如何利用SAP系统提高审计效率

宋汝楠 张丽贤

摘要：随着信息化技术的发展，中央提出了全覆盖，这是数据时代背景下对审计工作的新要求。审计署前审计长李金华曾指出“审计信息化是一场革命，能不能在这场革命中掌握主动权，直接关系到今后审计事业的发展”。刘家义审计长也强调“审计的出路在于信息化”。随着企业信息化管理水平的提高，如何提高企业的审计工作水平，是审计工作者面临的一个重要研究方向。本文围绕SAP信息化系统实施给审计工作带来的机遇与挑战，审计工作如何利用信息化手段来提高审计效率和防范风险进行一些研究。

关键词：SAP系统；内控；审计

随着企业信息化水平的提高，融合了信息技术与先进管理理念的ERP （Enterprise Resources Planning）系统，广泛应用于企业管理。ERP系统主要模块有：上线销售与分销（SD）、管理会计（CO）、物料管理（MM）、财务会计（FI）、人事管理（HR）、项目管理（PS）、等。通过SAP系统，将公司的人、财、物和信息资源进行统一集成化的管理。

SAP系统的在管理中的实施应用成功在打破了传统的部门职能分割，互不统属，实现了公司内外部整个工作流程上所有信息共享和资源的统一管理。相应的，SAP系统下的内部审计的流程、内容和方法都会发生相应改变。笔者认为审计方式方法的发展水平一定是与前端业务的发展水平紧密相连的。当前端业务处理方式越趋于流程化、标准化和信息技术化时，审计的工作方法和手段势必也会与之趋同。ERP系统以信息技术为基础，在业务流程化管理的思想为指导下，利用计算机和网络技术，使企业的业务流程整合为一个统一严密的供应链，从而实现统一管理供应链和企业全部资源，并共享全部相关信息。随着该技术和管理理念的推广应用，审计方法亦需借此信息化技术平台得以发展和提升。

一、业务数据高度集成化，利于数据分析和获取证据

SAP系统的基础是统一共享的中央数据库平台，将财务数据和前端信息高度融合并集成，促成了财务与业务、财务与供销链的统一化管理。比如，SAP系统可以实现从采购到付款、获取订单到开出发票等业务统一，实现了跨各职能部门的业务处理，保证了物流和资金流数据的同步记录。审计人员通过SAP系统可以根据现在财务资金状况追溯资金的详细使用情况，进而审计前端所发生的相关业务信息。正是由于SAP系统将数据和信息高度集成，可提供大量数据信息的特点，审计人员除了运用传统方法如访谈法、观察法、文档查阅法以外，还可以运用数据挖掘技术探测控制薄弱点并提供具体信息。从庞大的数据中迅速发现特殊或异动的业务事项，提高审计工作水平和效率。

在实践中，公司的审计团队应重视并利用数据分析技术在入场前对被审计单位进行充分的审前调查。通过EXCEL多种函数功能，对SAP系统导出的前台数据进行分析。例如：运用EXCEL的vlookup功能进行表间关联，再通过数据透视、散点投射、高级筛选等方法对数据进行分析。在审计之前阶段充分评估风险，找出异常事项。进入现场审计确认时可以有的放矢，减少现场审计时间，切实为公司降本增效。

二、借助内控信息化系统，快速发现审计问题

SAP系统避免了之前职能部门的功能分割，完成了从采购到付款、销售到收款、设备管理、质量监管、作业管理到产品研发管理、人力资源管理等复杂流程的整合，以及从企业内部到外部客户、供应商等诸多企业跨职能部门的业务集成整合管理。

这种跨职能业务整合流转的过程，是通过对企业业务流程的科学优化和重组实现的。相当于在系统里嵌入内部控制机制，将内控流程固化在各业务循环里。通过流程控制、权限设定和参数设置等方式，最终实现内控机制信息化。可见，SAP系统就是一套设计严谨的内控系统。借助SAP系统设定好的业务内控流程，可以为审计工作提供审计思路，快速找准审计问题。

例：SAP系统的标准内控流程规定原材料必须通过前端创建采购订单，在物资管理部门进行收、发货后才能计入原材料成本，不可以进行手工预提原材料。然而，在实践中通过查询SAP系统，经常能够发现被审计单位“原材料手工记账”这个成本科目仍有发生额。此时，基本上可以断定该单位至少存在以下三种控制风险之一：

1）先干活后补采购订单，采办流程存在倒置问题；

2）对材料进行虚拟出入库，物资管理的内控流程失效；

3）财务人员每月手工预提原材料再冲销。待前端做完采购订单后，再到財务模块进行发票校验入账。然而，这种操作方法容易造成原材料重复入账的风险。

既已知SAP系统内部每个业务流程都是个内控流程，彼此环环相扣，高度关联，那么在审计过程中就应清晰地意识到要重点关注手工干预、修改的业务事项。这些手工干预的背后往往隐藏着风险事项（如内控失效或舞弊）。

以SAP系统为扶手，审计人员得以更好地从传统的财务审计转型内控审计，即对业务风险管理活动（流程）本身进行审计。真正实现和发挥内部审计作为公司风险管理“最后一道防线”的职能定位和价值。

三、核算方式前伸，控制端口前移，有助实现超前审计监督

传统审计模式把重点放在局外监督和查处错弊，在相关工作完成以后才进行审计，无形中使其他部门对审计部门有所不满。在事前进行审计，是新形势下审计工作应该提高的重点。

实施SAP系统后，很大一部分会计数据的录入和生成工作已经由业务部门完成。大量的相关原始财务数据直接在当场录入系统，并按照事前规定的系统设置自动生成会计凭证，进而自动完成财务账簿和报表生成等，排除了人为干涉和失误。因而，在SAP系统中，可以在业务流程和核算的全过程中实现会计工作，这种核算方式的提高使会计工作效率大大提高。这为建立以物流、资金等为主的SAP系统数据库，能够实时反映信息，实现超前审计监督工作提供发展条件。

借助于SAP系统，内部审计监督工作可以向前延伸。建立审计提前预警机制，促进审计关口前移，实现超前审计监督。对整个企业管理实施全程监控，为公司经营管理者和投资者服务。

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（作者单位：中海油田服务股份有限公司）