本目的是要让档案数据跑起来、活起来，使利用更准确、更高效、更便捷。针对建筑物建设立项时的名称与实际使用名称不统一导致查档不准确的遗留问题，杭州市城建档案馆专门开发建设了GIS查档系统，利用WEBGIS技术标记建筑物信息，发动全体干部职工集体动手标注建筑物坐标信息，对已完成数字化扫描的上万个馆藏工程项目档案在地图上进行标注挂接，使用户在地图上直观准确查档变为现实。

接待大厅

馆藏档案数字化也为实现远程查阅利用档案创造了条件。为满足用户在杭州地区某一城建档案馆查询到杭州地区所有城建档案的需求，杭州市城建档案馆建设了城建档案跨馆查询利用系统，通过每季度召开县（市、区）工作例会，按照浙江省“最多跑一次”改革工作中“八统一”的标准要求，率先在杭州地区统一工程档案接收和利用标准。2015年底，该系统已顺利开通并得以有效运行。对于喜欢自助查档的用户，杭州市城建档案馆以馆藏档案数字化成果为基础，还专门建设了数字档案自助查询系统。

近五年来，杭州市城建档案馆共接待了查档人员近3万人次，电子档案利用率为99.32%，并提供管线信息数据1.4万公里，提供声像档案查询利用183次，多种类型数字档案资源在查询利用上满足了不同用户的需求。

“最多跑一次”：为档案插上互联网翅膀

在浙江省“最多跑一次”改革理念尚未正式提出时，杭州市城建档案馆已主动在简化查档手续、节约查档时间上做出了许多创新举措。为实现市民查档“最多跑一次”，2010年，杭州市城建档案馆在租借库房寄存档案尚未数字化的时期，开通了网上预约查档服务，以弥补到租借库房统一调档占用的用户等待时间。为使大杭州市域老百姓查询城建档案少跑路，在全杭州市域范围统一工程档案接收和查询利用标准的基础上，杭州市城建档案馆于2015年实现了杭州地区城建档案远程跨馆查询服务。2017年底，又推出了网上查档，通过浙江政务服务网平台，实现市民查询城建档案一次都不用跑。

档案库房

2017年初，杭州市城建档案馆紧扣省、市“最多跑一次”改革任务要求，前瞻思考、提早谋划，部署建设杭州市建设工程电子文件在线接收系统，并于6月份完成了开发工作，为实现工程档案移交“最多跑一次”提供了强有力的技术支持，工程档案移交这一数量大、专业性强、时间跨度长的难办事项实现了“最多跑一次”。

水到渠成：展望智慧专业档案馆

2017年2月，杭州市城建档案馆数字档案馆系统经国家档案局现场测试，获得了国家示范数字档案馆称号。从档案数字化扫描到全国专业档案馆中首家国家级示范数字档案馆，这是一个“积跬步以致千里”、积小胜为大胜的过程，这是基于以先进务实的服务理念占得“十二五”城建档案事业发展先机，由周密务实、步步为营的智慧型数字档案馆建设工作逐步发展而来的。

2017年12月，杭州市城建档案馆携自主研究完成的《“互联网+”在城建档案公共服务中的应用研究》项目成果，赴京接受国家档案局专家组评审，项目获专家组一致同意，顺利通过验收。该项目集成建设工程在线电子文件接收系统、物联网档案库房管理系统、GIS查档系统、网上查档系统、远程跨馆查档系统、城建档案公共服务移动端及门户网站等，建立了“互联网+”城建档案公共服务平台，实现了档案服务传统模式向“互联网+”服务新模式转变，为展望新时代智慧档案馆打开了新局面。

由曾经的城建档案故纸堆到如今浩大的工程档案信息库，杭州市城建档案馆通过革故鼎新、破难攻坚，实现着智慧型华丽转身。踏上新征程，整装再出发。杭州市城建档案馆正朝着建设新时代更加智能专业的城建档案馆大步迈进。