提高高职院校档案管理人员素质的策略探究

卢志兰

[摘 要] 档案是高职院校一项重要的无形资产，为高职院校的发展提供了有力支撑。信息时代档案管理必将逐步实现信息化、网络化。提高档案管理人员综合素养是促进档案管理规范化、加速档案管理现代化进程的重要前提。当前我国高职院校档案管理人员素质参差不齐，远远不能满足现代档案管理工作的更高要求。根据当前档案管理队伍中存在的不良现状，高职院校要多措并举，全面提升高职院校档案管理人员的综合素养。

[关 键 词] 高职院校；档案管理人员；素质

[中图分类号] G717 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）14-0214-02

高职院校的档案管理工作是高职院校日常管理工作的一个重要组成部分，也是学校发展、建设、管理工作的历史记录，对高职院校日后的发展、提升起到不可忽视的指导性作用。高职院校的档案管理工作，主要是指对学校的教学、教研、科研、人事、财务、党政管理、文体活动等多方面的材料进行累积，材料类型可以包括文字、图片、影响、视频、音频等多种形式，是对一所学校从起步到发展，再到壮大，再到创新的真实反映。想要保证一所高职院校档案管理工作的深入、扎实开展，首先需要做到的就是要保证档案管理人员的整体素质能够达到一个较高的水平，保证档案管理人员能够具备超强的政治素质、高精的业务水平、良好的工作作风、高尚的道德情操，具备科学促进自己、提高自己，保证自身水平可持续发展的良好理念。那么，高职院校档案管理工作的重要性何在？如何才能保证高职院校档案管理人员综合素质的切实提高？提高高职院校档案管理人员综合素质，我们应当从哪些方面入手呢？在此我们进行简要的探究。

一、高职院校档案管理工作的重要性分析

改革开放后，随着高职院校的不断发展壮大，档案管理工作的重要性日益凸显出来。针对高职院校的评估工作能否顺利开展和档案管理的好坏关系密切。作为一种对高职院校进行宏观管理的重要手段之一，教育评估可以在对高职院校进行监督、考核的基础上对高职院校是否合格做出准确判断，以此作为选定重点高职院校的重要依据，这对促进高职院校的健康发展、不断提高高职院校办学水平具有重要促进作用。而水平评估工作的顺利进行有赖于档案提供大量的原始档案或者经过加工的二次文献作为重要佐证。档案材料可以帮助评估专家全面了解院校历史发展进程，依据档案提供的史料对高职院校进行客观、公正的评价。完整、规范的档案可以帮助高职院校及时发现特定阶段建设当中存在的问题，帮助他们成功找到问题的源头，也才能成功解決问题，让院校各项工作得以健康、顺利地开展起来。完整、规范的档案还为正确评价高职院校取得的成就提供了完整、详实的原始材料。总之，档案管理为科学评估高职院校、促进高职院校健康发展提供重要依据，起到重要作用。

二、当前我国高职院校档案管理队伍存在的不良现状分析

当前，我国高职院校的档案管理工作当中存在许多不良现象，集中表现为档案缺乏规范性，档案材料仍旧以不利于保存、不利于整理、归纳、检索的纸质档案为主。改革开放以来，随着高职院校扩建、扩招、教学仪器设备数量剧增，档案管理工作更为庞杂，而当前我国高职院校档案管理人员素质良莠不齐，他们在档案管理手段、管理方式、管理模式上都较为落后，档案管理工作效率低下。档案管理人员素质成为制约高职院校档案管理工作创新、发展的瓶颈。具体而言，当前我国高职院校档案管理队伍当中存在的不良现象主要有以下几种：

（一）当前我国高职院校档案管理缺乏长效激励机制、人才培养机制，档案管理人员流动频繁、管理队伍缺乏稳定性

职业教育作为我国终身教育体系的重要组成部分，二十世纪八九十年代才逐步发展起来，并随着人们职业教育需求的日益增长步入发展的快车道。建校历史短、发展壮大快的高职院校档案管理面临着巨大压力。随着我国社会信息化进程的不断加速，对档案管理人员素养要求越来越高。但是当前我国高职院校大都将重心放置在扩大招生以及提高学生就业率上面，院校领导本身对档案管理的重要性缺乏明确认识，对档案管理人员缺乏长效激励机制、不重视档案管理专业人才的培养，档案管理人员缺乏职业发展空间，他们缺乏提升自己档案管理专业知识的积极性、主动性，档案管理人员队伍不仅整体素质难以得到有效提高，也缺乏凝聚力。当前高职院校多数兼职档案管理人员更换频繁、档案管理队伍缺乏稳定性。

（二）当前我国高职院校档案管理人员大都存在专业能力不强的不良现状

当前我国高职院校大都缺乏专职档案管理人员，档案管理人员大都是从部门工作人员当中挑选出来进行短期培训后兼职档案管理工作的，他们在对档案进行收集、整理、归纳等方面缺乏专业知识和实践经验；用来从事档案管理工作的精力不足；档案管理人员缺乏服务意识，档案编研水平更是有待提高，缺乏对档案信息进行深层次加工以实现其利用价值的技巧，无法形成可供开发利用的信息资源，档案缺乏利用价值。

（三）当前高职院校档案管理人员存在管理观念落后、缺乏创新意识的不良现状

首先，我国高职院校档案管理工作存在管理观念贫乏、落后的现象，从学校领导到档案管理人员，都普遍认为档案管理工作是一项无足轻重的工作，对学校的教育教学管理工作和学生的综合素质提升，以及学校形象工程建设等方面的工作存在的关系不大，对学校各方面事业的建设指导意义不强，这种观念直接导致档案管理人员在实际的档案管理工作中敷衍塞责，对档案管理的极端失责，只是将学校各项工作的相关档案进行简单的罗列，然后收集起来进行存放便告一段落了，不能真正对档案管理工作进行深入的挖掘与探讨，不会从中探究出更多的对学校各方面工作的指导作用，导致学校的档案管理工作开展不扎实，甚至出现了工作混乱、无序的现象。其次，在当前时代科技高度发达的今天，各项事业都进行了不断的革新和创造，许多新方法、新理念开始不断涌现，对各个领域的工作开展形成了极大的推力。但是纵观当前我国高职院校档案管理人员的现状却并不乐观，许多档案管理人员不能采用现代化的管理理念、管理方法、管理技术开展工作，因循守旧，固守本态，总是以传统的管理方法对待新时代的工作，造成了当前档案管理工作的发展被严重制约，现代化技术的使用受到了严重的阻碍。

三、关于如何提高高职院校档案管理人员综合素养的几点措施

（一）高职院校要加大对档案管理的重视度，培训、激励多措并举，建设一支稳定、高素质的档案管理人员队伍

鉴于档案管理工作的重要性，高职院校应该对档案管理工作提起高度重视。高职院校应该坚持部门一把手负责制，一方面将各系作为档案管理的责任部门，负责其职责范围内档案的收集与管理工作，另一方面全校的档案管理应该由院校档案馆主管部门的“一把手”主抓，由专业技术人员对档案进行规范化管理与编研，构建专职管理人员主管、兼职管理人员配合的院系两级档案管理全新格局。为了全面提升档案管理人员的专业素养，高职院校应该做好针对档案管理人员的继续教育工作，对其进行业务培训，通过请主管部门领导、专家来校作报告以及定期安排档案管理人员参加专业研讨、学习深造等培训方式，帮助他们掌握最新的档案管理动态、学习国家最新档案管理政策，帮助他们树立服务第一的思想观念，增强他们的责任心。为了增强高职院校档案管理人员的主动性，充分激发他们的事业心，高职院校应该建立健全奖励、惩罚相结合的制度；物质激励、精神激励相结合的有效激励机制，将针对专业档案管理人员的专业业绩考核纳入绩效考核当中，将档案管理人员专业业绩的好坏作为晋升职称、发放津贴的主要依据。为了充分调动兼职管理人员的专业提升积极性，高职院校可以根据包括档案整理与搜集、管理手段等各项指标在内的综合考核结果对他们进行精神、物质奖励。在高职院校高度重视，院系两级档案管理格局形成，各种形式的培训、物质、精神上的激励相结合的基础上，档案管理团队的工作积极性被充分调动起来，他们的管理、服务意识进一步增强，管理工作进一步专业化、职业化，这些举措有利于打造一支综合素质高、服务意识强、稳定性强的学习型队伍。

（二）高职院校档案管理人员应该提升专业能力、增强服务意识

对高职院校而言，档案不仅起到维护学校历史真实面貌的作用，还对促进高职院校建设发展具有重要的促进作用。更好地服务于学校、社会是档案管理的根本目的。为了让档案更好地服务于学校、社会，高职院校檔案管理人员应该不断提升自己的专业能力、增强服务意识。作为一名高职院校档案管理人员，应该从政治素质修养、业务素质修养服务意识等方面做起，档案管理人员首先应该具备良好的政治素质，坚持正确的政治方向，既要做到严格遵守高职院校档案管理的规章制度，不违纪、不泄密；又要始终以高度的事业心、责任心，满腔的工作热情投入高职院校的档案管理工作中来。除了掌握档案管理学基础理论、档案管理知识之外，档案管理人员还应该广泛涉猎包括目录学、社会科学等在内的学科知识，成为集教学、管理、科研能力于一身的高素质专业人才。为了不断提升自己的专业技能，高职院校档案管理人员还应该在从事档案管理工作实践当中、在院校举办的各类培训当中，在工作实践中不断积累丰富的实际工作经验，以培训当中掌握的档案收集、整理、鉴定等在内的专业知识指导自己的工作实践，不断提升自己的专业能力。为了让档案信息更好地服务于高校广大师生、社会，档案管理人员还要善于对档案信息进行编研，提高档案资料的实用价值，将档案信息高效组合起来，增强服务意识，提高档案的利用价值、利用率。

（三）高职院校档案管理人员应该不断学习现代化技术，加速档案管理的信息化、网络化进程

21世纪我国步入信息化时代，高职院校档案管理人员也应该与时俱进，创新管理模式、丰富管理手段，变过去的经验管理为适应现代社会发展的科学管理。高职院校档案管理人员应该不断学习现代化技术，通过定期的业务培训、与其他专业人才之间的互动交流以及高职院校定期举行的技术考核，提高利用计算机、网络技术辅助档案管理工作的能力。档案管理人员要善于从海量的网络资源中筛选出有用资源，对档案资源库进行进一步的丰富和完善。档案管理人员还可以编制适用于档案管理、开发的网络检索工具，在现代科技的辅助下加速高职院校档案的数字化进程，提高档案信息检索的准确性和速度，为学校、社会提供高效、便捷的服务。

总而言之，在作为高职院校管理工作重要组成部分的档案管理工作当中，依旧存在一些问题，高职院校对档案管理重视度的欠缺、管理人员素质的良莠不齐都是制约档案管理工作规范化、现代化的瓶颈。当前高职院校充分认识到了档案管理工作的重要性，为加强档案管理人才培养、促进其专业发展采取了许多有效措施。高职院校档案管理人员要不断增强自身政治素养、专业素养，增强服务意识，敢于创新、善于创新，加速档案管理信息化、网络化的现代化进程，充分发挥档案的优势，让档案信息更好地服务于学校、社会，实现其最大价值。

参考文献：

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