电力企业基建档案管理的问题与对策

洪璐　姚玉洁

摘 要：基建档案室项目工程建设的成果，在电力企业的管理档案中地位尤其重要。故笔者从基建档案及其重要意义，电力企业的基建档案管理存在的问题和加强基建档案管理的途径几个方面阐述了对电力企业中基建档案的管理极其问题的思考。

关键词：基建档案 工程 电力企业

1 前言

作为国家基础设施建设的一部分，基金工程项目也随着社会主义经济的飞速进步而不断发展。国家为加强基建工程管理， 已经制定了与国际接轨的相应法规、政策、标准。足以可见在经济和国家工程建设都飞速发展的今天，作为工程质量保证的重要一环的基建档案管理举足轻重的地位。笔者利用假期时间在某市级供电公司档案室进行了两个多月的实习，对于电力企业的基建档案的管理有了较为深入的了解，随着基建工程的不断扩建与增多，企业对于基建档案的管理愈加重视，但在实际工作中仍存在着很多问题。

2 基建档案及其重要意义

基建档案，也被称为工程建设档案，它是各种工程建设项目在工程规划、设计、施工、和维修活动的直接记录，是高校档案的重要组成部分[1]。这就对档案材料的完整性，准确性，真实性具有很高的要求。

基建档案记录了工程建设的全过程，工程项目的整个管理过程都要通过基建档案来体现它的全貌，其实际寿命比工程期本身要长。保障基建档案的规范管理，使工程人员根据基建档案规范工程技术管理程序，在发生一定事故时，能够对工程事故分析事故原因，提出改进方法，通过基建档案质量管理，提高工程项目质量。基建档案的管理作为工程建设的十分重要的部分，需要引起充分的重视。电力企业作为工程项目实施较多的国家重点扶持企业，在基建档案实现规范管理的问题上更是责无旁贷。同时，由于农网工程的工程量较大，参与单位与涉及工作人员较多，导致在基建档案的管理上存在着极大的问题。

3.电力企业的基建档案管理存在的问题

3.1对档案管理重要性的认识不足

在工程建设期间，由于节省成本，赶工期等经济方面的原因，项目工作人员不能够及时的将所有的施工图纸，上报材料等档案材料归档，入库。导致工程材料分散分布在不同阶段，不同项目负责人的手里。直至项目竣工，才匆忙对档案资料进行回收整理。而此时大部分的一线施工或管理人员已经撤离项目，就容易导致在最后进行系统整理的时候遗失文件，致使工程相关档案资料残缺不全。工程中如果不能及时的对资料，档案进行管理，就会导致后期大量财力物力人力的耗费，甚至是整个工期的拖延。比如农网工程和变电站工程的档案涉及到大量的施工图纸，报价表和合格证，现场施工人员往往不了解档案归档的过程，造成大量需归档的资料流失，损坏。即使各个证件，图纸是齐全的，也往往不能按照规定依次排列整齐形成完整的流水，就增加了档案管理人员的工作量。

3.2档案人员业务素质有待提高

当前，大部分基建单位档案管理人员年龄结构小、工作经验欠缺，对相关业务、基建档案是否达到规范标准不熟悉，工作态度较为被动，缺乏严谨精神，造成归档内容资料不全；[2]且大部分的基层单位档案管理人员专业素质不够高，缺乏档案专业知识支持，工作的完成率和合格率都不高。加上由于施工队伍人员流动性较大，且档案意识不足，素养较差，使档案资料管理出现工作衔接不流畅，造成档案资料丢失、流向不明，參建各部门由于工期紧张缺乏基本的沟通交流，为后期的归档工作造成不小的阻碍。

3.3基建档案管理工作缺乏统一制度管理

由于工程参建单位众多且来自不同系统，工作理念和行为准则都存在极大的差异，就会导致档案工作标准得不到统一，出现诸如归档档案质量参差不齐等问题，给基建档案规范管理带来了不利的影响。由于不同的工程的施工期限，所需文件都是不同的，如果档案管理人员不能对工程有充分的了解，就会造成失误，导致返工，影响工作进程。由于缺乏统一规范的管理制度，一旦出现问题就易出现相互推卸责任的情况。竣工后定期的检查维护也经常需要查阅工期内的图纸，报表等相关材料，施工單位在后期维护中出现查找不到相关资料的情况屡见不鲜。这就要求要形成规范统一的基建档案管理准则，以达到提高工作效率的目的。

4.加强基建档案管理的途径

4.1增强档案意识，转变传统观念

基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，良好的基建档案管理不仅仅可以保证工程在工期内顺利完成，有效防止逾期，同时也可以保障后期维护时及时的资料查询，是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证。基建档案工作涉及建设单位、施工单位、档案行政管理部门等众多部门，紧紧依靠档案部门是无法完成工作的，且档案部门并不是一线部门，对工期内的具体情况缺乏认知。故应努力争取各部门和领导的重视和配合，加大档案利用事例的宣传力度，提高档案工作的地位，才能使档案工作的重要性得到广大档案利用者的认可。此外，还可以开办关于档案管理与利用的相关座谈会和实例分享会，邀请其他部门的工作人员参加，让他们切身体会档案工作的重要性，也便于一线人员了解到档案利用的基本途径，不会在需要使用档案资料时感到迷茫。

4.2 加强基建档案管理知识教育，提高档案管理人员素质

根据基建工程项目特点和基建档案管理要求， 各参建部门都应设立相应的档案机构、配备专职档案人员、明确各自管理职责、加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。一方面，开展定期培训并配备相关的考评制度，提高相关档案管理人员的业务水平；另一方面，对施工单位、监理单位等其他部门的工作人员提供档案管理入门级知识及档案利用相关知识的短期培训，让他们对基建档案管理的重要性和方法准则有更加明确的认知。

4.3建立健全基建档案管理机制

基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，应严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。首先要加强基建档案的收集工作，建立收集准则。基建工程往往是环环相扣的，其中一步档案资料收集的缺失都可能会导致后期工作的失误。故需要建立一定的收集准则，限定基建档案收集的范围，归档质量要求，归档日期限制等一系列要求，把握好每个阶段的档案资料收集。此外，档案部门要对档案收集的全过程进行跟踪服务与监督，设立一定的奖惩制度，将工作细化，明确分工，确保各参建单位基建档案正确地及时归档移交。电力企业的档案管理人员现阶段大多对第一线的工程不够了解，导致双方衔接造成壁垒，所以要加强对企业中档案管理人员的电力工程方面的知识的培训和素养的培养。基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中。[3]目前电力企业中存在工期结束才匆忙开始资料收集的错误行为，极易造成归档时资料残缺不全的情况，导致参建部门与档案部门相互推诿责任的情况屡屡出现，既降低了工作的完成度，又易导致部门之间产生隔阂。为避免这种现象出现，就需要建立健全基建档案管理机制，认责到人，树立正确的工作理念。

5.结语

除了以上笔者提到的问题，在实际工作中还存在着县级公司与市级公司工作衔接不上，级别较低的公司档案管理工作人员缺乏档案管理专业知识等问题。由于电力企业的基建档案工作多是衔接性非常强的工作，一个小环节的不到位和疏忽都会导致整个工作的完成度，要想做好基建档案的管理，企业要加强的地方还很多。近年来，由于农网工程和变电站工程的增多和扩建，基建档案在电力企业档案管理中的比重越来越大，也渐渐引起了各级领导的重视，所以我们有理由相信电力企业的基建档案管理会越做越好。

参考文献

[1]安尼瓦尔·塔西，浅谈高校基建档案管理[J]，科技信息，2011（35）：504

[2]杜成龙，加强新时期电力企业基建档案管理的思考[J]，中国电力教育，2011（12）：72-74

[3]方玉凤，浅谈如何加强基建工程档案管理[J]，四川建材，2013（4）：250-251，253