基于“档案服务透明化”谈高校人事档案的改革

孟新星

高校人事管理和服务以高校人事档案为其核心内容，同时也是高等院校人事工作中不可缺少的一项基础工程。若要与迅猛发展与进步的社会潮流相适应，高等院校必须具备现代化人事人才管理理念，这就要适时改革高校人事档案，并以人事档案服务透明化为其重要改革内容。本研究通过分析我国高校人事档案管理中所存在的问题，并借鉴国外人事档案管理经验，与我国高校档案改革实际相结合，提出适度公开高校人事档案信息的相关对策。

1 前言

本研究通过分析我国高校人事档案管理中所存在的问题，并借鉴国外人事档案管理经验，与我国高校档案改革实际相结合，提出适度公开高校人事档案信息的相关对策。

2 高校人事档案管理中所存在的问题

2.1 不完善的档案人员管理机制

高层院校流动人员一般包括自动辞职、离职的，违反校规被辞退的，出国不归的。由于不管是在政府人才交流中心或者是在户籍所在地寄存，每年都必须缴纳300元左右的档案寄存费。一些流动人员认为在这份没有什么用处的材料上消耗资金就是一种浪费。所以很多流动人员出现了弃档案的情况。档案并没有随着人才的流动而流动，导致管党和管人的严重的脱节，对高校人事档案建设与利用产生很大影响。

2.2 增补档案材料难度比较大，虚假档案材料难以杜绝

高等院校的主要工作是科研和教学，但是高校人事档案管理方面却缺乏有效的物力、人力投入，没有专职人员对高校人事档案进行管理，档案管理滞后或者拖延等现象频繁发生。相关主管部门会对人事档案实施不定期抽查活动，尽管促进了高校人事档案的发展和完善，然而，基层部门只是为应付检查而临时性增补归档材料，像高校党员登记表、履历、年度考核登记表等。

2.3 激烈的人才竞争，普遍存在人档分离现象

在我国不断深化市场经济体制过程中，改革高校人事体制、扩张高校办学规模，使得人才流动现象更加频繁，科研机构和高校的人才竞争机制愈发激烈，特别是部分高职称、高学历的人才流动现象越来越普遍，还有很多高等院校为加快学科发展，提升办学层次而不断引入高职称、高层次以及高学历人才，逐渐形成了很多人不根据高校人事档案管理程序擅自离岗现象，最终导致高校档案出现“人档分离”等情况。

3 基于“档案服务透明化”高校人事档案改革对策

就某方面来说，我国与发达国家社会律法机制、经济发展水平及文化传统等存在很大差异性，所以一定要避免照抄照搬西方发达国家管理模式，然而在人事档案利用与信息公开等的有益经验方面可以选择性借鉴与吸收，并与我国实际相结合，制定与国内高校人事档案适度公开信息相符合的改革对策。必须转变“轻普通人物重典型人物、轻人重事及轻人重物”的传统观念，健全与完善我国高校人事档案利用机制、资源机制以及安全保障机制，保证高校人事档案能够实现科学管理及利用。

3.1 提升档案管理员综合素质，不断开发特色信息

严格根据组织要求对兼职或者全职档案管理人员予以配齐、配足，同时还要不定期或者定期对其进行业务培训，根据人事档案管理中所存在的难点或者热点问题实施系统化培训，使其能够形成一支业务精良、能力强以及素质高的高校档案管理队伍，使其与高校人事档案建设需求相适应。

3.2 适当加大高校人事档案管理透明度

高校人事档案本身存在机密性特征，只有档案管理人员有权翻阅，其他任何人（包括档案当事人）均不可翻阅，所以，可能一些人一辈子不晓得其档案中所记载的内容，这就很容易将人事档案权威化、神圣化。对高校人事档案进行仔细分析，大部分都是当事人在各时期亲自书写的， 像自传、履历、毕业生登记表、年度考核表、干部任免表以及职称评审表等等，并不具有不可告人性。当事人工资材料也无需保密，在人事调动时，原企业所写鉴定，通常为几句勉励的话语，所以笔者认为，当事人有权知晓自己的档案内容，但禁止改动档案内容。

3.3 为高校教职员工服务，提升档案利用率

档案服务透明化既对激活人事档案极为有利，方便档案信息流通与利用，而且对人事档案客观完整性与真实性的提升也极为有利。信息适度公开，一定要正确认识保密和利用之间的关系，此为一个很难把握又重要的问题。我国所颁布的《干部档案工作条例》中明确规定，所有个人禁止借用或者查阅本人档案。该规定其实就是剥夺了档案当事人信息利用权与知情权。人事档案保存的目的是为了有效利用，如果对档案机密性过分强调，而且禁止当事人查阅，就违背了高效档案服务于人民的宗旨。保密和利用既相互統一，又彼此矛盾，然而，为了能够将档案信息作用充分、合理发挥出来，高校人事档案提供利用的时间、内容及对象等都必须做到合理有度。

4 结语

高校人事管理和服务以高校人事档案为其核心内容，同时也是高等院校人事工作中不可缺少的一项基础工程。高校人事档案服务透明化并非单一的，它属于一项系统性工程，对高校人事档案管理方式、理念、硬件设施及体制等的重建与变革具有推动性作用，尤其是必须坚持依法管档、依法治档。适度公开人事档案信息，对现有律法机制予以重新审视，严格遵循政务信息公开性原则，逐步完善与改革高校人事档案管理机制。

（作者单位：青海省海西州人力资源服务中心）