企业电子文件档案管理存在的问题和对策分析

张增东

在目前的企业电子文件档案管理中仍然存在一些问题，导致整体的企业电子文件档案管理水平有限，企业电子文件档案管理方面的问题频发，对企业的发展造成了一定的阻碍。为此，必须对企业电子文件档案管理中存在的问题进行全面剖析，从而采取相应的对策实现对问题的处理和弥补，促进企业电子文件档案管理的全面发展。

一、目前企业电子文件档案管理中存在的缺点与不足

（一）缺少完善的企业电子文件档案管理制度

为了确保企业电子文件档案管理工作的顺利开展，就必须以完善的管理制度作为支持。但是由于一些企业尚未认识到企业电子文件档案管理的重要性，对企业电子文件档案管理工作存在敷衍了事的心理，导致在企业电子文件档案管理制度上存在一定欠缺，使企业电子文件档案管理工作缺少执行的标准和依据，对企业电子文件档案管理造成不利的影响。

（二）缺少安全的企业电子文件档案管理措施

随着科学技术的发展，使网络技术融入到了人们生活的方方面面，这虽然拉近了彼此之间的距离，但也使信息安全问题日益严峻。在企业电子文件档案的接收、发送、储存等环节中，都极易出现病毒入侵的问题，对企业电子文件档案的安全性带来一定隐患。加之，在目前的企业电子文件档案管理中，缺少对企业电子文件档案的加密处理，使得企业电子文件档案的复制、更改等十分简单，并且不留任何痕迹。互联网病毒也是威胁企业电子文件档案安全性的重要因素之一，当互联网病毒入侵到企业电子文件档案中时，就会在短时间内进行大范围的传播，使企业电子文件档案出现了丢失、损毁等问题。

（三）缺少专业的企业电子文件档案管理人员

在日常的企业电子文件档案管理过程中，很多企业电子文件档案管理人员并非科班出身，甚至还是由其他工作岗位人员进行兼职，这导致企业电子文件档案管理人员缺少必要的专业知识和能力，使企业电子文件档案管理中存在较多漏洞。当出现企业电子文件档案管理问题时，这些人往往手足无措，不知从什么地方入手对问题进行处理，无法满足现代企业电子文件档案管理的工作需求。

二、企业电子文件档案管理中问题的解决对策

（一）完善企业电子文件档案管理制度

为了提高企业电子文件档案管理的规范性和系统性，就必须完善企业电子文件档案管理制度，使企业电子文件档案管理工作有章可循、有法可依。值得注意的是，在进行企业电子文件档案管理制度的制定时，必须充分考虑企业的实际情况，提高企业电子文件档案管理制度的操作性，为企业电子文件档案管理工作的开展提供支持与保障。还要落实相应的责任制度，当出现问题时需要有人及时承担责任，确保企业电子文件档案管理的科学性和高效性。

（二）提高企业电子文件档案管理的安全性

要想使企业电子文件档案更好的为企业发展而服务，就必须提高企业电子文件档案管理的安全性。为此，可以采取以下方式：1、设置访问控制权限。通过对访问控制权限的设置，可以提高企业电子文件档案的私密性，降低企业电子文件档案外流的几率；2、建立企业电子文件档案恢复系统。当出现企业电子文件档案丢失问题时，可以利用该系统进行文件档案的恢复，实现对档案丢失问题的弥补；3、做好网络病毒的预防。可以采取建立防火墙、入侵检测系统的方式，对网络病毒进行预防，提高企业电子文件档案管理的安全性。

（三）培养高素质的企业电子文件档案管理人员

作为企业电子文件档案管理的主要参与者，管理人员的能力和水平，直接关系到整体的企业电子文件档案管理效果。因此，必须培养高素质的企业电子文件档案管理人员，提高企业电子文件档案管理人员的专业性程度，使其明确自身工作岗位的重要性，进而全身心的投入到企业电子文件档案管理中。

三、結语

现如今，我国科学技术水平有了大幅度的提升，这使信息技术逐渐融入到了人们的工作和生活之中。在企业档案方面也是如此，利用信息技术，可以使企业档案向着电子文件档案方向发展，从而实现对传统档案形式的转变。但是与此同时，也对企业电子文件档案管理提出了更高的要求。为此，必须明确企业电子文件档案管理中存在的问题和对策，从而促进企业电子文件档案管理水平的进一步提升。（作者单位为广东省广州特种机电设备检测研究院）